Häufige Fragen (FAQ)

Ein kleiner Basispreis für die Grundfunktionen, dazu ein fester Preis je Modul, das ihr nutzt — unabhängig von eurer Mitgliederzahl. Die aktuellen Preise rechnet der Preisrechner vor. Bei jährlicher Zahlung kosten 12 Monate so viel wie 10.

Ja. Abrechnung und Qualifikationen & Nachweise laufen jeweils für sich, zusammen mit den Grundfunktionen (Personen, Vereinsstruktur, Rollen, Unterlagen). Eine Ausnahme gibt es heute: Vergütungen läuft zusammen mit der Abrechnung, weil eine Vergütung dort eingereicht, freigegeben und ausgezahlt wird. Zwei Module zusammen können mehr — zum Beispiel der Hinweis beim Einreichen einer Vergütung, wenn ein Nachweis fehlt. Mehr unter Module buchen, testen & kündigen.

Ja, sogar zweimal. Nach der Registrierung nutzt ihr Klubklar 30 Tage kostenlos mit allem drin, ohne Zahlungsdaten und mit automatischem Ende. Alles, was ihr in dieser Zeit anlegt, bleibt auch nach der Buchung. Später lässt sich jedes einzelne Modul noch einmal 30 Tage kostenlos testen, bevor ihr es bucht.

Ja, dafür gibt es den Testmodus. Solange er läuft, ist nichts verbindlich: Ein Streifen unter dem Kopf erinnert daran, Test-PDFs tragen ein Wasserzeichen. Mit „Testmodus beenden und richtig starten“ werden alle Testdaten verworfen — auch Unterlagen und Nachweise, die ihr im Testmodus abgelegt habt; Verein, Personen, Struktur, Module und Freigabeprozesse bleiben. Ihr wählt ihn schon bei der Registrierung oder später unter Einstellungen → Verein. Nach dem Beenden lässt er sich nicht beliebig wieder einschalten.

Keine automatische Rechnung — eine Rechnung gibt es erst, wenn ein Administrator Klubklar auf der Abrechnungsseite verbindlich bucht. Ohne Buchung ist Klubklar mit dem Ende der kostenlosen Zeit aber gesperrt; nur die Abrechnungsseite bleibt offen. Eure Daten bleiben in jedem Fall erhalten: Bucht ihr später, geht es sofort weiter.

Klubklar ist für Vereine und gemeinnützige Organisationen da, nicht für Unternehmen. Der Nachweis hält das ehrlich: e. V.s laden ihren Vereinsregisterauszug hoch (kostenlos auf handelsregister.de), gGmbHs und gemeinnützige Stiftungen ihren Freistellungsbescheid vom Finanzamt, nicht eingetragene Vereine ebenfalls den Freistellungsbescheid (oder die Satzung, solange noch keiner vorliegt). Fürs Testen ist das freiwillig, gebraucht wird er erst bei der verbindlichen Buchung. Praktischer Nebeneffekt: Klubklar liest aus dem Auszug auf Wunsch gleich Vereinsdaten und Vorstand zur Übernahme aus.

Ja — Klubklar macht dann eine kurze Pause, und das mit Ansage. Updates laufen in einem angekündigten Wartungsfenster, in der Regel montags bis freitags am späten Abend. In der Regel zwei Tage vorher steht der Termin oben in Klubklar, eine Viertelstunde vorher bittet euch Klubklar zu speichern. Während des Updates seht ihr eine Wartungsseite mit der Uhrzeit, zu der es weitergeht — danach arbeitet ihr in der Regel ohne neue Anmeldung weiter. Mehr unter Updates & Wartungsfenster.

Nein. Klubklar ist für Ehrenamtliche gebaut, nicht für Buchhalter. Wer ein Foto verschicken kann, kann eine Auslage einreichen. Die eingebaute Tour und die Erste-Schritte-Checkliste führen durch den Start.

Klubklar ist eine Web-App, die sich am Handy wie eine App installieren lässt („Zum Startbildschirm hinzufügen“). Kein App-Store nötig, und sie ist immer aktuell. Alle Funktionen sind mobil vollwertig nutzbar, vom Beleg-Foto bis zur Freigabe.

Vom 50-Mitglieder-Verein bis zum Mehrspartenverein mit mehreren tausend Mitgliedern. Der Preis bleibt gleich, und die Freigabeprozesse wachsen mit (eine Stufe im kleinen Verein, Bereichsleitung plus Vorstand im großen).

Nein. Module sind jederzeit abschaltbar, der Vertrag ist jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündbar. Bezahlt ist immer die laufende Periode: Wer jährlich zahlt, ist bis zum Ende des bezahlten Jahres dabei und kündigt zu diesem Termin.

Per Rechnung mit PDF an eure Rechnungs-E-Mail, jeweils zu Beginn einer Periode. Stichtag ist das Ende eurer kostenlosen Zeit, oder der Tag der verbindlichen Buchung, wenn ihr später bucht. Details: Rechnungen & Preise.

Preisänderungen kündigen wir Bestandskunden persönlich und mit Vorlauf zum Stichtag an. Nie rückwirkend, nie von heute auf morgen. Da es keine Mindestlaufzeit gibt, könnt ihr vor dem Stichtag jederzeit kündigen.

Der Verein bekommt eine Rechnung. Die Aufteilung auf Abteilungen macht ihr intern. Weil jeder Vorgang seinen Bereich trägt, lässt sich die Nutzung sauber zuordnen.

Ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner, Falkenstein/Nürnberg). Übertragen wird verschlüsselt, besonders sensible Felder wie IBANs sind zusätzlich feldverschlüsselt gespeichert. Der Betrieb erfolgt durch Die Technikbude (Deutschland). Für einzelne Betriebsaufgaben wie den E-Mail-Versand setzen wir sorgfältig ausgewählte europäische Auftragsverarbeiter ein, die vollständige Liste steht im AVV. Keine Werbung, kein Tracking in der App.

Ja. Dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stimmt ihr bereits bei der Registrierung digital zu; er ist jederzeit auf der Website abrufbar. Damit ist die Pflicht eures Vereins aus der DSGVO abgedeckt.

Strikt. Jeder Verein ist ein eigener Mandant, und die Trennung wird zusätzlich auf Datenbank-Ebene erzwungen. Ein Zugriff über Vereinsgrenzen hinweg ist technisch ausgeschlossen.

Das Rollenmodell regelt es: Mitglieder sehen nur eigene Vorgänge, Freigebende die Vorgänge ihrer Zuständigkeit, die Finanzverwaltung alles Finanzielle. IBANs pflegt jede Person selbst und sie erscheinen nur dort, wo sie gebraucht werden. Nachweise wie den Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis sieht nur, wer sie pflegt — standardmäßig Verwalter und Administrator. Mehr unter Rollen & Rechte.

Nein. E-Mails gehen ausschließlich an Personen, die ihre Einladung angenommen bzw. sich registriert haben. Eine bloß angelegte Person in der Kartei wird niemals angeschrieben. (Ausnahmen auf euren ausdrücklichen Wunsch: eine Einladung in euren Verein oder eine Gast-Einladung, die ein Administrator oder eure Geschäftsstelle selbst auslöst.)

Eingereichte, genehmigte Vorgänge sind Buchhaltungsunterlagen eures Vereins und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre). Sie bleiben deshalb beim Verein, auch wenn die Person ihr Konto löschen lässt. Alles andere wird entfernt.

Nein, nie. Im Modul Qualifikationen & Nachweise hält der Verein nur fest, dass er das Führungszeugnis gesehen hat: das Datum des Zeugnisses, den Tag der Einsicht und ob eine Verurteilung darin steht, mit der die Person nicht mit Minderjährigen arbeiten darf. Mehr erlaubt das Gesetz einem Verein nicht. Einen Knopf zum Hochladen gibt es an dieser Stelle bewusst nicht, und Klubklar löscht den Vermerk drei Monate nach dem Ende der Tätigkeit von selbst. Mehr unter Qualifikationen & Nachweise.

Ja, regelmäßig, verschlüsselt und getrennt vom Produktivsystem aufbewahrt. Unabhängig davon könnt ihr eure Daten selbst exportieren.

Ja, ohne Einschränkung. Ein Administrator holt unter Einstellungen → Daten exportieren alles in einer ZIP-Datei ab: je Bereich eine Tabelle für Excel und dazu alle Belege und Unterlagen. Für Kassenprüfung und Steuerbüro gibt es dasselbe für ein einzelnes Jahr, und jede Verwaltungsliste lässt sich als Excel oder CSV herausgeben — kostenlos, in jedem Tarif. Kein Lock-in. Mehr unter Daten exportieren.

Klubklar kennt keine Passwörter: Angemeldet wird per E-Mail-Code, auf Wunsch mit zweitem Faktor (Authenticator-App); über jedes Ein- und Ausschalten des zweiten Faktors bekommst du eine E-Mail. Wo kein Passwort existiert, kann auch keines gestohlen oder auf anderen Seiten wiederverwendet werden. Besonders sensible Daten wie IBANs speichern wir zusätzlich feldverschlüsselt. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.

Ihr bekommt einen vollständigen Export, danach werden die Daten nach der im AVV geregelten Frist gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchhaltungsunterlagen (bis zu 10 Jahre) liegen beim Verein, und genau das deckt der Export ab.

Einzeln anlegen oder per Excel-Import mit herunterladbarer Vorlage. Ihr bekommt zu jeder Zeile eine Rückmeldung, falls etwas nicht passt.

Immer. Unter Einstellungen → Daten exportieren holt ein Administrator alles als ZIP-Datei ab, auf Wunsch nur ein Jahr; dazu gibt es Vorgangs-PDFs mit den Original-Belegen, SEPA-Dateien und je Auszahlung eine Übersichtsliste (CSV) — kostenlos und in offenen Formaten. Nach dem Vertragsende stehen eure Daten noch 90 Tage für den Export bereit, danach werden sie gelöscht. Mehr unter Daten exportieren.

Nein. Klubklar läuft neben eurer Buchhaltung und setzt bewusst auf kostenlose, offene Exporte (PDF, Excel, CSV, SEPA) statt auf kostenpflichtige Drittanbieter-Anbindungen, für die euer Verein extra zahlen müsste. Die Tabellen öffnet jedes gängige Programm. Einen Export im DATEV-Format gibt es nicht.

Weil Passwörter im Ehrenamt das schwächste Glied sind: vergessen, geteilt, auf Zetteln notiert. Der E-Mail-Code ist einmalig und kurzlebig; wer mehr will, aktiviert die Zwei-Faktor-Anmeldung.

Für die reine Personen-Kartei braucht niemand eine E-Mail-Adresse. Nur wer sich selbst anmelden will (einreichen, freigeben), braucht eine, denn sie ist der Schlüssel zum Konto.

Ja, mit einem einzigen Konto. Der Vereinswechsel ist ein Klick, Rollen und Daten sind je Verein getrennt.

Nein. Eure Buchhaltung und eure Mitgliederverwaltung bleiben, wie sie sind — Klubklar läuft daneben, niemand muss umziehen. Das Modul Abrechnung ist der Weg vor der Buchhaltung: erfassen, prüfen, freigeben, auszahlen, dokumentieren. Die Buchhaltung bekommt fertige, freigegebene Belege statt Schuhkartons.

Beides ist geplant, aber noch nicht gebaut — einen Termin nennen wir nicht. Wenn sie kommen, gilt dasselbe wie heute: Jedes Modul lässt sich für sich nutzen, und die Abrechnung bleibt auch ohne ein Buchhaltungs-Modul voll nutzbar. Bucht Klubklar für das, was es heute kann.

Ja, über Gast-Abrechnungen: Eure Geschäftsstelle verschickt einen persönlichen Einmal-Link (oder zeigt einen QR-Code), und die Kampfrichterin oder der Helfer reicht Auslagen, Fahrt- oder Reisekosten samt Bankverbindung selbst ein — ohne Konto, ohne Passwort. Die Freigabe läuft über eure normalen Freigabeprozesse.

Ja. Es enthält alle Pflichtangaben, die Original-Belege und die dokumentierte Freigabekette, also genau das, was Kassenprüfung und Steuerbüro sehen wollen. Die digitale Bestätigung beim Einreichen ersetzt die Unterschrift auf dem Papierformular.

Ja. Die GoBD erlauben die digitale Aufbewahrung, wenn Belege unverändert, nachvollziehbar und auffindbar gespeichert sind. Genau so legt Klubklar sie ab, und das Original-Foto bleibt unverändert am Vorgang.

Ja: Freigabeprozesse bilden beliebig viele Stufen ab, und das Vier-Augen-Prinzip (niemand entscheidet zweimal, niemand den eigenen Antrag) ist fest eingebaut.

Der Pauschalen-Wächter zählt automatisch mit und warnt, bevor die Übungsleiterpauschale (2026: 3.300 €) überschritten ist. Den Freibetrag pflegt Klubklar zentral je Jahr. Die Ehrenamtspauschale (960 €) behält der Wächter nicht im Blick.