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Häufige Fragen (FAQ)

Einstieg & Testphase

Was kostet Klubklar? Jedes Modul hat einen festen Preis pro Monat, unabhängig von eurer Mitgliederzahl. Die aktuellen Preise rechnet der Preisrechner vor. Bei jährlicher Zahlung kosten 12 Monate so viel wie 10.

Kann ich Klubklar kostenlos ausprobieren? Ja, sogar zweimal. Bei der Registrierung startet eine 30-tägige Testphase mit allem drin, ohne Zahlungsdaten und mit automatischem Ende. Später lässt sich jedes einzelne Modul noch einmal 30 Tage kostenlos testen, bevor ihr es bucht.

Können wir mit echten Belegen üben, ohne dass es zählt? Ja, dafür gibt es den Testmodus. Solange er läuft, ist nichts verbindlich: Ein Streifen unter dem Kopf erinnert daran, Test-PDFs tragen ein Wasserzeichen. Mit „Testmodus beenden und richtig starten” werden alle Testvorgänge verworfen; Verein, Personen, Struktur, Module und Freigabeprozesse bleiben. Ihr wählt ihn schon bei der Registrierung oder später unter Einstellungen → Verein.

Was passiert nach der Testphase, wenn wir nichts tun? Nichts Schlimmes, und vor allem: keine automatische Rechnung. Eine Rechnung gibt es erst, wenn ein Administrator Klubklar auf der Abrechnungsseite verbindlich bucht. Ohne Buchung entstehen keine Kosten. Nach einer Übergangsfrist kann der Zugang allerdings gesperrt werden. Eure Daten bleiben in jedem Fall erhalten: Bucht ihr später, geht es nahtlos weiter.

Warum verlangt Klubklar einen Vereinsregisterauszug? Klubklar ist für Vereine und gemeinnützige Organisationen da, nicht für Unternehmen. Der Nachweis hält das ehrlich: e. V.s laden ihren Vereinsregisterauszug hoch (kostenlos auf handelsregister.de), gGmbHs und gemeinnützige Stiftungen ihren Freistellungsbescheid vom Finanzamt, nicht eingetragene Vereine ebenfalls den Freistellungsbescheid (oder die Satzung, solange noch keiner vorliegt). Fürs Testen ist das freiwillig, gebraucht wird er erst bei der verbindlichen Buchung. Praktischer Nebeneffekt: Klubklar liest aus dem Auszug auf Wunsch gleich Vereinsdaten und Vorstand zur Übernahme aus.

Brauchen wir eine Schulung? Nein. Klubklar ist für Ehrenamtliche gebaut, nicht für Buchhalter. Wer ein Foto verschicken kann, kann eine Auslage einreichen. Die eingebaute Tour und die Erste-Schritte-Checkliste führen durch den Start.

Gibt es eine App fürs Handy? Klubklar ist eine Web-App, die sich am Handy wie eine App installieren lässt („Zum Startbildschirm hinzufügen“). Kein App-Store nötig, und sie ist immer aktuell. Alle Funktionen sind mobil vollwertig nutzbar, vom Beleg-Foto bis zur Freigabe.

Für welche Vereinsgröße ist Klubklar gedacht? Vom 50-Mitglieder-Verein bis zum Mehrspartenverein mit mehreren tausend Mitgliedern. Der Preis bleibt gleich, und die Freigabeprozesse wachsen mit (eine Stufe im kleinen Verein, Bereichsleitung plus Vorstand im großen).

Vertrag, Preise & Kündigung

Gibt es eine Mindestlaufzeit? Nein. Module sind jederzeit abschaltbar, der Vertrag ist jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode kündbar.

Wie funktioniert die Abrechnung? Automatisch, per Rechnung mit PDF an eure Rechnungs-E-Mail. Stichtag ist euer Registrierungstag. Details: Rechnungen & Preise.

Können sich Preise ändern? Preisänderungen kündigen wir Bestandskunden persönlich und mit Vorlauf zum Stichtag an. Nie rückwirkend, nie von heute auf morgen. Da es keine Mindestlaufzeit gibt, könnt ihr vor dem Stichtag jederzeit kündigen.

Zahlt der Verein oder die Abteilung? Der Verein bekommt eine Rechnung. Die Aufteilung auf Abteilungen macht ihr intern. Weil jeder Vorgang seinen Bereich trägt, lässt sich die Nutzung sauber zuordnen.

Datenschutz & Hosting

Wo liegen unsere Daten? Ausschließlich in deutschen Rechenzentren (Hetzner, Falkenstein/Nürnberg), verschlüsselt gespeichert und übertragen. Der Betrieb erfolgt durch Die Technikbude (Deutschland). Für einzelne Betriebsaufgaben wie den E-Mail-Versand setzen wir sorgfältig ausgewählte europäische Auftragsverarbeiter ein, die vollständige Liste steht im AVV. Keine Werbung, kein Tracking in der App.

Bekommen wir einen AVV? Ja. Dem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stimmt ihr bereits bei der Registrierung digital zu; er ist jederzeit auf der Website abrufbar. Damit ist die Pflicht eures Vereins aus der DSGVO abgedeckt.

Sind die Vereine voneinander getrennt? Strikt. Jeder Verein ist ein eigener Mandant, und die Trennung wird zusätzlich auf Datenbank-Ebene erzwungen. Ein Zugriff über Vereinsgrenzen hinweg ist technisch ausgeschlossen.

Wer im Verein sieht welche Daten? Das Rollenmodell regelt es: Mitglieder sehen nur eigene Vorgänge, Freigebende die Vorgänge ihrer Zuständigkeit, die Finanzverwaltung alles Finanzielle. IBANs pflegt jede Person selbst und sie erscheinen nur dort, wo sie gebraucht werden.

Verschickt Klubklar E-Mails an Leute, die sich nie angemeldet haben? Nein. E-Mails gehen ausschließlich an Personen, die ihre Einladung angenommen bzw. sich registriert haben. Eine bloß angelegte Person in der Kartei wird niemals angeschrieben.

Was passiert bei einer Konto-Löschung mit den Belegen? Eingereichte, genehmigte Vorgänge sind Buchhaltungsunterlagen eures Vereins und unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre). Sie bleiben deshalb beim Verein, auch wenn die Person ihr Konto löscht. Alles andere wird entfernt.

Macht Klubklar Backups? Ja, regelmäßig, verschlüsselt und getrennt vom Produktivsystem aufbewahrt. Unabhängig davon könnt ihr eure Daten jederzeit selbst exportieren.

Gehören uns unsere Daten, und kommen wir jederzeit an sie ran? Ja, ohne Einschränkung. Ihr könnt eure Daten jederzeit selbst exportieren (CSV/Excel, SEPA, DATEV-Format), für die Buchhaltung, die Kassenprüfung oder einen Anbieterwechsel. Kein Lock-in.

Wie sicher ist die Anmeldung? Klubklar kennt keine Passwörter: Angemeldet wird per E-Mail-Code, auf Wunsch mit zweitem Faktor (Authenticator-App). Wo kein Passwort existiert, kann auch keines gestohlen oder auf anderen Seiten wiederverwendet werden. Besonders sensible Daten wie IBANs speichern wir zusätzlich feldverschlüsselt. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.

Was passiert mit unseren Daten, wenn wir kündigen? Ihr bekommt einen vollständigen Export, danach werden die Daten nach der im AVV geregelten Frist gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchhaltungsunterlagen (bis zu 10 Jahre) liegen beim Verein, und genau das deckt der Export ab.

Daten rein, Daten raus

Wie kommen unsere Personen in Klubklar? Einzeln anlegen oder per Excel-Import mit herunterladbarer Vorlage. Ihr bekommt zu jeder Zeile eine Rückmeldung, falls etwas nicht passt.

Kommen wir an unsere Daten wieder heran? Immer: CSV-Exporte der Vorgänge, SEPA-Dateien, Vorgangs-PDFs und die Original-Belege, alles in offenen, kostenlosen Formaten ohne Vendor-Lock-in. Beim Vertragsende bekommt ihr einen vollständigen Datenexport, danach werden eure Daten nach einer Karenzzeit endgültig gelöscht.

Braucht Klubklar eine Schnittstelle zu unserer Buchhaltungssoftware? Klubklar setzt bewusst auf kostenlose, offene Exporte (CSV, SEPA) statt auf kostenpflichtige Drittanbieter-Anbindungen, für die euer Verein extra zahlen müsste. Die Exporte lassen sich in gängige Buchhaltungsprogramme importieren.

Anmeldung & Sicherheit

Warum gibt es kein Passwort? Weil Passwörter im Ehrenamt das schwächste Glied sind: vergessen, geteilt, auf Zetteln notiert. Der E-Mail-Code ist einmalig und kurzlebig; wer mehr will, aktiviert die Zwei-Faktor-Anmeldung.

Was, wenn jemand keine E-Mail-Adresse hat? Für die reine Personen-Kartei braucht niemand eine E-Mail-Adresse. Nur wer sich selbst anmelden will (einreichen, freigeben), braucht eine, denn sie ist der Schlüssel zum Konto.

Kann eine Person in mehreren Vereinen sein? Ja, mit einem einzigen Konto. Der Vereinswechsel ist ein Klick, Rollen und Daten sind je Verein getrennt.

Fachliches

Ersetzt Klubklar unsere Buchhaltung? Nein, Klubklar ist der Weg davor: erfassen, prüfen, freigeben, auszahlen, dokumentieren. Die Buchhaltung bekommt fertige, freigegebene Belege statt Schuhkartons. (Ein Buchhaltungs-Modul steht auf der Roadmap.)

Ist das Vorgangs-PDF ein „richtiger“ Beleg? Ja. Es enthält alle Pflichtangaben, die Original-Belege und die dokumentierte Freigabekette, also genau das, was Kassenprüfung und Steuerbüro sehen wollen. Die digitale Bestätigung beim Einreichen ersetzt die Unterschrift auf dem Papierformular.

Dürfen wir Belege digital aufbewahren? Ja. Die GoBD erlauben die digitale Aufbewahrung, wenn Belege unverändert, nachvollziehbar und auffindbar gespeichert sind. Genau so legt Klubklar sie ab, und das Original-Foto bleibt unverändert am Vorgang.

Unsere Satzung verlangt zwei Unterschriften. Geht das? Ja: Freigabeprozesse bilden beliebig viele Stufen ab, und das Vier-Augen-Prinzip (niemand entscheidet zweimal, niemand den eigenen Antrag) ist fest eingebaut.

Was ist mit der Übungsleiterpauschale? Der Pauschalen-Wächter zählt automatisch mit und warnt, bevor eine Grenze reißt. Die Freibeträge (2026: 3.300 € und 960 €) pflegt Klubklar zentral je Jahr.

Noch Fragen?

Schreibt uns über das Kontaktformular oder an kontakt@klubklar.de. Als Nutzer geht das auch direkt aus der App über Support & Meldungen. Ihr bekommt eine persönliche Antwort, keinen Autoresponder.