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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Version 2026-10 · Stand: Oktober 2026

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Dieser Vertrag wird digital geschlossen: Der Administrator des Vereins bestätigt ihn bei der Registrierung per Checkbox (Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt das elektronische Format ausdrücklich zu). Klubklar speichert Zeitpunkt und Version der Zustimmung — keine Zettelwirtschaft.

1. Gegenstand und Parteien

Vertrag zwischen dem registrierenden Verein (Verantwortlicher) und Die Technikbude, Inhaber Lars Hieronymi, Merianstraße 23, 60316 Frankfurt am Main (Auftragsverarbeiter) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der Software „Klubklar". Die zustimmende Person sichert zu, zum Abschluss dieses Vertrags für den Verein berechtigt zu sein (bei eingetragenen Vereinen insbesondere nach § 26 BGB).

2. Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung

Hosting und Bereitstellung der Vereinsverwaltungs-Software; Speicherung, Anzeige und Verarbeitung der vom Verein eingegebenen Daten. Dauer: Laufzeit des Nutzungsvertrags; danach Rückgabe/Löschung nach Ziffer 8.

3. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Betroffene: Mitglieder — darunter regelmäßig auch Kinder und Jugendliche —, Übungsleiter und weitere vom Verein vergütete Personen (auch Honorarkräfte), Funktionsträger und Beschäftigte des Vereins, Gäste, die über einen Einladungslink des Vereins abrechnen, sowie Dritte, deren Daten in Belegen erscheinen.

Der Einsichtsvermerk kann eine Angabe über strafrechtliche Verurteilungen enthalten (Art. 10 DSGVO). Ob und von wem der Verein ein Führungszeugnis einsieht und was er dazu festhält, entscheidet der Verein in eigener Verantwortung auf der Grundlage von § 72a SGB VIII; Klubklar verarbeitet den Vermerk ausschließlich in seinem Auftrag. Klubklar löscht den Vermerk selbsttätig drei Monate, nachdem der Verein in Klubklar das Ende der Tätigkeit mit Minderjährigen festgehalten hat (Kennzeichen entfernt oder Person archiviert) — und sofort, wenn der Verein dabei angibt, dass die Tätigkeit nie aufgenommen wurde.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Vereins (Weisungen in Textform, z. B. per E-Mail oder über die Funktionen der Software); alle eingesetzten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Es gelten die technischen und organisatorischen Maßnahmen derAnlage TOM zu diesem Vertrag; sie werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst, ohne das Schutzniveau abzusenken.

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verein bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen und bei den Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO — Anfragen des Vereins werden in der Regel innerhalb von 14 Tagen beantwortet. Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Auftragsverarbeiter dem Verein unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntniserlangung, mit den nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO verfügbaren Informationen.

5. Unterauftragsverarbeiter

Karten- und Adressdienste (keine Auftragsverarbeitung)

Für die Ortssuche, die Zuordnung von Postleitzahlen zu Orten, die Prüfung von Adressen und die Berechnung von Fahrtstrecken ruft Klubklar zwei offene Kartendienste auf:

Diese Abrufe erfolgen ausschließlich über die Server von Klubklar, nie aus dem Browser der Nutzerin oder des Nutzers. Übermittelt wird allein der Suchbegriff selbst — eine Ortsbezeichnung, eine Postleitzahl, bei der Adressprüfung eine Anschrift (Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort) oder ein Koordinatenpaar.Nicht übermittelt werden Namen, Mitglieds- oder Vereinskennungen, Vorgangsdaten, Sitzungsmerkmale oder die IP-Adresse der Nutzerin oder des Nutzers; auch Cookies und Referrer werden nicht gesendet. Antworten werden zwischengespeichert, damit dieselbe Anfrage nicht mehrfach hinausgeht.

Die übermittelten Angaben sind für die aufgerufenen Dienste keiner Person zuzuordnen. Klubklar behandelt diese Abrufe daher nicht als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; die beiden Dienste sind entsprechend nicht als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Die Abrufe sind reine Eingabehilfen — Orte und Kilometer können jederzeit von Hand eingetragen werden.

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verein vorab in Textform über die Aufnahme oder den Wechsel von Unterauftragsverarbeitern. Der Verein kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von 14 Tagen widersprechen; führt der Widerspruch zu keiner einvernehmlichen Lösung, kann jede Partei den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen. Mit allen Unterauftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO.

6. Verarbeitungsort

Verarbeitung der Vereinsdaten in Deutschland; Betriebs-Infrastruktur (Überwachung, E-Mail-Versand) ausschließlich in der EU. Keine Übermittlung personenbezogener Vereinsdaten in Drittländer.

Die unter Ziffer 5 genannten Kartendienste werden aus Deutschland beziehungsweise der Schweiz beantwortet. Die Schweiz ist von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt (Art. 45 DSGVO); übermittelt werden dorthin ausschließlich Koordinatenpaare ohne Personenbezug.

7. Kontroll- und Nachweisrechte

Der Verein kann Nachweise über die Einhaltung dieses Vertrags verlangen; Audit-Rechte nach Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO.

8. Rückgabe und Löschung

Nach Vertragsende stellt Klubklar dem Verein einen vollständigen Export bereit und löscht die Daten anschließend 90 Tage nach Vertragsendeendgültig aus den Produktivsystemen; Sicherungskopien werden turnusgemäß überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO) liegen beim Verein und werden durch den Export erfüllt.

9. Haftung

Für die Haftung der Parteien gelten die gesetzlichen Regelungen, insbesondere Art. 82 DSGVO, sowie ergänzend die Haftungsregelung derNutzungsbedingungen.

Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Stand: Oktober 2026 — beschreibt die tatsächlich umgesetzten Maßnahmen (Art. 32 DSGVO).

Stand: Oktober 2026 (Version 2026-10)