Erste Schritte für euren Verein
Nach der Registrierung begrüßt euch auf der Übersicht die Karte „Das könnt ihr schon“. Sie sieht, wer das Recht „Einrichtung“ hat (standardmäßig der Administrator). Sie zeigt zuerst, was bei eurem Verein bereits läuft, und darunter, was ihr zusätzlich einrichten könnt — jeweils mit dem Nutzen und einer Zeitangabe. Nichts davon ist Pflicht: Ein frisch registrierter Verein kann sofort Belege einreichen, im Vier-Augen-Prinzip freigeben und auszahlen. Die Haken setzen sich von selbst, sobald etwas erledigt ist. Habt ihr die Karte ausgeblendet, holt ihr sie unter Einstellungen → Verein jederzeit zurück.
Die acht Punkte im Einzelnen:
1. Vereinsdaten vervollständigen
Unter Einstellungen → Verein tragt ihr Anschrift und Bankverbindung ein. Die Anschrift landet auf Belegen, das Vereinskonto ist der Absender eurer SEPA-Auszahlungen.
2. Vereinsregisterauszug hochladen
Ebenfalls unter Einstellungen → Verein: der Registerauszug als Nachweis, dass ihr ein Verein seid. Fürs Testen ist er freiwillig, für die spätere Buchung nötig. Bonus: Klubklar liest daraus Vereinsdaten und Vorstand zur Übernahme aus.
3. Personen anlegen oder importieren
Unter Verwaltung → Personen legt ihr Personen einzeln an oder importiert eine Excel-Liste (Vorlage mit Beispielzeilen zum Download). Nur Vor- und Nachname sind Pflicht, die IBANs tragen die Mitglieder später selbst ein.
4. Mitstreiter einladen
Über Einstellungen → Zugänge & Rollen verschickt ihr Einladungslinks. Wichtig: Eine Person bekommt erst dann E-Mails von Klubklar, wenn sie ihre Einladung angenommen hat. Niemand wird ungefragt angeschrieben.
5. Vereinsstruktur anlegen
Unter Verwaltung → Vereinsstruktur bildet ihr Gremien, Ämter und Abteilungen ab, mit den Leitungen dazu. Die Struktur ist die Basis für Kostenstellen und für Freigaben, die der Bereichsleitung folgen (Anleitung).
6. Module wählen
Unter Einstellungen → Module schaltet ihr frei, was euer Verein nutzt. Jedes Modul zeigt vor der Buchung seinen Preis und lässt sich 30 Tage kostenlos testen (mehr dazu).
7. Freigabeprozesse festlegen
Ohne eigene Regel gilt der sichere Standard: eine Freigabe durch die Finanzverwaltung. Eure eigene Finanzordnung bildet ihr unter Einstellungen → Freigabeprozesse ab (Anleitung).
8. Vertretungen hinterlegen
Wer Freigaben entscheidet, sollte eine Vertretung haben, damit im Urlaub oder beim eigenen Beleg nichts liegen bleibt. Die Checkliste springt genau zu den Personen, denen sie noch fehlt (Anleitung).
Danach kann die erste Auslage eingereicht werden. Meist ist die ganze Einrichtung in unter einer halben Stunde erledigt. Und wer erst einmal gefahrlos üben will, schaltet den Testmodus ein.
Und danach?
Zwei Dinge stehen nicht in der Checkliste, lohnen sich aber früh:
- Unterlagen ablegen: Unter Verwaltung → Unterlagen haben Satzung und Freistellungsbescheid ihren festen Platz (Unterlagen & Speicher).
- Nachweise nachhalten: Arbeiten bei euch Menschen mit Kindern und Jugendlichen, schaltet unter Einstellungen → Module das Modul Qualifikationen & Nachweise ein (so geht’s).
Läuft bei euch noch der Testmodus, wartet damit bis nach dem richtigen Start — was ihr im Testmodus ablegt, wird beim Beenden gelöscht.