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Freigabeprozesse einrichten

Unter Einstellungen → Freigabeprozesse legen Administratoren fest, wer was freigibt. Ohne eigene Regeln gilt der sichere Standard: eine Freigabe durch die Finanzverwaltung. Diese Seite zeigt am Beispielverein SG Ahornstetten, wie ihr eure Finanzordnung nachbaut.

Die Liste: Jeder Beleg nimmt den ersten Prozess von oben, dessen „Gilt für” passt. Der Auffang-Prozess ohne Eingrenzung steht immer ganz unten.

So ist ein Prozess aufgebaut

Ein Prozess besteht aus zwei Teilen:

• Gilt für grenzt ein, welche Belege der Prozess überhaupt betrifft: Belegarten, Bereich und ein Mindestbetrag.
• Prüfstufen legen fest, wer nacheinander freigeben muss. Jede Stufe kann erst ab einem Betrag greifen.

Die Prozesse werden von oben nach unten geprüft, der erste passende gewinnt. Ein Prozess, der nie an die Reihe käme, weil ein breiterer über ihm steht, wird ausgegraut angezeigt und nennt den Prozess, der ihm zuvorkommt.

Der Editor des Prozesses „Auslagen”: links die Regeln, rechts das Beispiel, das die Kette live durchrechnet.

Schritt 1: Belegarten eingrenzen

Wählt Nur diese: und hakt die Belegarten an, für die der Prozess gelten soll. Die Belegarten sind nach Modulen gruppiert — Belegarten aus einem Modul, das ihr nicht aktiviert habt, erscheinen gar nicht erst.

Eingabe: „Nur diese” → nur Auslage angehakt. Bereich und Betrag bleiben leer, damit der Prozess für jede Auslage gilt.

Bereich (optional) beschränkt den Prozess auf Belege aus einem bestimmten Teil eures Vereins, etwa nur die Abteilung Fußball. Ab Betrag lässt den Prozess erst ab dieser Höhe greifen; darunter fällt der Beleg an den nächsten passenden Prozess weiter unten.

Ein Prozess ohne jede Eingrenzung ist der Auffang-Prozess — er fängt alles, was sonst nirgends passt, und davon sollte es genau einen geben.

Schritt 2: Prüfstufen anlegen

Mit + fügt ihr eine Stufe ein. Bei jeder Stufe beantwortet ihr zuerst Wer prüft?

• Eine Rolle, z. B. Finanzverwalter — jede Person mit dieser Rolle darf entscheiden, die erste Entscheidung zählt. Gemeint ist genau diese Rolle: Steht dort „Finanzverwalter”, springt nicht der Administrator ein, nur weil er mehr darf. Hat niemand die Rolle, hilft ein Administrator aus, damit der Beleg nicht liegenbleibt.
• Eine Leitung aus der Vereinsstruktur — wer zuständig ist, ergibt sich aus dem Beleg. Dann folgt die Frage Welche Leitung? (siehe unten).
• Eine bestimmte Person, namentlich. Praktisch, wenn eure Ordnung an einem Menschen hängt („die 2. Vorsitzende”). Bedenkt: Wechselt das Amt, müsst ihr den Prozess von Hand anpassen; der Weg über die Struktur zieht automatisch nach.

Eingabe Stufe 1: Eine Leitung aus der Vereinsstruktur → Die Leitung des Bereichs, der am Beleg steht → „Erst ab Betrag” bleibt auf immer. Der blaue Kasten sagt, wer das für den Beispiel-Beleg konkret wäre.

Bei Welche Leitung? gibt es drei Antworten:

Auswahl	Bedeutet	Typischer Einsatz
Die Leitung des Bereichs, der am Beleg steht	Die Person mit Funktion „Leitung” in dem Bereich, den die einreichende Person beim Erfassen gewählt hat	Abteilungsleitung prüft ihre eigenen Ausgaben
Die Leitung eine Ebene über dem Bereich am Beleg	Die Leitung des übergeordneten Bereichs in eurer Vereinsstruktur	Der zuständige Vorstand über einer Abteilung
Die Leitung eines festen Bereichs	Immer dieselbe Leitung, egal was am Beleg steht	„Immer der Kassenwart” (Amt „Vorstand Finanzen”)

Wichtig: „Bereich am Beleg” ist der Bereich, den die einreichende Person beim Erfassen wählt — nicht der Bereich oben unter „Gilt für”.

Ist in einem Bereich niemand als Leitung eingetragen, rückt automatisch die Ebene darüber nach; findet sich auch dort niemand, entscheidet ein Administrator. Ein Beleg bleibt also nie liegen. Der Editor warnt euch, wenn euer Verein noch keine Struktur hat und eine Leitungs-Stufe deshalb ins Leere liefe.

Prüfauftrag: Was soll die Stufe prüfen?

Jede Stufe kann einen Prüfauftrag tragen — am besten in den Worten eurer Finanzordnung: Sachliche Prüfung (war die Ausgabe nötig und ist die Leistung erbracht?), Rechnerische Prüfung (stimmen Betrag und Belege?), Freigabe. Die Vorschläge stehen als Chips bereit, eigene Worte gehen auch. Dazu passt ein Satz Worauf achten?, zum Beispiel „Liegt ein Beschluss des Abteilungsausschusses vor?“.

Die prüfende Person sieht beides direkt über dem Genehmigen-Knopf, ihre Benachrichtigung heißt „Sachliche Prüfung: …” statt nur „Freigabe erforderlich”, und das Beleg-PDF hält fest, welche Prüfung stattgefunden hat. Beides ist freiwillig — eine Stufe ohne Prüfauftrag funktioniert wie bisher.

Schritt 3: Betragsgrenzen setzen

Jede Stufe hat ein Feld Erst ab Betrag. Lasst es leer (immer), greift die Stufe für jeden Beleg; tragt ihr z. B. 500,00 ein, wird die Stufe nur bei Belegen ab 500 € eingezogen. So entsteht eine Staffel: kleine Beträge laufen kurz, große sehen zusätzliche Augen.

Unter dem Prozess-Satz zeigt Klubklar diese Staffel als Übersicht, aus euren Stufen berechnet:

Der Standard-Prozess der SG Ahornstetten: bis 299,99 € nur die Finanzverwaltung, ab 300 € zusätzlich ein Administrator.

Schritt 4: Beispiel durchspielen

Rechts im Editor steht Beispiel durchspielen. Wählt Belegart, Bereich und Betrag — die Kette wird sofort berechnet, ungespeicherte Änderungen eingeschlossen. Der gewählte Bereich steuert auch, welche Namen die Prüfstufen links unter „Wer ist das konkret?” anzeigen.

Eingabe: Belegart Auslage, Bereich Fußball (Abteilung), Betrag 650,00 → Stufe 1 Kerstin Ahrens (Leitung Fußball), Stufe 2 Timo Falk (Leitung Vorstand Sport). Bei 450 € wäre nur Stufe 1 übrig.

Meldet das Beispiel, dass ein anderer Prozess greifen würde, steht euer Entwurf weiter unten in der Liste oder sein „Gilt für” passt nicht — dann lohnt ein Blick auf die Reihenfolge.

Das bewährte Beispiel zum Nachbauen

So arbeitet die SG Ahornstetten mit ihren drei Abteilungen (entspricht der Muster-Finanzordnung der Landessportbünde):

1. Prozess „Auslagen” — Gilt für: Belegart Auslage. Stufe 1: Leitung des Bereichs am Beleg (immer). Stufe 2: Leitung eine Ebene darüber, erst ab 500 €.
2. Prozess „Eingangsrechnungen” — Gilt für: Eingangsrechnung. Stufe 1: Rolle Finanzverwalter. Stufe 2: Leitung des Amts „1. Vorsitzende”, erst ab 1.000 €.
3. Standard-Prozess (Auffang) — Stufe 1: Finanzverwalter. Stufe 2: Administrator, erst ab 300 €.

So prüft immer die Person, die das Budget verantwortet, und größere Beträge sehen automatisch vier Augen.

Der Überblick: die Baum-Ansicht

Die Regeln der SG Ahornstetten als Baum: Jede Belegart verzweigt nach Bereich und Betrag, am Ende steht der Prozess mit seiner Prüfkette.

Oben rechts auf der Seite Freigabeprozesse könnt ihr von der Liste auf Baum umschalten. Der Baum zeigt für jede Belegart, welcher Prozess greift — verzweigt nach Bereich und Betrag, sofern eure Regeln das unterscheiden. Am Ende jedes Astes steht der Prozess mit seiner Prüfkette; antippen öffnet ihn. Ein grauer Kasten „Standard“ heißt: Für diese Kombination habt ihr keinen eigenen Prozess, es gilt die einfache Freigabe durch die Finanzverwaltung. Der Baum wird aus euren Regeln berechnet, ihr müsst ihn nicht pflegen.

Änderungen & Sicherheit

• Prozess-Änderungen wirken auf neu eingereichte Vorgänge; laufende behalten ihre beim Einreichen ermittelte Kette.
• Verlasst ihr den Editor mit ungespeicherten Änderungen, fragt Klubklar nach — nichts geht versehentlich verloren.
• Die Selbstfreigabe-Sperre und das Vier-Augen-Prinzip lassen sich nicht wegkonfigurieren. Sie greifen über allen Regeln.
• Jede Prozess-Änderung landet im Protokoll, damit die Kassenprüfung nachvollziehen kann, welche Ordnung wann galt.

Tipp: Nehmt eure Finanzordnung zur Hand und bildet sie 1:1 ab. Fehlt euch dort eine Regelung, ist die Betragsgrenze 500 € mit Bereichsleitung und Vorstand ein in der Praxis bewährter Start.