Module buchen, testen & kündigen
Klubklar ist modular: Ihr bucht nur, was euer Verein nutzt, und Klubklar läuft neben der Mitgliederverwaltung und Buchhaltung, die ihr schon habt. Grundelemente wie Personen, Zugänge, die Vereinsstruktur und die Unterlagen sind immer enthalten.
Welche Module es gibt
Unter Einstellungen → Module steht jedes Modul als Karte mit einem Schalter:
| Modul | Was es kann | Am Anfang |
|---|---|---|
| Abrechnung | Spesen, Auslagen, Eingangsrechnungen, Gast-Abrechnungen und Auszahlungen per SEPA | eingeschaltet |
| Vergütungen | Tätigkeiten, Einheiten und Abrechnungen für alle, die der Verein vergütet — mit dem Pauschalen-Wächter. Läuft heute zusammen mit dem Modul Abrechnung, weil Freigabe und Auszahlung dort liegen | eingeschaltet |
| Qualifikationen & Nachweise | Führungszeugnis, Kinderschutzschulung und Lizenzen je Person, mit Hinweis vor dem Ablauf. Braucht kein anderes Modul | ausgeschaltet — ihr schaltet es selbst ein |
Abrechnung und Vergütungen sind am Anfang eingeschaltet. Qualifikationen & Nachweise ist am Anfang ausgeschaltet — ihr schaltet es selbst ein.
Auf jeder Karte steht der Preis je Monat und je Jahr. Steht dort „Derzeit kostenlos“, hat das Modul gerade keinen Preis; der Schalter schaltet es dann sofort ein, ohne Buchungsdialog. Die aktuellen Preise stehen immer auf der Preisseite.
Ist ein Modul eingeschaltet, führt Einstellungen unten auf der Karte zu seinen Einstellungen: Abrechnung, Vergütungen, Qualifikationen & Nachweise. Steht auf einer Karte „Benötigt: Abrechnung“, läuft das Modul nur, solange auch Abrechnung eingeschaltet ist.
Unter Geplant stehen Module, die es noch nicht gibt — sie lassen sich nicht einschalten, und einen Termin nennen wir nicht. Kommt eines davon, bleibt alles, was ihr heute nutzt, ohne es voll nutzbar.
Ein Modul buchen
Den Schalter eines Moduls bedient, wer das Recht „Module“ hat (standardmäßig der Administrator). Vor der Buchung zeigt ein Dialog den Monats- und Jahrespreis und verlinkt die Nutzungsbedingungen. Gebucht wird erst mit „Verbindlich buchen“, aus Versehen passiert hier nichts. Zahlt ihr jährlich, steht dort auch, was das Modul bis zum Ende eurer laufenden Periode anteilig kostet: Der angebrochene Monat ist geschenkt, die Restmonate kommen als Zwischenrechnung zum Jahrespreis geteilt durch zwölf. Details: Rechnungen & Preise.
30 Tage kostenlos testen
Jedes Modul könnt ihr einmal 30 Tage kostenlos testen, mit vollem Funktionsumfang. Der Test endet automatisch und wird nicht stillschweigend zur Buchung: 7 Tage vor Ablauf erinnert Klubklar euch, danach entscheidet ihr aktiv, ob ihr bucht. Ohne Buchung wird das Modul ausgeblendet, aber eure Daten bleiben erhalten und sind bei einer späteren Buchung sofort wieder da. Solange die 30 Tage laufen, steht auf der Karte „Kostenlos bis …“ mit dem Datum.
Der Test ist je Modul einmalig. Braucht ihr in Sonderfällen mehr Zeit, meldet euch einfach über den Support.
Abschalten & kündigen
Ein gebuchtes Modul schaltet ihr jederzeit wieder ab. Die Abrechnung endet zur laufenden Abrechnungsperiode, eine angebrochene Periode wird beim Wiedereinschalten nicht doppelt berechnet: Der Dialog heißt dann „… wieder einschalten“ und sagt, wenn das Modul für eure laufende Periode schon bezahlt ist — dann kommt durch das Einschalten nichts dazu. Es gibt keine Mindestlaufzeit, bezahlt ist ein Modul aber bis zum Ende der laufenden Periode, beim Jahresabo also bis zum Jahresende. Den ganzen Vertrag kündigt ihr per E-Mail, wirksam zum Ende der bezahlten Periode, siehe Rechnungen & Preise. Beim Abschalten wird nichts gelöscht: Alle Vorgänge, Belege und Einstellungen bleiben gespeichert und tauchen beim Wiedereinschalten unverändert auf.
Was Abschalten bei Qualifikationen & Nachweise heißt: Die Menüpunkte Nachweise und Meine Nachweise verschwinden, es gibt keine Erinnerungen mehr, und beim Einreichen einer Vergütung gibt es weder den Hinweis auf fehlende Nachweise noch eine Sperre. Die Nachweise selbst bleiben gespeichert. Schaltet ihr wieder ein, kommt am nächsten Morgen, was inzwischen fällig geworden ist.
Monatlich oder jährlich zahlen?
Beides geht, je Verein einheitlich: Bei jährlicher Zahlung kosten 12 Monate so viel wie 10, ihr spart also zwei Monatsbeiträge. Das Intervall wählt ihr beim verbindlichen Buchen; Administratoren stellen es später unter Einstellungen → Abrechnung um (gilt ab der nächsten Periode). Gemeint ist hier die Seite mit euren Klubklar-Rechnungen, nicht das Modul Abrechnung. Details zu Preisen und Rechnungen: Rechnungen & Preise.
Und die kostenlosen 30 Tage nach der Registrierung?
Die ersten 30 Tage mit allem enden ebenfalls ohne Automatik: Erst wenn ein Administrator Klubklar auf der Abrechnungsseite verbindlich bucht, gibt es überhaupt eine Rechnung. Ohne Buchung entstehen keine Kosten, aber mit dem Ende der kostenlosen Zeit ist Klubklar gesperrt, bis ihr bucht. Eure Daten bleiben erhalten.
Nicht zu verwechseln mit dem Testmodus: Der regelt nicht, ob ihr zahlt, sondern ob eure Vorgänge echt sind. Ihr probiert mit eigenen Belegen alles aus und werft die Testdaten beim richtigen Start weg, die Einrichtung bleibt. Mehr dazu.