Personen, Nachweise & Unterlagen

Qualifikationen & Nachweise

Mit dem Modul Qualifikationen & Nachweise sieht euer Verein auf einen Blick, wer mit Kindern und Jugendlichen arbeiten darf: ob das Führungszeugnis eingesehen wurde, ob die Kinderschutzschulung vorliegt und welche Lizenzen bald ablaufen. Fehlt ein Nachweis, weist Klubklar beim Einreichen einer Vergütung darauf hin — auf Wunsch eures Vereins sperrt es das Einreichen —, und alle Beteiligten werden rechtzeitig erinnert. Das Modul ist nie von selbst eingeschaltet: Der Administrator schaltet es unter Einstellungen → Module ein (Module buchen).

Die Übersicht im Demoverein: drei Kacheln, darunter jede Person mit Ampel und einem ganzen Satz.

Warum braucht es das?

Wer in einem Verein Kinder oder Jugendliche trainiert, betreut oder beaufsichtigt, soll dafür geeignet sein. Das Gesetz dazu ist § 72a im Achten Sozialgesetzbuch: Menschen, die wegen bestimmter Straftaten verurteilt sind, sollen nicht mit Minderjährigen arbeiten. Jugendämter und Sportverbände vereinbaren deshalb mit den Vereinen, dass diese sich von ihren Leuten ein erweitertes Führungszeugnis zeigen lassen. Viele Verbände verlangen zusätzlich eine Kinderschutzschulung.

Ob und für wen das bei euch gilt, steht in der Vereinbarung mit eurem Jugendamt oder in den Vorgaben eures Verbands. Klubklar hilft beim Nachhalten — die Entscheidung, wer ein Führungszeugnis zeigen muss, trifft euer Verein.

So fängst du an

1. Öffne Verwaltung → Nachweise und wähle Person kennzeichnen.
2. Wähle die Person aus und bestätige mit Kennzeichen setzen. Sie bekommt das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“.
3. Auf der Seite der Person, im Reiter Nachweise, trägst du den Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis und die Kinderschutzschulung ein.

Person kennzeichnen legt niemanden an: Zur Auswahl stehen die Personen, die es bei euch schon gibt. Neue Personen legst du unter Personen an (Personen verwalten).

Denselben Schritt gibt es auf der Seite der Person: Im Reiter Nachweise öffnet Kennzeichen setzen dasselbe Fenster, die Person ist dann schon gewählt. Ein Schalter ist das Kennzeichen bewusst nicht — es hat Folgen, und das Fenster nennt sie: Der Verein braucht von der Person ab dann Führungszeugnis und Kinderschutzschulung, und solange eines fehlt, steht sie rot in der Liste. Auch Kennzeichen entfernen fragt vorher nach und sagt, was dann gilt.

Dein eigenes Kennzeichen kannst du setzen, aber nicht selbst entfernen — auch nicht als Administrator. Ohne Kennzeichen wäre für dich nichts mehr Pflicht; das entscheidet deshalb jemand anderes, der bei euch die Nachweise pflegt. Auf deiner eigenen Seite steht statt des Knopfs, wer das kann. Pflegt sonst niemand die Nachweise, sagt die Seite, wie ihr das löst (Dein eigenes Führungszeugnis).

Die Übersicht zeigt danach jede Person mit einer Ampel und einem Satz:

Ampel	Bedeutet
Vollständig (grün)	Führungszeugnis und Kinderschutzschulung liegen vor
Bald fällig (gelb)	Führungszeugnis und Kinderschutzschulung liegen vor, aber etwas läuft demnächst ab — oder eine Qualifikation (zum Beispiel eine Lizenz) ist schon abgelaufen. Gelb sperrt nichts
Unvollständig (rot)	Führungszeugnis oder Kinderschutzschulung fehlt oder ist abgelaufen

Jede Person zählt in genau einer Kachel; Rot geht vor. Steht bei jemandem zum Beispiel „Bald fällig — Trainer-C-Lizenz abgelaufen“, ist das gelb und kein Fehler: Eine Qualifikation macht nie rot, weil sie das Einreichen einer Abrechnung nie sperrt.

Die Suche über der Liste findet Personen und den Status („Unvollständig“). Nach dem, was fehlt, filterst du mit den Kacheln.

Ein Tipp auf eine der drei Kacheln zeigt genau diese Personen.

Am Handy stehen die Kacheln untereinander, jede Person ist eine Karte.

Der Einsichtsvermerk

Vom Führungszeugnis speichert Klubklar nie eine Kopie — das Gesetz erlaubt dem Verein nur, sich drei Dinge zu merken:

• das Datum des Führungszeugnisses,
• den Tag, an dem der Verein es gesehen hat,
• ob eine Verurteilung darin steht, mit der die Person nicht mit Minderjährigen arbeiten darf.

So geht es: Die Person zeigt dir das Zeugnis im Original. Du trägst die drei Angaben über Einsichtsvermerk eintragen ein und gibst das Zeugnis zurück. Einen Knopf zum Hochladen gibt es an dieser Stelle bewusst nicht.

Ein neuer Vermerk ersetzt den alten; der alte wird nicht aufbewahrt.

Wer den Vermerk sieht und einträgt

Der Einsichtsvermerk hat eine eigene Berechtigung: „Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis“. Administrator und Verwalter haben sie. In einer eigenen Rolle ist sie eine eingerückte Zeile unter „Qualifikationen & Nachweise“ — so kann jemand Lizenzen und Schulungen pflegen, ohne zu erfahren, was in einem Führungszeugnis steht.

Wer die Berechtigung nicht hat, liest beim Führungszeugnis nur „fehlt“, „liegt vor“, „läuft bald ab“ oder „abgelaufen“ — kein Datum und nie, ob eine Verurteilung darin steht. Die Karte nennt, wer den Vermerk eintragen kann.

Dein eigenes Führungszeugnis

Den Einsichtsvermerk zum eigenen Führungszeugnis trägt niemand selbst ein — auch nicht als Administrator. Der Vermerk bedeutet „der Verein hat das Zeugnis gesehen“; sich das selbst zu bestätigen, wäre nichts wert. Auf deiner eigenen Seite fehlen deshalb die Knöpfe zum Eintragen, Ersetzen und Löschen. Stattdessen steht dort, bei wem du dein Führungszeugnis zeigst.

Bist du die einzige Person im Verein, die Einsichtsvermerke eintragen darf, sagt die Karte auch das — und ebenso Meine Nachweise. Dann gibst du einer zweiten Person eine Rolle, zum Beispiel für einen Tag: unter Zugänge & Rollen eine eigene Rolle aus der Vorlage „Nachweise & Führungszeugnis“ anlegen und sie mit Gilt bis vergeben (Rollen & Rechte). Der Knopf Zugänge & Rollen öffnen führt direkt hin. Dieselbe Rolle reicht auch, um dein eigenes Kennzeichen zu entfernen. Deine eigenen Schulungen und Lizenzen lädst du weiter unter Meine Nachweise hoch.

Welche Verurteilungen gemeint sind

Gemeint sind die Straftaten, die § 72a Absatz 1 aufzählt — vor allem Sexualstraftaten, die Verletzung der Fürsorge- oder Erziehungspflicht, die Misshandlung von Schutzbefohlenen und Menschenhandel. Die genaue Liste steht im Gesetzestext. Andere Einträge im Führungszeugnis hält Klubklar nicht fest.

Trägst du im Einsichtsvermerk bei der Verurteilung „Ja“ ein, fragt Klubklar, was mit dem Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ passieren soll. Du hast zwei Antworten:

• Kennzeichen entfernen (vorausgewählt): Die Person arbeitet nicht mit Minderjährigen. Klubklar speichert nichts aus dem Führungszeugnis.
• Kennzeichen behalten: Der Vermerk wird gespeichert. Die Person bleibt als „Unvollständig“ sichtbar. Sperrt euer Verein die Abrechnung bei fehlenden Nachweisen, kann sie keine Abrechnung einreichen.

Wie oft der Verein neu einsieht

Ein Führungszeugnis zeigt nur den Stand von heute. Ein Gesetz, das eine Frist nennt, gibt es nicht; üblich sind fünf Jahre. Das ist der Standard in Klubklar; der Administrator kann in den Einstellungen des Moduls ein bis fünf Jahre wählen. Gezählt wird ab dem Tag, an dem der Verein das Führungszeugnis gesehen hat.

Wann der Vermerk gelöscht wird

Arbeitet die Person nicht mehr mit Minderjährigen — du entfernst das Kennzeichen oder archivierst die Person —, löscht Klubklar den Vermerk drei Monate später von selbst. Das lässt sich nicht abschalten. Ist ein Vermerk gespeichert, fragt Klubklar beim Entfernen des Kennzeichens, ob die Person schon mit Minderjährigen gearbeitet hat: Nie begonnen — Vermerk sofort löschen oder Ja — Vermerk noch 3 Monate behalten. Das Kennzeichen geht mit beiden Antworten. Gefragt wird, wer Einsichtsvermerke eintragen darf; bei allen anderen bleibt der Vermerk die drei Monate.

Wo du das Zeugnis bekommst

Das erweiterte Führungszeugnis beantragst du beim Bürgeramt deiner Gemeinde oder online beim Bundesamt für Justiz. Dafür brauchst du ein Schreiben deines Vereins, das bestätigt, wofür du das Zeugnis brauchst. Für eine ehrenamtliche Tätigkeit kannst du dich von der Gebühr befreien lassen — frag in deinem Verein nach dem Schreiben dazu.

Das Zeugnis kommt per Post zu dir. Zeig es im Original einer Person, die bei euch den Einsichtsvermerk eintragen darf — das sind nicht unbedingt alle, die Nachweise pflegen. Wer es bei euch ist, steht mit Namen unter Meine Nachweise.

Kinderschutzschulung, Qualifikationen und Fortbildungen

Zur Kinderschutzschulung gehört das Datum, an dem sie stattfand, und auf Wunsch ein „Gültig bis“ sowie die Bescheinigung als Foto oder PDF.

Unter Qualifikationen und Fortbildungen stehen Lizenzen, Ausbildungen, Lehrgänge und Fortbildungen — zum Beispiel eine Trainer-C-Lizenz, „Erste Hilfe“ oder eine Fortbildung beim Verband. Jeder Eintrag ist eine Qualifikation mit einer Bezeichnung: Beim Tippen schlägt Klubklar gängige Bezeichnungen vor, eine eigene geht immer — so trägst du auch eine Fortbildung ein. Eine Qualifikation mit „Gültig bis“ erscheint vor dem Ablauf unter Läuft ab; das Einreichen einer Abrechnung sperrt sie nie.

Eine Qualifikation braucht das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ nicht. Du trägst sie auf der Seite der Person ein: Personen → Person öffnen → Reiter Nachweise → Qualifikation hinzufügen. Wer welche Qualifikation hat, zeigt der Reiter Qualifikationen und Fortbildungen auf der Seite Nachweise — für alle Personen, mit „Gültig bis“.

Dateien: PDF, JPG oder PNG, höchstens 10 MB. Am Handy öffnet Foto aufnehmen direkt die Kamera.

Änderst du einen Nachweis über Aktualisieren, bleibt der bisherige Stand unter Frühere Fassungen stehen — mit dem Namen, wer ihn erfasst hat, und dem Tag, an dem er ersetzt wurde.

Läuft ab

Der Reiter Läuft ab auf der Seite Nachweise listet jeden Nachweis, der in den nächsten 60 Tagen abläuft oder schon abgelaufen ist — mit einem ganzen Satz je Zeile („Führungszeugnis läuft am 12.03.2027 ab“). Die 60 Tage sind der Standard; der Administrator kann sie in den Einstellungen des Moduls auf 14 bis 180 Tage ändern.

Erinnerungen

Niemand muss die Liste Läuft ab von sich aus öffnen: Klubklar prüft jeden Morgen, was fällig wird, und erinnert

• alle, die Nachweise pflegen (standardmäßig Administrator und Verwalter), und
• die Person selbst, wenn sie einen Zugang hat.

Geht es um ein Führungszeugnis, bekommen die Erinnerung nur die, die den Einsichtsvermerk eintragen dürfen — und die Person selbst.

Die Erinnerung kommt einmal 60 Tage vor dem Ablauf (oder so viele Tage vorher, wie in den Einstellungen des Moduls steht) und ein zweites Mal, wenn der Nachweis abgelaufen ist — nicht jeden Tag neu. Sie steht in der Glocke und kommt per E-Mail. Jede Erinnerung sagt in einem ganzen Satz, was zu tun ist, und führt mit einem Tipp an die richtige Stelle: zur Seite der Person bzw. zu Meine Nachweise.

Die E-Mail ist für alle Konten von Anfang an eingeschaltet — auch für die Hinweise, dass ein Nachweis eingereicht, bestätigt oder abgelehnt wurde. Wer sie nicht möchte, schaltet sie unter Mein Konto → Benachrichtigungen in der Zeile „Nachweise“ aus; die Glocke bleibt.

Ein Nachweis, der ganz fehlt, hat kein Datum und wird deshalb nicht erinnert. Er steht rot in der Übersicht.

Keine Erinnerungen gibt es, solange bei euch der Testmodus läuft, und solange Klubklar für euren Verein gesperrt ist (zum Beispiel nach dem Ende der kostenlosen Zeit ohne Buchung). Es geht dabei nichts verloren: Was inzwischen fällig geworden ist, kommt am Morgen danach.

Fehlt ein Nachweis: Hinweis oder Sperre bei der Vergütung

Nutzt euer Verein auch das Modul Vergütungen, fällt ein fehlender Nachweis beim Abrechnen auf: Steht die Ampel einer Person auf Unvollständig — das Führungszeugnis oder die Kinderschutzschulung fehlt oder ist abgelaufen —, weist Klubklar darauf hin. Ob daraus eine Sperre wird, entscheidet euer Verein.

Der Standard: ein Hinweis

Die Person erfährt es, bevor sie einen Monat ausfüllt: Auf der Übersicht, auf der Seite Vergütungen, oben im Formular und unter Meine Nachweise steht derselbe Satz, zum Beispiel:

Dir fehlt das Führungszeugnis. Einreichen kannst du trotzdem. Melde dich bei Sabine Voss.

Ist etwas abgelaufen, steht dort „Deine Kinderschutzschulung ist abgelaufen.“ Der Hinweis nennt also immer, was fehlt und wer es lösen kann, und Meine Nachweise öffnen führt direkt hin. Einreichen geht wie gewohnt. Wer die Abrechnung freigibt, sieht den Hinweis ebenfalls — als Karte über der Entscheidung (Der Hinweis bei der Freigabe).

Die Sperre einschalten

Soll ohne vollständige Nachweise niemand mehr abrechnen können, schaltet der Administrator das ein:

1. Einstellungen des Moduls öffnen.
2. In der Karte Abrechnung sperren, wenn Nachweise fehlen den Schalter einschalten.
3. Unter Gilt ab den Tag wählen, ab dem gesperrt wird, und Änderungen speichern.

Die Einstellung im Demoverein: Der Schalter ist eingeschaltet, darunter steht der Tag, ab dem gesperrt wird.

Der Tag ist eure Übergangsfrist — ohne ihn lässt sich die Einstellung nicht speichern. Das hilft vor allem am Anfang: Wer das Modul neu einschaltet und viele Personen kennzeichnet, gibt allen Zeit, ihre Nachweise nachzureichen.

• Bis zu dem Tag bleibt es beim Hinweis. Er nennt den Tag: „Ab dem 01.01.2027 kannst du ohne vollständige Nachweise keine Abrechnung mehr einreichen.“

• Ab dem Tag steht dort stattdessen:

  Du kannst gerade keine Abrechnung einreichen: Dir fehlt das Führungszeugnis. Melde dich bei Sabine Voss.

  Einreichen meldet dann, dass es gerade nicht geht; Als Entwurf speichern geht weiterhin. Sobald die Nachweise vollständig sind, lässt sich sofort einreichen — nichts muss neu angelegt werden.

• Ausschalten hebt die Sperre sofort auf. Der Tag bleibt gespeichert, falls ihr sie später wieder einschaltet.

• Jede Änderung der Einstellung steht im Aktivitätsprotokoll.

• Die Sperre ändert sich nur, wenn jemand sie ändert: Speichert der Administrator eine andere Einstellung des Moduls, bleiben Schalter und Tag, wie sie sind.

So sieht es nur aus, wenn euer Verein die Sperre eingeschaltet hat und ihr Tag erreicht ist. Der Satz steht über der Liste — bevor jemand einen ganzen Monat ausfüllt.

Gut zu wissen

• Hinweis und Sperre betreffen nur die Abrechnung der Vergütung. Auslagen, Fahrt- und Reisekosten reicht die Person ein wie immer.
• Was schon eingereicht, genehmigt oder ausgezahlt ist, bleibt, wie es ist.
• Eine abgelaufene Qualifikation (zum Beispiel eine Lizenz) sperrt nie und löst auch keinen Hinweis beim Einreichen aus.
• Für Personen ohne das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ ändert sich nichts.
• Der Hinweis selbst lässt sich nicht abschalten.
• Bist du die einzige Person, die bei euch Einsichtsvermerke eintragen darf, und dir fehlt selbst das Führungszeugnis, nennt der Hinweis keinen Namen — er sagt, wie ihr das löst (Dein eigenes Führungszeugnis).

Der Hinweis bei der Freigabe

Wartet eine Abrechnung auf ihre Freigabe und die Nachweise der Person sind nicht vollständig, sieht die Person, die entscheidet, über der Entscheidung eine Karte — mit dem Namen, was fehlt oder abgelaufen ist und bei wem sie nachfragen kann. Die Karte hat zwei Namen:

• „Nachweis abgelaufen“, wenn ein Nachweis abgelaufen ist — meist, während die Abrechnung schon wartete.
• „Nachweise unvollständig“, wenn ein Nachweis ganz fehlt. Das kommt vor, wenn euer Verein nicht sperrt und die Person trotz des Hinweises eingereicht hat — oder wenn sie das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ erst bekommen hat, als ihre Abrechnung schon eingereicht war.

Beides ist ein Hinweis, keine Sperre: Genehmigen und Ablehnen gehen weiterhin, die Entscheidung bleibt bei euch. Die Karte sieht, wer die offene Stufe dieser Abrechnung entscheidet — egal mit welcher Rolle, also auch eine Abteilungsleitung. Wer die Abrechnung nur lesen darf, sieht die Karte nicht. Pflegst du selbst Nachweise, steht dein eigener Name nicht unter denen, bei denen du nachfragen kannst.

Kerstin Ahrens gibt die Abrechnung von Timo Falk frei: Die Karte sagt, was abgelaufen ist und bei wem sie nachfragen kann.

Nachweise selbst hochladen

Jede Person mit Zugang findet im Menü Meine Nachweise. Dort lädt sie ihre Schulungsbescheinigung und ihre Lizenzen selbst hoch — als Foto oder PDF, über Nachweis hochladen in der jeweiligen Karte. Der Nachweis steht dann auf „Zur Prüfung eingereicht“ und zählt, sobald ihn jemand bestätigt hat, der die Nachweise pflegt.

„Meine Nachweise“ sagt oben in einem Satz, ob alles vorliegt, und darunter, an wen du dich wendest.

• Bestätigen oder ablehnen: Auf der Seite Nachweise steht oben, was auf eine Prüfung wartet. Wer ablehnt, schreibt eine Begründung (nur dann ist sie nötig); die Person liest sie und kann noch einmal hochladen.
• Erneuern: Lädt die Person einen neuen Nachweis hoch, gilt der bisherige weiter, bis der neue bestätigt ist.
• Führungszeugnis: Das lädt niemand hoch. Unter Meine Nachweise steht nur, ob es fehlt, vorliegt, bald abläuft oder abgelaufen ist — und wem die Person es zeigt.
• Kann ich noch abrechnen? Rechnest du Vergütungen ab und dir fehlt ein Nachweis, steht unter der Ampel derselbe Satz wie auf der Seite Vergütungen: ob du trotzdem einreichen kannst, ab wann nicht mehr, oder dass es gerade nicht geht.
• Über „Mein Konto“: Im Reiter Profil steht die Karte Meine Nachweise mit dem aktuellen Stand; Meine Nachweise öffnen führt auf die Seite.

Wenn du selbst die Nachweise pflegst

Meine Nachweise ist auch für dich der Ort für deine eigenen Bescheinigungen und Lizenzen. Weil du Nachweise pflegen darfst, zählt dein Nachweis sofort — du müsstest ihn dir sonst selbst bestätigen. Deshalb heißt der Knopf im Formular bei dir Speichern statt Zur Prüfung einreichen, und niemand bekommt eine Benachrichtigung. Die Datei bleibt Pflicht: Sie ist der Beleg, den später jemand nachsehen kann.

Für dein Führungszeugnis gilt das nicht: Den Einsichtsvermerk trägt immer jemand anderes ein (Dein eigenes Führungszeugnis).

Wer was sieht

Wer	Sieht und darf
Administrator, Verwalter	Alle Nachweise, auch den Einsichtsvermerk; eintragen, hochladen, bestätigen — den Einsichtsvermerk zum eigenen Führungszeugnis trägt niemand selbst ein
Eigene Rolle mit „Qualifikationen & Nachweise“, aber ohne „Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis“	Schulungen, Lizenzen und ihre Dateien; vom Führungszeugnis nur „fehlt“, „liegt vor“, „läuft bald ab“ oder „abgelaufen“
Wer eine Abrechnung freigibt	Nur bei dieser Freigabe die Karte „Nachweis abgelaufen“ bzw. „Nachweise unvollständig“ — nicht die Seite Nachweise, nicht den Einsichtsvermerk und keine Dateien. Das gilt für jede Rolle, auch für Finanzverwalter und Abteilungsleitung
Finanzverwalter, Kassenprüfer	Sehen weder die Seite Nachweise noch die Nachweise anderer — nur die eigenen. Der Kassenprüfer liest aber das Aktivitätsprotokoll (nächste Zeile)
Wer das Aktivitätsprotokoll liest (Administrator, Kassenprüfer)	Dort steht, was an den Nachweisen einer Person geändert wurde: bei Schulungen und Qualifikationen mit Namen, Bezeichnung und „gültig bis“, bei einer Ablehnung mit dem Grund, beim Kennzeichen mit „Nein → Ja“. Wird eine Datei hochgeladen, steht dort „Unterlage abgelegt“ mit Bezeichnung und Person — nie die Datei selbst und nicht ihr Dateiname. Vom Einsichtsvermerk steht dort höchstens, dass er eingetragen, ersetzt oder gelöscht wurde, nie sein Inhalt — und auch das nur für die, die den Vermerk sehen dürfen; der Kassenprüfer sieht diese Einträge nicht, und auch nicht, wenn ein Kennzeichen beim Eintragen eines Vermerks entfernt wurde (Aktivitätsprotokoll)
Die Person selbst	Ihre eigenen Nachweise; beim Führungszeugnis nur „fehlt“, „liegt vor“, „läuft bald ab“ oder „abgelaufen“

Mit eigenen Rollen lässt sich das anders zuschneiden: Die Berechtigung heißt Qualifikationen & Nachweise, mit dem Unterpunkt Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis. Sie gilt immer für den ganzen Verein, nie nur für einen Bereich, und braucht daneben Personen: Lesen — die Nachweise stehen auf der Seite der Person, und ohne diese Berechtigung lässt sich keine Person öffnen. Klubklar weist beim Anlegen der Rolle darauf hin. Für die Jugendleitung oder eine Kinderschutzbeauftragte gibt es die fertige Vorlage „Nachweise & Führungszeugnis“.

Einstellungen des Moduls

Die Einstellungen öffnet der Administrator über das Zahnrad neben Person kennzeichnen auf der Seite Nachweise — oder unter Einstellungen → Module über Einstellungen auf der Karte des Moduls. Ändern kann sie nur der Administrator; wer Nachweise pflegt, sieht sie. Dort stehen vier Dinge:

• Wie oft der Verein das Führungszeugnis neu einsieht: alle 5 Jahre (möglich sind 1 bis 5 Jahre).
• Hinweis vor dem Ablauf: 60 Tage vorher (möglich sind 14 bis 180 Tage).
• Abrechnung sperren, wenn Nachweise fehlen: am Anfang ausgeschaltet — Klubklar gibt nur einen Hinweis. Eingeschaltet gehört der Tag Gilt ab dazu (Die Sperre einschalten).
• Fortbildungsportale: am Anfang leer. Tragt hier bis zu fünf Links ein, unter denen eure Leute eine Kinderschutzschulung buchen können — jeden mit einem Namen (zum Beispiel „Landessportbund Hessen“) und der Adresse, die mit https:// beginnt. Die Links stehen dann untereinander in der Karte Kinderschutzschulung bei allen, die eine Schulung brauchen: Sie haben noch keine bestätigte, ihre ist abgelaufen oder sie läuft bald ab (ab dem Hinweis vor dem Ablauf, den ihr oben einstellt). Mit Entfernen nehmt ihr einen Link wieder heraus.

Im Testmodus

Läuft bei euch der Testmodus, gilt für Nachweise dasselbe wie für Belege:

• Was ihr im Testmodus eintragt oder hochladet — Kennzeichen, Einsichtsvermerk, Schulungen, Qualifikationen —, ist Testdaten und wird beim Beenden gelöscht. Echte Bescheinigungen legt ihr danach noch einmal ab.
• Nachweise von vorher sind eingefroren: lesbar, aber nicht änderbar, bis der Testmodus beendet ist.
• Erinnerungen ruhen, solange der Testmodus läuft — für Nachweise von vorher und für Testdaten. Was fällig ist, kommt am Morgen nach dem Beenden.

Speicher

Die Dateien der Nachweise zählen zum Speicher eures Vereins und stehen in der Karte Speicher unter Unterlagen als eigene Zeile. Das Modul bringt keinen zusätzlichen Speicher mit — es sind wenige Dateien je Person (Unterlagen & Speicher).

Datenschutz: was euer Verein wissen sollte

Nachweise sagen viel über einen Menschen. Deshalb ist das Modul sparsam gebaut:

• Führungszeugnis: Klubklar speichert nur den Einsichtsvermerk mit drei Angaben, nie eine Kopie und keinen weiteren Inhalt des Zeugnisses. Mehr erlaubt § 72a Absatz 5 des Achten Sozialgesetzbuchs einem Verein nicht. Ins Aktivitätsprotokoll kommt nur, dass ein Vermerk eingetragen oder gelöscht wurde — nicht, was darin steht.
• Löschen: Den Vermerk löscht Klubklar drei Monate nach dem Ende der Tätigkeit von selbst. Bescheinigungen und Lizenzen einer Person löscht Klubklar drei Jahre, nachdem ihr sie archiviert habt. Beides lässt sich nicht abschalten.
• Wer es sieht: Nur wer die Berechtigung Qualifikationen & Nachweise hat, siehe Wer was sieht. Alle anderen erfahren höchstens, dass ein Nachweis fehlt — nie den Grund.
• Wer verantwortlich ist: Euer Verein entscheidet, von wem er Nachweise verlangt, und ist für diese Daten verantwortlich. Die Technikbude, die Klubklar betreibt, verarbeitet sie in eurem Auftrag; die Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, den ihr bei der Registrierung geschlossen habt. Die Daten liegen in Deutschland, siehe Sicherheit & Datenschutz.

Nehmt die Nachweise in euer Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf (die Liste, in der ein Verein festhält, welche persönlichen Daten er wofür speichert), wenn euer Verein eines führt, und sagt euren Leuten, wer die Nachweise sieht. Eine Rechtsberatung ersetzt diese Seite nicht.