Einladen, Zugänge & Vertretungen
Klubklar trennt drei Dinge sauber: die Person (ein Mensch im Verein), die Mitgliedschaft (kommt mit dem Mitglieder-Modul) und das Benutzerkonto (der Login). Eine Person kann ohne Konto existieren, etwa für die reine Personen-Kartei, und bekommt erst durch eine Einladung Zugang. Wie ihr Personen anlegt und pflegt, steht unter Personen verwalten.
Die Personenliste der SG Ahornstetten mit Rollen und Funktionen in der
Vereinsstruktur.
Einladen
Unter Einstellungen → Zugänge & Rollen → Person einladen (oder direkt an der Person) erzeugt ihr einen Einladungslink mit einer Grundrolle. Den Link könnt ihr per Klubklar-Mail verschicken oder selbst weitergeben (WhatsApp, ausgedruckt …). Er ist 14 Tage gültig und lässt sich nur einmal verwenden.
Bis zur Annahme verschickt Klubklar keinerlei Benachrichtigungen an die Person. Einladen darf, wer das Recht „Zugänge & Rollen“ hat, standardmäßig der Administrator.
Welche Rolle die richtige ist, eine Abteilungsleitung oder einen Kassenprüfer einrichten: siehe Rollen & Rechte.
Rollen später ändern
Hat die Person ihren Zugang, ändert ihr ihre Rollen über Rollen ändern — an drei Stellen, immer mit demselben Fenster: unter Personen im ⋯-Menü der Person, auf der Seite der Person in der Karte Zugang und unter Einstellungen → Zugänge & Rollen im ⋯-Menü. Dort wechselt ihr die Grundrolle, gebt weitere Rollen dazu (auch befristet) und nehmt sie wieder weg (so geht es).
Zugang sperren oder entziehen
Unter Zugänge & Rollen oder unter Personen im ⋯-Menü der Person (unter Personen heißen die Einträge Zugang sperren und Zugang entsperren):
- Sperren — die Anmeldung ruht, alles bleibt, wie es ist. Entsperren macht es rückgängig.
- Zugang entziehen — die Anmeldung ist weg. Die Person und ihre Vorgänge bleiben erhalten; eine neue Einladung ist jederzeit möglich.
Vertretung für Freigaben festlegen
Wer Freigaben entscheidet — als Leitung eines Bereichs oder namentlich in einem Prozess — sollte eine Vertretung haben. Sonst wandert jeder Beleg, den die Person nicht entscheiden kann (eigener Beleg, Urlaub), gleich eine Ebene nach oben zum Vorstand. Die Vertretung legt der Verein fest, nicht die Person selbst: Wer das Recht „Freigabeprozesse“ hat (standardmäßig der Administrator), öffnet die Person unter Personen und findet dort die Karte Vertretung bei Freigaben. Sie erscheint nur bei Personen, die überhaupt freigeben können.
Wer betroffen ist, seht ihr auf einen Blick: In der Personenliste tragen alle, die in Freigabeketten landen können, das Badge „prüft“ — wer noch keine Vertretung hat, „prüft · ohne Vertretung“; danach lässt sich auch filtern. Die Personen-Seite erklärt direkt über der Vertretungs-Karte, warum jemand prüft (Rolle, Leitung eines Bereichs oder namentlich in einem Prozess), und die Baum-Ansicht der Freigabeprozesse warnt am Ast, wenn eine Prüfkette auf jemandem ohne Vertretung ruht.
Kerstin Ahrens, Leitung Fußball: erste Vertretung Timo Falk, zweite
Vertretung Marlene Berg.
So tragt ihr sie ein:
- Festlegen (später: Ändern) in der Karte klicken.
- Erste Vertretung wählen — die Suche findet jede aktive Person im Verein.
- Optional eine Zweite Vertretung wählen. Sie kommt nur dran, wenn auch die erste nicht kann.
- Speichern.
Eingabe: zwei Vertretungen in fester Reihenfolge. Die Reihenfolge zählt —
Klubklar fragt die 1. Vertretung, bevor es die 2. versucht.
Die Reihenfolge ist die Rangfolge: Kann Kerstin Ahrens nicht entscheiden, bekommt Timo Falk den Beleg; kann auch er nicht (etwa weil er ihn selbst eingereicht hat), Marlene Berg. Erst danach steigt die Freigabe in der Vereinsstruktur eine Ebene auf. Wer als Vertretung einen Beleg bekommt, sieht den Grund direkt in der Freigabe-Karte — mehr dazu unter Freigaben verstehen.
Tipp: Legt Vertretungen gleich beim Einrichten der Bereiche an, nicht erst vor dem Sommerurlaub. Am besten eignet sich jemand aus demselben Bereich, der das Budget kennt — der Vorstand darüber ist ohnehin die nächste Stufe, wenn niemand mehr übrig ist.