Personen, Zugänge & Rollen
Klubklar trennt drei Dinge sauber: die Person (ein Mensch im Verein), die Mitgliedschaft (kommt mit dem Mitglieder-Modul) und das Benutzerkonto (der Login). Eine Person kann ohne Konto existieren, etwa für die reine Personen-Kartei, und bekommt erst durch eine Einladung Zugang.
Die Personenliste der SG Ahornstetten mit Rollen und Funktionen in der
Vereinsstruktur.
Die vier Rollen
| Rolle | Darf … |
|---|---|
| Mitglied | eigene Auslagen und Abrechnungen einreichen, eigene Daten pflegen |
| Verwalter | zusätzlich Eingangsrechnungen erfassen (Geschäftsstelle), gibt aber nichts frei |
| Finanzverwalter | zusätzlich freigeben, Auszahlungen fahren, Personen verwalten |
| Administrator | alles, also auch Module, Zugänge, Freigabeprozesse und Vereinsdaten |
Rollen beschreiben, was jemand darf, nicht welches Amt er bekleidet. „Kassenwart“ ist ein Amt in der Vereinsstruktur; die technische Rolle dazu ist meist Finanzverwalter.
Wichtig fürs Vier-Augen-Prinzip: Auch eine Bereichsleitung mit Rolle „Mitglied“ kann Freigaben entscheiden, wenn ein Prozess sie über die Vereinsstruktur oder namentlich als Prüferin vorsieht. Die Freigabe-Engine schaut sich jede Stufe einzeln an.
Einladen
Unter Einstellungen → Zugänge & Rollen (oder direkt an der Person) erzeugt ihr einen Einladungslink mit Rolle. Den Link könnt ihr per Klubklar-Mail verschicken oder selbst weitergeben (WhatsApp, ausgedruckt …). Er ist 14 Tage gültig und lässt sich nur einmal verwenden.
Bis zur Annahme verschickt Klubklar keinerlei Benachrichtigungen an die Person. Zugänge lassen sich jederzeit sperren oder entziehen, die Person und ihre Vorgänge bleiben dabei erhalten.
Vertretung für Freigaben festlegen
Wer Freigaben entscheidet — als Leitung eines Bereichs oder namentlich in einem Prozess — sollte eine Vertretung haben. Sonst wandert jeder Beleg, den die Person nicht entscheiden kann (eigener Beleg, Urlaub), gleich eine Ebene nach oben zum Vorstand. Die Vertretung legt der Verein fest, nicht die Person selbst: Ein Administrator öffnet die Person unter Personen und findet dort die Karte Vertretung bei Freigaben. Sie erscheint nur bei Personen, die überhaupt freigeben können.
Kerstin Ahrens, Leitung Fußball: erste Vertretung Timo Falk, zweite
Vertretung Marlene Berg.
So tragt ihr sie ein:
- Festlegen (später: Ändern) in der Karte klicken.
- Erste Vertretung wählen — die Suche findet jede aktive Person im Verein.
- Optional eine Zweite Vertretung wählen. Sie kommt nur dran, wenn auch die erste nicht kann.
- Speichern.
Eingabe: zwei Vertretungen in fester Reihenfolge. Die Reihenfolge zählt —
Klubklar fragt die 1. Vertretung, bevor es die 2. versucht.
Die Reihenfolge ist die Rangfolge: Kann Kerstin Ahrens nicht entscheiden, bekommt Timo Falk den Beleg; kann auch er nicht (etwa weil er ihn selbst eingereicht hat), Marlene Berg. Erst danach steigt die Freigabe in der Vereinsstruktur eine Ebene auf. Wer als Vertretung einen Beleg bekommt, sieht den Grund direkt in der Freigabe-Karte — mehr dazu unter Freigaben verstehen.
Tipp: Legt Vertretungen gleich beim Einrichten der Bereiche an, nicht erst vor dem Sommerurlaub. Am besten eignet sich jemand aus demselben Bereich, der das Budget kennt — der Vorstand darüber ist ohnehin die nächste Stufe, wenn niemand mehr übrig ist.