Erste Schritte

Registrierung & Anmeldung ohne Passwort

Verein registrieren, in sechs kleinen Schritten

Auf app.klubklar.de wählt ihr „Neuen Verein anlegen“. Statt eines langen Formulars führt Klubklar euch in kleinen Schritten durch. Die ersten 30 Tage sind kostenlos, ganz ohne Zahlungsdaten.

Schritt 1: Vereinsregisterauszug zur Hand? Wenn ja, ladet ihn gleich hoch, dann liest Klubklar Vereinsname und Rechtsform daraus aus. Ohne Auszug geht es genauso weiter, ihr tippt den Namen dann selbst.

Schritt 2: Wer bist du? Steht der Vorstand im Auszug, wählst du dich einfach aus der Liste. Dein Name wird übernommen, und die übrigen Vorstandsmitglieder legt Klubklar auf Wunsch gleich als Personen an.

Schritt 3: Euer Verein und du. Vereinsname (oft schon ausgefüllt), dein Name und deine E-Mail-Adresse. Letztere wird dein Zugang.

Schritt 4: Wie wollt ihr starten? Hier entscheidet ihr bewusst: Erst ausprobieren im Testmodus (empfohlen: Belege hochladen, freigeben, auszahlen, ohne dass etwas verbindlich wird) oder direkt mit echten Belegen. Dazu wählt ihr, ob Beispieldaten (siehe unten) mit angelegt werden, und könnt einen Gutscheincode aus einer Aktion einlösen.

Schritt 5: Alles beisammen? Eine kurze Zusammenfassung, dann stimmt ihr den Nutzungsbedingungen und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) digital zu (beides ist jederzeit auf der Website nachlesbar).

Schritt 6: E-Mail bestätigen. Klubklar schickt einen 6-stelligen Code an die angegebene Adresse. Erst wenn du ihn eingibst, werden Verein und Zugang angelegt. So kann ein Tippfehler in der Adresse keinen Verein erzeugen, in den niemand hineinkommt.

Du hast unter dieser Adresse schon ein Klubklar-Konto? Dann kommt kein Code, sondern die E-Mail „Du hast schon ein Klubklar-Konto — melde dich an“. Wähle auf der Seite mit dem Codefeld „Ich habe schon ein Konto — anmelden“: Du bekommst einen Anmelde-Code, deine Eingaben bleiben erhalten, und der neue Verein wird zu deinem bestehenden Konto hinzugefügt. Die Seite selbst sagt nicht, ob es zu einer Adresse ein Konto gibt — das erfährt nur, wer das Postfach lesen kann.

Der Vereinsregisterauszug: Nachweis und Abkürzung in einem

Klubklar ist für Vereine und gemeinnützige Organisationen gebaut, nicht für Unternehmen. Deshalb gehört zur verbindlichen Buchung ein Nachweis; zum Testen braucht ihr ihn noch nicht. Ihr gebt ihn bei der Registrierung mit (Schritt 1) oder ladet ihn später unter Einstellungen → Verein hoch:

• Eingetragener Verein (e. V.): der Vereinsregisterauszug, kostenlos über das gemeinsame Registerportal handelsregister.de: „Normale Suche“ → Registerart „VR“ (dort ist auch das Vereinsregister zu Hause) → Verein suchen → Dokument „AD“ (aktueller Ausdruck) als PDF speichern.
• gGmbH oder gemeinnützige Stiftung: der Freistellungsbescheid vom Finanzamt (bzw. der Feststellungsbescheid nach § 60a AO). Ein Handelsregisterauszug belegt keine Gemeinnützigkeit.
• Nicht eingetragener Verein: auch hier der Freistellungsbescheid, denn das Finanzamt erkennt nicht eingetragene Vereine genauso als gemeinnützig an. Liegt noch keiner vor, reicht zunächst die Satzung.

Auf der Verein-Seite liest Klubklar den gespeicherten Auszug jederzeit erneut aus („Daten auslesen“) und schlägt Vereinsname, Registernummer, Sitz und Vorstand zur Übernahme vor. Ohne eure Bestätigung wird nichts übernommen.

Beispieldaten: ausprobieren ohne Risiko

Mit Beispieldaten starten heißt: ein kleiner Beispiel-Verein zum gefahrlosen Anklicken — drei Beispiel-Personen, ein Vorstand, die Bereiche Fußball und Turnen mit je einer Leitung, eine Freigaberegel („die Bereichsleitung prüft zuerst, ab 250 € zusätzlich die Kasse“) und Vorgänge in jedem Status. Zwei davon warten gerade auf eine Freigabe, einer läuft über beide Stufen — so seht ihr am ersten Abend, wie ein Beleg durch euren Verein wandert. Sobald ihr echte Daten erfasst, entfernt ihr das alles unter Einstellungen → Verein mit einem Klick. Eure eigenen Daten bleiben dabei unberührt.

Ihr dürft die Beispiele auch einfach weiterverwenden: Benennt ihr „Fußball (Beispiel)“ in „Fußball“ um oder gebt der Beispiel-Regel einen eigenen Namen, gelten sie ab dann als eure — beim Entfernen der Beispieldaten und beim Beenden des Testmodus bleiben sie stehen. Die drei Beispiel-Personen gehen dabei — außer eine hat inzwischen einen Zugang oder einen Vorgang mit Beleg oder Auszahlung, dann bleibt sie und Klubklar sagt es euch. Sie gehört ab dann zu eurem Verein wie jede andere Person; ihr findet sie unter „Personen“. Ein umbenannter Bereich braucht danach also eine echte Leitung.

Anmelden, ganz ohne Passwort

Klubklar kennt keine Passwörter. Zum Anmelden gibst du deine E-Mail-Adresse ein und bekommst einen 6-stelligen Code gemailt (10 Minuten gültig, einmal verwendbar). Kein Passwort, das vergessen, aufgeschrieben oder gestohlen werden kann.

Forderst du kurz hintereinander mehrere Codes an, schickt Klubklar nicht jedes Mal einen neuen. Die Anmeldeseite sagt das dann: Nimm den neuesten Code aus deinem Postfach und schau auch im Spam-Ordner nach. Nach fünf Codes in zehn Minuten macht Klubklar eine kurze Pause — die Seite sagt dir, in wie vielen Minuten du einen neuen bekommst.

Der Code wird nicht angenommen

Die Anmeldeseite sagt dann immer denselben Satz: „Der Code stimmt nicht oder gilt nicht mehr. Fordere bitte einen neuen Code an.“ Den Grund nennt sie mit Absicht nicht — sonst könnte jeder an der Antwort ablesen, ob eine fremde Adresse ein Klubklar-Konto hat. Meist ist es einer von diesen:

• Vertippt oder die Ziffern einer älteren E-Mail genommen. Es gilt immer nur der Code aus der neuesten E-Mail.
• Älter als zehn Minuten. Fordere einen neuen an.
• Fünfmal falsch eingegeben. Dann ist dieser eine Code verbraucht, auch wenn du ihn beim sechsten Mal richtig eintippst. Fordere einen neuen an.
• Schon benutzt. Jeder Code meldet genau einmal an.

Zwanzig falsche Codes hintereinander: Dann nimmt dein Konto eine Stunde lang keinen Code aus einer E-Mail an — auch keinen richtigen. So kann niemand deinen Code durch Ausprobieren erraten. Du bekommst dazu die E-Mail „Anmeldung mit Code bis … Uhr gesperrt“; sie nennt die Uhrzeit, ab der es wieder geht. Forderst du vorher einen Code an, kommt statt des Codes diese Auskunft noch einmal — in den ersten Minuten nach den vielen Versuchen kommt allerdings gar keine E-Mail, weil Klubklar dann für jede Adresse eine kurze Pause macht. Die Anmeldeseite selbst sagt nie, dass ein Konto gesperrt ist: Sonst könnte jeder ausprobieren, welche Adressen es bei Klubklar gibt. Maßgeblich ist die Uhrzeit aus der E-Mail. Wo du schon angemeldet bist, bleibst du angemeldet. Warst du es nicht selbst, musst du nichts tun: Die Sperre hält den auf, der es versucht hat. Passiert das öfter, schreib uns an kontakt@klubklar.de — und schalte die Zwei-Faktor-Anmeldung ein: Dann reicht ein erratener Code allein nicht mehr.

„Klubklar ist gerade nicht erreichbar“

Steht das auf dem Bildschirm, hat Klubklar auf die Frage „wer ist angemeldet?“ nicht geantwortet — eine kurze Störung oder keine Verbindung. Du bist weiter angemeldet und brauchst keinen neuen Code: Warte einen Moment und tippe auf Noch einmal versuchen; dann geht es auf der Seite weiter, die du öffnen wolltest. Hält es an, steht unter Updates & Wartungsfenster, was du tun kannst.

Wer Geld freigibt, sichert sich doppelt ab

Unter Mein Konto → Konto & Sicherheit schaltest du die Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App ein. Zum Einschalten bestätigst du zuerst einen Code per E-Mail, dann verbindest du die App. Wer Freigaben entscheidet oder Auszahlungen fährt, sollte das unbedingt tun. Die Übersicht erinnert die entsprechenden Rollen von sich aus daran. Schritt für Schritt: Mein Konto & Sicherheit.

Eingeladen statt registriert?

Wenn dein Verein Klubklar schon nutzt, brauchst du keine Registrierung: Du bekommst einen Einladungslink (per E-Mail oder direkt überreicht), nimmst ihn an und bist drin, mit der Rolle, die dein Verein dir gegeben hat. Ein Konto kann übrigens in mehreren Vereinen aktiv sein und wechselt mit einem Klick.

Noch einen Verein anlegen

Du betreust mehrere Vereine? Über den Vereins-Wechsler (Klick auf den Vereinsnamen oben) findest du „Neuen Verein anlegen“. Es ist derselbe geführte Ablauf, nur ohne E-Mail-Schritt, denn dein Konto bleibt dein Zugang. Jeder Verein bekommt eigene 30 kostenlose Tage, eigene Zustimmungen und eigene Abrechnung. Mit einem Konto lassen sich höchstens fünf Vereine am Tag anlegen; brauchst du mehr, schreib uns.