Zugänge, Rollen & Rechte

Das Aktivitätsprotokoll

Unter Einstellungen → Aktivitätsprotokoll steht, wer wann was getan hat — unveränderlich mitgeschrieben. Niemand kann Einträge ändern oder löschen, auch kein Administrator. Lesen darf es, wer das Recht „Aktivitätsprotokoll“ hat: der Administrator und der Kassenprüfer.

Jeder Eintrag: die Aktion, darunter was genau passiert ist, wer es war und wann.

Was drinsteht

Jeder Eintrag nennt die Aktion und darunter in einem Satz, was genau passiert ist, zum Beispiel:

• Weitere Rolle vergeben: Kassenprüfer für kalle@verein.example bis 31.03.2027
• Struktur-Zuordnung geändert: Anna Adler bei Fußball: Mitglied → Leitung — Anna Adler bekommt Abteilungsleitung für Fußball
• Betrag bei Genehmigung angepasst: „Bälle“ von Bob Berg: 42,50 € → 40,00 €
• Auszahlung (SEPA) erstellt: 3 Überweisungen, 123,45 €
• Vorgang eingereicht: „Bälle“ von Bob Berg · 42,50 € · Richtigkeit versichert

Aufgeschrieben werden unter anderem:

• Vorgänge: eingereicht, zurückgezogen, genehmigt, gekürzt, abgelehnt, ausgezahlt; „Eingangsrechnung erfasst“; Rückfragen und Zweitmeinungen, übertragene Prüfungen, Auszahlungen.
• Gast-Abrechnungen: Gast eingeladen, erinnert, Einladung zurückgezogen — auch, wenn ein Link nach dem Einreichen zurückgezogen wurde. Reicht ein Gast ein, steht „Gast-Abrechnung eingereicht“ da, und unter Wer sein Name mit „(Gast)“.
• Rollen und Zugänge, auch der Ablauf einer befristeten Rolle.
• Einrichtung: Änderungen an der Vereinsstruktur, an Freigabeprozessen, Modulen und Vereinsdaten; Start und Ende des Testmodus.
• Unterlagen: „Unterlage abgelegt“, „Unterlage durch neue Fassung ersetzt“, „Unterlage gelöscht“, „Frühere Fassung einer Unterlage gelöscht“. Diese Einträge sieht nur, wer die Unterlage selbst sehen darf: Was zu Ordnungen und Richtlinien oder zum Freistellungsbescheid im Protokoll steht, liest nur, wer Unterlagen: Lesen hat; Einträge zu Nachweis-Dateien einer Person nur, wer Qualifikationen & Nachweise: Lesen hat. Die Zahl über der Liste zählt für jeden nur, was er lesen kann.
• Dateien blieben im Speicher zurück: Selten. Ihr habt etwas mit einer Datei gelöscht, und für euch ist es gelöscht — die Datei selbst ließ sich in dem Moment aber nicht aus unserem Speicher entfernen. Schreibt uns dann kurz an kontakt@klubklar.de, wir entfernen sie.
• Nachweise: „Nachweis eingetragen“, zur Prüfung eingereicht, bestätigt oder abgelehnt, ersetzt, gelöscht; „Kennzeichen ‚Arbeitet mit Minderjährigen‘ geändert“.

Ein Handgriff, eine Zeile

Was jemand mit einem Handgriff getan hat, steht als eine Zeile da: Wer einreicht, hinterlässt „Vorgang eingereicht“; wer die letzte Freigabe erteilt, „Vorgang genehmigt“ — bei mehreren Stufen mit „Stufe 2 von 2“. Eine Freigabe, nach der noch eine Stufe kommt, heißt „Freigabe einer Stufe erteilt“. Bei einer Auszahlung gibt es eine Zeile für die Auszahlung als Ganzes und eine je Vorgang („Vorgang ausgezahlt“ mit Betrag und Nummer der Auszahlung) — so findet ihr beides über die Suche.

Einträge von vor Oktober 2026 stehen zum Teil doppelt da, etwa zweimal „Vorgang eingereicht“ für dasselbe Einreichen. Das Protokoll lässt sich nicht ändern, auch von uns nicht — deshalb bleiben sie stehen. Gemeint ist jeweils ein Ereignis. Der Gesamtexport enthält zu jeder abschließenden Entscheidung zusätzlich die Zeile der Stufe.

Nicht im Protokoll des Vereins steht, was nur das eigene Konto einer Person betrifft — etwa das Ein- oder Ausschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung. Darüber bekommt die Person selbst eine E-Mail (Mein Konto & Sicherheit).

Was beim Führungszeugnis im Protokoll steht

Zum Einsichtsvermerk hält das Protokoll nur fest, dass er eingetragen, ersetzt oder gelöscht wurde, bei welcher Person, von wem und wann. Was im Vermerk steht — das Datum des Zeugnisses und ob eine Verurteilung darin steht —, kommt nie ins Protokoll.

Auch diese Einträge sieht nicht jeder, der das Protokoll liest: Sie stehen nur für die da, die den Einsichtsvermerk selbst sehen dürfen (Berechtigung „Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis“ — Administrator und Verwalter). Ein Kassenprüfer liest das Protokoll wegen der Finanzen; wer wann ein Führungszeugnis gezeigt hat, gehört nicht dazu. Er bekommt diese Einträge nicht, und die Zahl über der Liste zählt sie für ihn nicht mit. Mehr unter Qualifikationen & Nachweise.

Etwas finden

Die Suche über der Liste findet Aktionen, Personen und die Einzelheiten — etwa alle Einträge zu einer Person, zu einem Vorgang oder zu „Kassenprüfer“. Die Spalte Wann sortiert neueste zuerst; angezeigt werden die neuesten 500 Einträge. Findet die Suche nichts, steht dort „Nichts gefunden für „…“ — prüfe die Suche.“; „Noch keine Einträge.“ heißt, dass das Protokoll wirklich leer ist.

Lädt jemand die Datei zu einem Nachweis hoch, steht im Protokoll „Unterlage abgelegt“ mit der Bezeichnung des Nachweises und der Person — nicht mit dem Namen der Datei.

Wart ihr im Testmodus, markiert eine Trennlinie, welche Einträge zu den verworfenen Testdaten gehören.