Klubklar
Vergütungen

Vergütungen einrichten

Damit eure Trainerinnen und Trainer im Modul Vergütungen (bis September 2026 „Übungsleiterabrechnung“) selbst abrechnen können, braucht es zwei Dinge: Vergütungssätze, also was eine Einheit kostet, und an jeder Person den Schalter Kann Vergütungen abrechnen. Beides ist in ein paar Minuten erledigt.

1. Vergütungssätze anlegen

  1. Einstellungen → Module, in der Karte Vergütungen auf Einstellungen. Wer keine Module verwalten darf, aber die Vergütungen aller Personen sieht, findet die Sätze unter Einstellungen → Vergütungssätze.
  2. Im Reiter Vergütungssätze fangt ihr mit Standard-Sätze übernehmen an oder legt mit Vergütungssatz anlegen einen eigenen an.
  3. Im Fenster Neue Satzkategorie tragt ihr ein: Name (z. B. „Leichtathletik – mit Lizenz“), Dauer einer Einheit in Zeitstunden (60 Min. = 1, 90 Min. = 1,5), € pro Einheit und Gültig ab. Vorbelegt ist der Jahresbeginn, damit auch Einheiten aus der Zeit vor Klubklar einen Satz haben.
  4. Klappt den Satz danach auf und wählt den Bereich, zu dem er gehört, etwa die Abteilung Leichtathletik.

Warum der Bereich wichtig ist: Abrechnungen mit diesem Satz werden automatisch dem Bereich zugeordnet, und eure Freigabeprozesse können danach zur Leitung dieses Bereichs routen. Ohne Bereich sehen die Abrechnungen nur, wer für den ganzen Verein zuständig ist — keine Abteilungsleitung.

Der Satz ändert sich? Im aufgeklappten Satz unter Vergütung tragt ihr den neuen Betrag mit einem Gültig ab-Datum ein. Einheiten davor behalten den alten Satz. Einen Satz, den ihr nicht mehr braucht, könnt ihr archivieren.

Vergütungssätze ändern darf, wer das Recht „Vergütungssätze“ hat (standardmäßig der Administrator).

2. Welche Grundlagen euer Verein anbietet

Im Reiter Einstellungen derselben Seite schaltet ihr unter Grundlagen, welche Grundlagen an der Person zur Auswahl stehen:

Bietet ihr Honorarverträge an, gibt es darunter die Karte Honorarabrechnungen mit dem Schalter Stundennachweis bei Honorarabrechnungen verlangen. Ohne ihn genügt die Rechnung der Honorarkraft.

Diese Einstellungen ändert standardmäßig der Administrator.

3. Wie ihr eure Leute nennt

Nicht jeder Verein hat Übungsleiter. Im Reiter Einstellungen wählt ihr in der Karte Bezeichnung, wie ihr die Menschen nennt, die über das Modul abrechnen: Übungsleiter (Standard), Trainer, Kursleiter, Ausbilder, Dirigenten, Betreuer, Dozenten, Helfer oder Eigenes Wort … mit höchstens 30 Zeichen, dann Speichern. Das Wort steht immer in der Mehrzahl, auch bei einer einzelnen Person.

Es erscheint überall, wo Klubklar diese Menschen benennt: als Titel der Karte an der Person, als Kennzeichen in der Personenliste und als Funktion in der Vereinsstruktur. Nicht geändert werden der Menüpunkt „Vergütungen“, die Belege, die Übungsleiterpauschale am Wächter und die Namen der Rechte. So stimmen Wegbeschreibungen wie diese hier für jeden Verein. Die Bilder in der Hilfe zeigen das Standardwort „Übungsleiter“.

Die Bezeichnung ändert standardmäßig der Administrator.

4. Eine Person freischalten

  1. Unter Personen die Person öffnen.
  2. In der Karte Übungsleiter (oder eurer Bezeichnung) den Schalter Kann Vergütungen abrechnen einschalten. Die Person sieht danach den Menüpunkt Vergütungen.
  3. Die Grundlage wählen. Sie gilt für alle Tätigkeiten der Person: Stunden laufen entweder ehrenamtlich oder auf Honorar, nie geteilt. Wer wechselt, wechselt ganz; frühere Abrechnungen behalten ihre Grundlage. Bei Honorarvertrag könnt ihr mit Stundennachweis verlangen diese eine Person zum Erfassen ihrer Einheiten verpflichten.
  4. Unter Tätigkeiten mit Anlegen eine Tätigkeit eintragen, z. B. „Kinderturnen“, und einen Vergütungssatz dazu wählen. Beim Abrechnen ist dieser Satz dann vorausgewählt. Mit „— beim Abrechnen wählen —“ sucht die Person den Satz selbst aus.

Jeder Schalter speichert sofort, einen Speichern-Knopf gibt es in der Karte nicht.

Hat jemand mehrere Tätigkeiten, zieht ihr die wichtigste nach oben: Die erste ist beim Abrechnen vorausgewählt. Eine Tätigkeit, die nicht mehr abgerechnet werden soll, klappt ihr auf und wählt Deaktivieren (nicht mehr abrechenbar).

Ohne Tätigkeit kann niemand abrechnen: Die Person sieht statt des Formulars einen Hinweis, sich an euch zu wenden. Ist eine Person freigeschaltet, hat aber keine Tätigkeit, zeigt die Karte das an, und in der Personenliste steht bei ihr ohne Tätigkeit.

In derselben Karte sitzt auch der Schalter Übungsleiterpauschale überwachen für den Pauschalen-Wächter.

Personen freischalten, Grundlage und Tätigkeiten pflegen darf, wer das Recht „Grundlagen & Tätigkeiten“ hat (standardmäßig Finanzverwalter und Administrator). Wer „Vergütungen aller Personen sehen“ darf, sieht die Karte an der Person nur zur Ansicht; alle anderen sehen sie gar nicht. Gilt das Recht nur für einen Bereich, dann auch die Karte nur bei Personen mit einer Funktion dort.

Trainingsvorlagen: für die Übungsleiter selbst

Jede Übungsleiterin kann sich unter Mein Konto → Trainingsvorlagen häufige Kombinationen aus Gruppe und Trainingsort speichern. In einer neuen Abrechnung fügt sie daraus mit Einheit aus Vorlage eine Einheit hinzu und trägt nur noch Datum und Anzahl ein. Die Vorlagen gehören der Person, der Verein muss dafür nichts einrichten.