Auszahlungen per SEPA

Genehmigte Erstattungen und Rechnungen bezahlt ihr gesammelt: Die Finanzverwaltung wählt unter Auszahlungen die Anträge aus und erstellt einen Lauf. Entweder mit SEPA-Datei (pain.001) fürs Online-Banking oder ohne, wenn ihr lieber selbst überweist.

Auszahlungen mit Auswahl-Liste und SEPA-Download Die Auszahlungs-Seite: alle genehmigten Beträge mit Empfänger, darüber Hinweise zu Positionen, die noch nicht zahlbar sind.

So läuft eine Auszahlung

Auswählen: Klubklar zeigt alle genehmigten, noch nicht ausgezahlten Anträge mit Empfänger, Konto (verkürzt, etwa „DE02…2051“) und Betrag. Alle sind angehakt, einzelne lassen sich abwählen (etwa wenn ein Betrag noch warten soll). Abgewählte bleiben genehmigt und erscheinen beim nächsten Mal wieder.
Auszahlung erstellen: entweder mit SEPA-Datei, die ihr im Online-Banking eures Vereinskontos als Sammelüberweisung hochladet und dort wie gewohnt freigebt. Klubklar selbst hat keinen Zugriff auf euer Konto. Oder ohne SEPA-Datei, wenn ihr die Beträge von Hand überweist. Die Anträge stehen jetzt auf In Auszahlung.
Überweisung bestätigen: Sobald die Überweisungen bei der Bank raus sind, bestätigt ihr das mit einem Klick. Erst jetzt wechseln die Anträge auf Ausgezahlt und die Empfänger werden benachrichtigt. Eine erstellte Datei allein gilt noch nicht als bezahlt. Hat der Banking-Upload nicht geklappt, verwerft ihr die Auszahlung einfach: Die Anträge kommen zurück in die Auswahl.

Jede Auszahlung hat eine Nummer

Damit sich mehrere Auszahlungen — auch am selben Tag — auseinanderhalten lassen, bekommt jede beim Erstellen eine Nummer: das Jahr und eine laufende Nummer eures Vereins, zum Beispiel 2026-014. Die Karte heißt dann so:

Auszahlung 2026-014 · 07.10.2026, 14:32 Uhr · angelegt von Marlene Berg

Dieselbe Nummer steht im Namen der SEPA-Datei (sepa-auszahlung-2026-014.xml), im Namen des Belege-Pakets und im Aktivitätsprotokoll. In der SEPA-Datei selbst und auf dem Kontoauszug der Empfänger steht sie nicht.

Eine Lücke ist kein Fehler. Verwerft ihr eine Auszahlung, ist ihre Nummer verbraucht; die nächste bekommt die folgende. Welche Auszahlung verworfen wurde, steht im Aktivitätsprotokoll.
Jedes Jahr beginnt bei 001. Auszahlungen, die ihr vor Oktober 2026 angelegt habt, hat Klubklar in der Reihenfolge ihres Anlegens nachnummeriert.
Auszahlungen, die noch auf eure Bestätigung warten, stehen oben unter Warten auf Bestätigung mit ihrer Zahl. Erstellt ihr die nächste, solange noch eine wartet, sagt Klubklar das über den Knöpfen — als Hinweis, nicht als Sperre: Zwei Auszahlungen an einem Tag sind in Ordnung.

Das Belege-Paket: was ist was

Zu jeder Auszahlung gibt es Belege (ZIP) — auch für den Kassenprüfer, der Auszahlungen nur lesen darf. Der Knopf fragt, was ins Paket soll:

Buchungsbelege — je Überweisung ein PDF für die Buchhaltung: der genehmigte Vorgang mit der Zeile, wer ihn wann genehmigt hat. Belege, die als Bild oder PDF hochgeladen wurden, sind in diesem PDF schon mit abgedruckt.
Buchungsbelege mit Originalbelegen — zusätzlich jede Datei so, wie sie hochgeladen wurde. Die XML-Datei einer E-Rechnung und eine E-Mail (.eml) gibt es nur hier, denn sie lassen sich nicht in ein PDF drucken.

Karte „Bisherige Auszahlungen“ mit dem geöffneten Menü „Belege (ZIP)“ und seinen zwei Einträgen „Belege (ZIP)“ an einer Auszahlung: Ein Klick auf einen der beiden Einträge lädt das Paket sofort herunter.

Welche der beiden euer Steuerbüro oder eure Kassenprüfung haben möchte, fragt ihr am besten dort.

So sieht das Paket aus, hier mit Originalbelegen:

auszahlung-2026-014-belege-mit-originalen.zip
├─ Buchungsbelege/
│   ├─ 01_Wiener_115,52.pdf
│   └─ 02_Sport-und-Baederbetriebe_1487,50.pdf
├─ Originalbelege/
│   ├─ 01_Wiener_115,52_Beleg-1.jpg
│   ├─ 02_Sport-und-Baederbetriebe_1487,50_Beleg-1.pdf
│   └─ 02_Sport-und-Baederbetriebe_1487,50_Beleg-2.xml
├─ uebersicht.xlsx
├─ uebersicht.csv
└─ LIESMICH.txt

Die Namen sind kurz: die Nummer der Überweisung in dieser Auszahlung (01, 02, … — dieselbe Reihenfolge wie auf der Karte), der Empfänger und der Betrag. Bei Personen eures Vereins steht der Nachname, bei einer Rechnung der Zahlungsempfänger, wie die Rechnung ihn nennt.
„Beleg-1“ ist die „Anlage 1“ in der Belegliste des Buchungsbelegs.
Alles Weitere steht in der Übersicht (uebersicht.xlsx für Excel, uebersicht.csv für jedes andere Programm): voller Name, Betrag, gekürzte IBAN, Verwendungszweck, Titel, wer eingereicht und wer genehmigt hat, und welche Dateien zu welcher Überweisung gehören.
LIESMICH.txt sagt dasselbe noch einmal im Paket selbst — und welche Auszahlung es ist, wer sie angelegt und wer sie bestätigt hat. Wer das Paket weitergereicht bekommt, braucht dafür kein Klubklar.
Eine Auszahlung aus dem Testmodus heißt als Datei TEST-…, und die LIESMICH beginnt mit einem Hinweis darauf.

Vor dem Lauf: fehlende oder falsche IBAN

Eine einzige falsche IBAN lässt die Bank den gesamten Sammelauftrag zurückweisen — nicht nur die eine Zeile. Deshalb prüft Klubklar vor dem Erstellen jede Empfänger-IBAN rechnerisch (Prüfziffer) und hält betroffene Positionen aus dem Lauf heraus:

Hinweis „IBAN stimmt nicht (bleiben offen)“ über der Auswahl Bettina Krauses IBAN hat einen Zahlendreher. Ihre Abrechnung bleibt offen, alle anderen werden ausgezahlt — und der Hinweis sagt, wo die Korrektur hingehört.

IBAN fehlt: Die Person wird gebeten, ihre IBAN unter „Mein Konto“ nachzutragen. Der Vorgang bleibt bis dahin für den nächsten Lauf liegen.
IBAN stimmt nicht: Wer das Recht „Personen: Bearbeiten“ hat (standardmäßig Verwalter und Administrator), korrigiert sie unter Personen — oder die Person selbst unter „Mein Konto“. Beim Speichern prüft Klubklar die Prüfziffer erneut, so kommt der Fehler nicht zweimal vor.
Vereins-IBAN: Auch die IBAN des Vereins (unter Verein) muss stimmen, sonst lässt sich keine SEPA-Datei erstellen — sie ist der Auftraggeber im Sammelauftrag.

Geänderte Bankverbindung: erst prüfen, dann auszahlen

Wer einen Antrag freigibt, sieht die Bankverbindung nicht — geprüft wird die Sache, nicht das Konto. Deshalb achtet Klubklar selbst darauf: Wurde die Bankverbindung einer Person geändert, nachdem sie eingereicht hat, steht das unter dem Antrag in der Auswahl, zum Beispiel:

Bankverbindung nach dem Einreichen geändert — am 06.10.2026 von Sabine Voss.

Hat die Person ihr Konto selbst geändert, steht dort „von der Person selbst“. Der Dialog Auszahlung erstellen? zeigt diese Bankverbindungen noch einmal mit Name, Konto und Betrag, und der Knopf heißt dann Geprüft — Auszahlung erstellen. Damit bestätigt ihr die Konten; das steht mit eurem Namen im Aktivitätsprotokoll. Stehen mehrere Anträge derselben Person in der Auswahl, zeigt der Dialog ihr Konto einmal — mit der Summe und den Anträgen darunter; im Protokoll steht die Bestätigung trotzdem an jedem Antrag.

Dialog „Auszahlung erstellen?“ mit einer geänderten Bankverbindung und dem Knopf „Geprüft — Auszahlung erstellen“ Die Geschäftsstelle hat Daniel Roths Bankverbindung geändert, nachdem er eingereicht hatte: Der Dialog nennt Konto, Betrag und wer es geändert hat.

Was ihr prüft: Stimmt das Konto? Im Zweifel fragt die Person selbst, am besten am Telefon — nicht die, die es geändert hat. Wollt ihr erst klären, hakt den Antrag ab; er bleibt genehmigt und steht beim nächsten Mal wieder da.

Dasselbe gilt für eine Gast-Abrechnung, wenn der Gast im Formular ein anderes Konto genannt hat, als bei euch für diese Person schon hinterlegt war: Überwiesen wird auf das hinterlegte Konto, und der Hinweis nennt beide.

Die Person bekommt außerdem sofort eine Nachricht, wenn jemand anderes ihre Bankverbindung ändert (Mein Konto & Sicherheit).

Häufige Fragen dazu

Wie oft sollten wir auszahlen? Ein fester Rhythmus (z. B. zum Monatsende) hält den Aufwand klein und ist für alle vorhersehbar. Der Lauf selbst dauert nur ein paar Klicks, öfter geht also jederzeit.

Muss ich die SEPA-Datei nutzen? Nein, der Weg „ohne SEPA-Datei“ ist gleichwertig: gleiche Auswahl, gleiche Belege für die Buchhaltung, gleiche Bestätigung. Nur das Überweisen erledigt ihr selbst.

Unterstützt meine Bank das? Jedes deutsche Online-Banking für Vereine kann SEPA-Sammelüberweisungen (pain.001) importieren, von der Sparkasse über die Volksbank bis zu den Direktbanken. Klubklar erzeugt das Format pain.001.001.03 und prüft jede Datei vor dem Download gegen das offizielle Schema — was eure Bank ablehnen würde, kommt gar nicht erst bei euch an.

Was bekommt die Buchhaltung? Zu jeder Auszahlung gibt es das Belege-Paket: je Überweisung ein Buchungsbeleg (PDF), auf Wunsch mit den Originalbelegen, dazu eine Übersicht — siehe Das Belege-Paket: was ist was. Was auf dem Buchungsbeleg steht, erklärt Vorgangs-PDF, Belege-Download & Exporte.

In der Auswahl steht ein Antrag, der falsch ist — was tun? Soll er nur später bezahlt werden, wählt ihr ihn ab. Soll er gar nicht bezahlt werden, storniert ihr ihn: in seiner Zeile auf ⋯ → Stornieren, mit einem Grund. Er verschwindet aus der Auswahl, bleibt aber als Vorgang sichtbar, und die einreichende Person kann ihn berichtigt neu einreichen. Steckt er schon in einer Auszahlung, die ihr noch nicht bestätigt habt, verwerft ihr diese zuerst. Ist er schon ausgezahlt, lässt er sich nicht mehr stornieren. Alles dazu unter Genehmigt — und dann fällt ein Fehler auf.

Warum fehlt eine Nummer in der Reihe? Weil eine Auszahlung verworfen wurde — ihre Nummer wird nicht noch einmal vergeben. Im Aktivitätsprotokoll steht, welche es war.