Auszahlungen per SEPA

Genehmigte Erstattungen und Rechnungen bezahlt ihr gesammelt: Die Finanzverwaltung wählt unter Auszahlungen die Anträge aus und erstellt einen Lauf. Entweder mit SEPA-Datei (pain.001) fürs Online-Banking oder ohne, wenn ihr lieber selbst überweist.

Auszahlungen mit Auswahl-Liste und SEPA-Download Die Auszahlungs-Seite: alle genehmigten Beträge mit Empfänger, darüber Hinweise zu Positionen, die noch nicht zahlbar sind.

So läuft eine Auszahlung

Auswählen: Klubklar zeigt alle genehmigten, noch nicht ausgezahlten Anträge mit Empfänger und Betrag. Alle sind angehakt, einzelne lassen sich abwählen (etwa wenn ein Betrag noch warten soll). Abgewählte bleiben genehmigt und erscheinen beim nächsten Mal wieder.
Auszahlung erstellen: entweder mit SEPA-Datei, die ihr im Online-Banking eures Vereinskontos als Sammelüberweisung hochladet und dort wie gewohnt freigebt. Klubklar selbst hat keinen Zugriff auf euer Konto. Oder ohne SEPA-Datei, wenn ihr die Beträge von Hand überweist. Die Anträge stehen jetzt auf In Auszahlung.
Überweisung bestätigen: Sobald die Überweisungen bei der Bank raus sind, bestätigt ihr das mit einem Klick. Erst jetzt wechseln die Anträge auf Ausgezahlt und die Empfänger werden benachrichtigt. Eine erstellte Datei allein gilt noch nicht als bezahlt. Hat der Banking-Upload nicht geklappt, verwerft ihr die Auszahlung einfach: Die Anträge kommen zurück in die Auswahl.

Vor dem Lauf: fehlende oder falsche IBAN

Eine einzige falsche IBAN lässt die Bank den gesamten Sammelauftrag zurückweisen — nicht nur die eine Zeile. Deshalb prüft Klubklar vor dem Erstellen jede Empfänger-IBAN rechnerisch (Prüfziffer) und hält betroffene Positionen aus dem Lauf heraus:

Hinweis „IBAN stimmt nicht (bleiben offen)” über der Auswahl Bettina Krauses IBAN hat einen Zahlendreher. Ihre Abrechnung bleibt offen, alle anderen werden ausgezahlt — und der Hinweis sagt, wo die Korrektur hingehört.

IBAN fehlt: Die Person wird gebeten, ihre IBAN unter „Mein Konto” nachzutragen. Der Vorgang bleibt bis dahin für den nächsten Lauf liegen.
IBAN stimmt nicht: Ein Administrator korrigiert sie unter Personen (oder die Person selbst unter „Mein Konto”). Beim Speichern prüft Klubklar die Prüfziffer erneut, so kommt der Fehler nicht zweimal vor.
Vereins-IBAN: Auch die IBAN des Vereins (unter Verein) muss stimmen, sonst lässt sich keine SEPA-Datei erstellen — sie ist der Auftraggeber im Sammelauftrag.

Häufige Fragen dazu

Wie oft sollten wir auszahlen? Ein fester Rhythmus (z. B. zum Monatsende) hält den Aufwand klein und ist für alle vorhersehbar. Der Lauf selbst dauert nur ein paar Klicks, öfter geht also jederzeit.

Muss ich die SEPA-Datei nutzen? Nein, der Weg „ohne SEPA-Datei” ist gleichwertig: gleiche Auswahl, gleiche Belege für die Buchhaltung, gleiche Bestätigung. Nur das Überweisen erledigt ihr selbst.

Unterstützt meine Bank das? Jedes deutsche Online-Banking für Vereine kann SEPA-Sammelüberweisungen (pain.001) importieren, von der Sparkasse über die Volksbank bis zu den Direktbanken. Klubklar erzeugt das Format pain.001.001.03 und prüft jede Datei vor dem Download gegen das offizielle Schema — was eure Bank ablehnen würde, kommt gar nicht erst bei euch an.

Was bekommt die Buchhaltung? Zu jedem Lauf gehören die Vorgangs-PDFs und Belege aller enthaltenen Positionen, gesammelt zum Herunterladen (Details).