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Freigaben verstehen

Jeder eingereichte Vorgang durchläuft eine Freigabekette, die euer Verein selbst festlegt. Am Vorgang ist jeder Schritt sichtbar: Wer wann geprüft hat, steht dauerhaft dabei.

Ein Vorgang der SG Ahornstetten: Beleg links, rechts die Kette mit allen Entscheidungen und Zeitstempeln.

Der Weg eines Belegs

1. Eingereicht: Der Vorgang wartet auf die erste Prüfstufe. Wer prüfen darf, sieht ihn unter Freigaben und wird benachrichtigt.
2. Genehmigt: Alle Stufen haben zugestimmt. Der Betrag ist bereit für die nächste SEPA-Auszahlung.
3. Ausgezahlt: Die Finanzverwaltung hat die Auszahlung erstellt, das Geld ist unterwegs auf das hinterlegte Konto.

Wird ein Vorgang abgelehnt, steht die Begründung sichtbar am Vorgang. Die einreichende Person kann ihn mit Korrigieren & neu einreichen als Kopie mit allen Belegen neu anlegen; der abgelehnte Vorgang bleibt als Nachweis erhalten.

Freigeben in der Praxis

Wer an der Reihe ist, findet unter Freigaben alle offenen Vorgänge mit Beleg-Vorschau. Entscheiden dauert Sekunden, auch am Handy:

Der Freigaben-Eingang der Finanzverwaltung: alle Vorgänge, bei denen sie gerade an der Reihe ist.

Bei Genehmigen ist eine Bemerkung optional, bei Ablehnen ist die Begründung Pflicht. Die einreichende Person soll ja wissen, was sie korrigieren muss. Mit Betrag kürzen genehmigt ihr einen Teil — der Rest wird nicht erstattet, und die Kürzung steht mit Begründung am Vorgang.

Unsicher? Zweitmeinung anfordern

Manchmal bist du laut Prozess zuständig, kennst dich mit dem Thema aber nicht aus („Sind 480 € für Speerwurf-Matten normal?“). Dann fordere direkt am Vorgang eine Zweitmeinung an: Du wählst eine Person aus dem Verein und stellst optional eine Frage. Die Person darf genau diesen einen Vorgang einsehen und antwortet mit „fachlich in Ordnung” oder „Bedenken” plus Kommentar. Die Entscheidung bleibt bei dir. Die Einschätzung wird im Vorgang, im Aktivitätsprotokoll und auf dem Beleg-PDF dokumentiert. Bei einer Kassenprüfung ist das ein Plus: fachliche Prüfung und formale Freigabe, beides schwarz auf weiß. Offene Bitten um Zweitmeinung erscheinen bei der gefragten Person oben unter Freigaben.

Kommt dieselbe Konstellation immer wieder vor, gehört sie in den Freigabeprozess (z. B. „Die Leitung des Bereichs prüft, dann der Vorstand”). Die Zweitmeinung ist für den Einzelfall gedacht.

Wer prüft?

Das bestimmt euer Freigabeprozess (Einrichtung): nach Belegart, Bereich oder Betrag. Zwei eiserne Regeln erzwingt Klubklar dabei immer, egal was konfiguriert ist:

• Niemand entscheidet den eigenen Antrag. Reicht eine Bereichsleitung selbst ein, rückt automatisch die nächste zuständige Person nach.
• Niemand entscheidet zweimal im selben Vorgang (Vier-Augen-Prinzip).

Eine Stufe, die eine Rolle nennt, meint genau diese Rolle: Steht dort „Finanzverwalter”, entscheidet die Finanzverwaltung — nicht ersatzweise der Vorstand, weil er mehr Rechte hätte. Benachrichtigt werden alle, die diese Rolle haben; die erste Entscheidung zählt. Hat niemand im Verein die Rolle, springt ein Administrator ein, damit kein Beleg liegenbleibt. Eine Stufe, die eine Person nennt, geht dagegen an genau diesen einen Menschen.

Sind in einem Bereich zwei Leitungen eingetragen, sind beide zuständig: beide werden benachrichtigt, und wer zuerst entscheidet, gibt frei. Reicht eine von ihnen selbst etwas ein, entscheidet die andere.

Warum bekomme ich diesen Beleg?

Landet ein Vorgang bei dir, obwohl du nicht die erste Wahl der Kette bist, sagt dir die Freigabe-Karte, warum. Zwei Fälle kommen im Vereinsalltag am häufigsten vor:

Vertretung

Für jede Person, die freigeben kann, hinterlegt ein Administrator unter Personen → (Person) → Vertretung bis zu zwei Vertretungen in fester Reihenfolge. Kann die zuständige Person nicht — eigener Beleg, Abwesenheit oder in derselben Kette schon entschieden — bekommt die 1. Vertretung den Vorgang, sonst die 2. Erst wenn beide nicht können, geht die Freigabe eine Ebene in der Vereinsstruktur nach oben. Wen ihr benannt habt, ist näher dran als der nächste Vorstand im Baum.

*Kerstin Ahrens (Leitung Fußball) hat selbst eine Auslage eingereicht. Ihre

1. Vertretung Timo Falk bekommt den Beleg — mit dem Grund direkt in der Karte.*

Vertretungen gelten für Stufen, die über die Vereinsstruktur zuständig sind (Leitung des Bereichs, übergeordnete Leitung, fester Bereich). Bei einer namentlich genannten Person springt die Vertretung ein, wenn diese Person den Beleg selbst eingereicht hat; ist sie nur abwesend, wartet der Beleg auf sie — die Karte sagt das den Beteiligten. Bei Rollen-Stufen braucht es keine Vertretung: Dort sind ohnehin alle mit der Rolle zuständig.

Abwesenheit

Unter Mein Konto → Abwesenheit trägt jede Person selbst ein, wann sie nicht da ist (so geht’s). In dieser Zeit gehen neue Vorgänge an die nächste zuständige Person — zuerst an die Vertretung, sonst an eine zweite Leitung des Bereichs, dann an die Ebene darüber, zuletzt an einen Administrator.

Bettina Krause (Vertretung der Turnen-Leitung) ist im Urlaub. Die Karte nennt das Rückkehrdatum — und lässt die Wahl: jetzt entscheiden oder liegen lassen.

An den Rechten der abwesenden Person ändert das nichts: Sie kann weiterhin alles sehen und selbst entscheiden. Deshalb steht in der Karte auch „oder es liegen lassen” — manche Sache kann eine Woche warten, und dann übernimmt die eigentlich zuständige Person nach der Rückkehr.

Weitere Gründe

Die Karte erklärt auch die übrigen Fälle: „Die Leitung hat selbst eingereicht”, „Im Bereich ist niemand als Leitung eingetragen” oder „… hat in diesem Vorgang schon entschieden”. So weiß jede prüfende Person, warum genau sie gefragt ist — und die Kassenprüfung sieht es später am Vorgang.