Freigeben & Auszahlen

Freigaben verstehen

Jeder eingereichte Vorgang durchläuft eine Freigabekette, die euer Verein selbst festlegt. Am Vorgang ist jeder Schritt sichtbar: Wer wann geprüft hat, steht dauerhaft dabei.

Ein Vorgang der SG Ahornstetten: Beleg links, rechts die Kette mit allen Entscheidungen und Zeitstempeln.

Der Weg eines Belegs

1. Eingereicht: Der Vorgang wartet auf die erste Prüfstufe. Wer prüfen darf, sieht ihn unter Freigaben und wird benachrichtigt.
2. Genehmigt: Alle Stufen haben zugestimmt. Der Betrag ist bereit für die nächste SEPA-Auszahlung.
3. Ausgezahlt: Die Finanzverwaltung hat die Auszahlung erstellt, das Geld ist unterwegs auf das hinterlegte Konto.

Wird ein Vorgang abgelehnt, steht die Begründung sichtbar am Vorgang. Die einreichende Person kann ihn mit Korrigieren & neu einreichen als Kopie mit allen Belegen neu anlegen; der abgelehnte Vorgang bleibt als Nachweis erhalten.

Genehmigt — und dann fällt ein Fehler auf

Ein Betrag ist vertippt, ein Beleg doppelt eingereicht, und der Vorgang ist schon genehmigt. Solange er noch nicht ausgezahlt ist, kann die Finanzverwaltung ihn stornieren:

1. Den Vorgang öffnen und oben rechts im Menü ⋯ auf Stornieren gehen. Denselben Eintrag gibt es in der Liste Alle Vorgänge und unter Auszahlungen → Nächste Auszahlung — dort, wo ein Fehler beim letzten Blick vor dem Überweisen auffällt.
2. Im Fenster steht, was das Stornieren bedeutet. Einen Grund müsst ihr angeben; er steht danach am Vorgang und auf dem Beleg-PDF, und die einreichende Person bekommt ihn mitgeteilt.
3. Der Vorgang steht jetzt auf Storniert.

Was das heißt:

• Er wird nie ausgezahlt. In der Auswahl für die nächste Auszahlung taucht er nicht mehr auf.
• Er bleibt sichtbar. Wer ihn genehmigt hat, die Belege, die Freigabekette — alles steht weiter da, dazu wer wann und warum storniert hat. Nichts wird gelöscht oder umgeschrieben. Das Beleg-PDF lässt sich weiter öffnen und trägt auf jeder Seite „Storniert — nicht buchen, nicht auszahlen“.
• Zurücknehmen lässt sich eine Stornierung nicht.
• Eine stornierte Vergütung zählt beim Pauschalen-Wächter nicht mehr mit.

Wie geht es danach weiter? Genau wie nach einer Ablehnung: Die einreichende Person öffnet den stornierten Vorgang und wählt Korrigieren & neu einreichen. Sie bekommt einen neuen Entwurf mit denselben Angaben und Belegen, berichtigt ihn und reicht ihn ein — er läuft dann neu durch die Freigabe. Am neuen Vorgang steht „Ersetzt den stornierten Vorgang …“, am alten „Neu eingereicht als …“. Diesen Knopf gibt es für Auslagen, Fahrtkosten und Reisen. Eine Eingangsrechnung erfasst eure Verwaltung neu (die Rechnungsnummer ist dafür wieder frei), eine Vergütung rechnet die Person neu ab, einen Gast ladet ihr unter „Gast-Einladungen“ erneut ein.

Wer darf stornieren? Wer Auszahlungen anlegen darf — in den Standardrollen die Finanzverwaltung. Wer eingereicht hat, sagt ihr Bescheid.

Der Vorgang steckt schon in einer Auszahlung? Dann sagt Klubklar, in welcher („… steckt in Auszahlung 2026-014“). Solange ihr die Überweisung noch nicht bestätigt habt, verwerft ihr diese Auszahlung zuerst und storniert danach.

Schon ausgezahlt? Dann kann Klubklar nichts mehr tun — das Geld ist überwiesen. Klärt die Rückzahlung direkt mit der Empfängerin oder dem Empfänger und haltet sie in eurer Buchhaltung als Gegenbuchung fest. Der Vorgang bleibt in Klubklar als ausgezahlt stehen.

Freigeben in der Praxis

Wer an der Reihe ist, findet unter Freigaben alle offenen Vorgänge mit Beleg-Vorschau. Entscheiden dauert Sekunden, auch am Handy:

Der Freigaben-Eingang der Finanzverwaltung: alle Vorgänge, bei denen sie gerade an der Reihe ist.

In der Karte Freigabe steht alles, was zur Entscheidung gehört: ein Kommentarfeld und das Häkchen Betrag kürzen. Der Kommentar ist freiwillig — außer ihr lehnt ab oder kürzt, dann ist eine Begründung Pflicht. Das steht unter dem Feld, und wenn sie fehlt, sagt es euch das Feld. Beim Kürzen genehmigt ihr einen Teil; der Rest wird nicht erstattet, und die Kürzung steht mit Begründung am Vorgang. Mehr als eingereicht könnt ihr nicht genehmigen.

Genehmigen und Ablehnen wirken sofort — es kommt kein Bestätigungsfenster, nur kurz die Meldung „Genehmigt.“ bzw. „Abgelehnt.“. Das ist Absicht: Eine Freigabe ist noch keine Zahlung. Das Geld bewegt sich erst mit dem Zahllauf, und dort schaut ihr ohnehin noch einmal auf die Liste.

Du kannst nicht allein entscheiden? „Andere einbeziehen“

Unter den Entscheiden-Knöpfen sitzt Andere einbeziehen. Dort liegt alles, wofür ihr jemand anderen braucht — und bei jedem Eintrag steht, ob die Entscheidung bei euch bleibt:

Eintrag	Was passiert
Rückfrage stellen	Die einreichende Person antwortet, du entscheidest danach
Zweitmeinung anfordern	Eine Fachperson schätzt ein, du entscheidest weiter
Prüfung übertragen	Jemand anderes entscheidet ab jetzt

Nachfragen und eine Zweitmeinung holen kann nur, wer die offene Stufe entscheidet — nicht jeder, der den Vorgang sehen darf. So bekommt die einreichende Person Fragen nur von der Person, die wirklich über ihren Beleg entscheidet.

Einfach mal nachfragen

Der häufigste Fall ist gar kein Zweifel, sondern eine simple Frage: „Wofür war das?“, „Der Beleg ist unleserlich — kannst du ihn neu fotografieren?“ Früher musstet ihr dafür ablehnen. Jetzt gibt es Rückfrage stellen.

Die einreichende Person bekommt die Frage über die Glocke und per E-Mail und antwortet direkt am Vorgang. Am Vorgang selbst ändert sich nichts — Beträge und Positionen bleiben, wie sie eingereicht wurden, und bereits entschiedene Stufen bleiben entschieden. Kommt keine Antwort, könnt ihr trotzdem entscheiden; eine offene Rückfrage blockiert nie. Frage und Antwort stehen danach in der Karte Klärung und im Aktivitätsprotokoll.

Eine Frage, eine Antwort — und zwar immer nur eine offene gleichzeitig. Ist sie beantwortet, könnt ihr erneut fragen. Mit der Entscheidung ist die Rückfrage zu.

Zwei Grenzen solltet ihr kennen:

• Korrigieren kann die Person nichts. Stimmt die Kilometerzahl nicht oder ist eine Position zu viel drin, hilft die Rückfrage nicht — dann lehnt ab, und die Person reicht korrigiert neu ein.
• Gäste bekommen die Frage per E-Mail und antworten über ihren Status-Link — ganz ohne Konto.

Unsicher? Zweitmeinung anfordern

Manchmal bist du laut Prozess zuständig, kennst dich mit dem Thema aber nicht aus („Sind 480 € für Speerwurf-Matten normal?“). Dann fordere über Andere einbeziehen eine Zweitmeinung an: Du wählst eine Person aus dem Verein und stellst optional eine Frage. Die Person darf genau diesen einen Vorgang einsehen und antwortet mit „fachlich in Ordnung“ oder „Bedenken“ plus Kommentar. Die Entscheidung bleibt bei dir, und du kannst auch entscheiden, bevor die Antwort da ist. Die Einschätzung steht danach in der Karte Klärung, im Aktivitätsprotokoll und auf dem Beleg-PDF. Bei einer Kassenprüfung ist das ein Plus: fachliche Prüfung und formale Freigabe, beides schwarz auf weiß. Die gefragte Person bekommt einen Hinweis in der Glocke, der direkt zum Vorgang führt; wer den Menüpunkt Freigaben hat, findet offene Bitten auch dort oben.

Kommt dieselbe Konstellation immer wieder vor, gehört sie in den Freigabeprozess (z. B. „Die Leitung des Bereichs prüft, dann der Vorstand“). Die Zweitmeinung ist für den Einzelfall gedacht.

Die Karte „Nachweis abgelaufen“

Bei einer Abrechnung aus dem Modul Vergütungen kann über der Entscheidung die Karte „Nachweis abgelaufen“ oder „Nachweise unvollständig“ stehen: Die Person arbeitet mit Kindern und Jugendlichen, und ihr Führungszeugnis oder ihre Kinderschutzschulung ist nicht mehr in Ordnung. Die Karte sagt, was fehlt und bei wem du nachfragen kannst. Genehmigen und Ablehnen gehen weiterhin — die Entscheidung bleibt bei dir. Mehr unter Qualifikationen & Nachweise.

Wo hakt es gerade?

Ein Vorgang, der auf eine Freigabe wartet, meldet sich nicht von selbst. Damit euch ein Rückstand nicht erst auffällt, wenn jemand nachfragt, zeigt die Liste Alle Vorgänge (für alle mit dem Recht „Vorgänge aller“ — etwa Finanzverwalter und Kassenprüfer, eine Abteilungsleitung für ihren Bereich) die Spalte „Wartet seit“: wie viele Tage der Vorgang schon auf eine Entscheidung wartet. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert danach — die längsten Wartezeiten stehen dann oben.

Die Uhr beginnt neu, sobald eine Stufe entschieden ist. Eine Kette aus drei zügigen Stufen sieht dadurch nicht aus wie ein Rückstand; gezählt wird immer, wie lange die aktuell offene Stufe schon liegt. Ab einer Woche ist die Angabe hervorgehoben, ab zwei Wochen deutlich.

Wenn ein Vorgang wirklich hängt, seht ihr beim Öffnen, bei wem er liegt — und ob diese Person gerade abwesend ist. Weiter geht es dann über Prüfung übertragen.

Wer prüft?

Das bestimmt euer Freigabeprozess (Einrichtung): nach Belegart, Bereich oder Betrag. Drei eiserne Regeln erzwingt Klubklar dabei immer, egal was konfiguriert ist:

• Niemand entscheidet den eigenen Antrag. Reicht eine Bereichsleitung selbst ein, rückt automatisch die nächste zuständige Person nach.
• Niemand entscheidet zweimal im selben Vorgang (Vier-Augen-Prinzip).
• Wer einen Gast einlädt, gibt dessen Abrechnung nicht frei. Der Vorgang steht nicht in den Freigaben dieser Person; eine zweite entscheidet. Hat euer Verein nur einen Administrator, braucht er dafür eine zweite Person — siehe Gast-Abrechnungen.

Eine Stufe, die eine Rolle nennt, meint genau diese Rolle: Steht dort „Finanzverwalter“, entscheidet die Finanzverwaltung — nicht ersatzweise der Vorstand, weil er mehr Rechte hätte. Benachrichtigt werden alle, die diese Rolle haben; die erste Entscheidung zählt. Hat niemand im Verein die Rolle, springt ein Administrator ein, damit kein Beleg liegenbleibt. Eine Stufe, die eine Person nennt, geht dagegen an genau diesen einen Menschen.

Sind in einem Bereich zwei Leitungen eingetragen, sind beide zuständig: beide werden benachrichtigt, und wer zuerst entscheidet, gibt frei. Reicht eine von ihnen selbst etwas ein, entscheidet die andere.

Warum bekomme ich diesen Beleg?

Landet ein Vorgang bei dir, obwohl du nicht die erste Wahl der Kette bist, sagt dir die Freigabe-Karte, warum. Zwei Fälle kommen im Vereinsalltag am häufigsten vor:

Vertretung

Für jede Person, die freigeben kann, hinterlegt, wer das Recht „Freigabeprozesse“ hat (standardmäßig der Administrator), unter Personen → (Person) → Vertretung bis zu zwei Vertretungen in fester Reihenfolge. Kann die zuständige Person nicht — eigener Beleg, Abwesenheit oder in derselben Kette schon entschieden — bekommt die 1. Vertretung den Vorgang, sonst die 2. Erst wenn beide nicht können, geht die Freigabe eine Ebene in der Vereinsstruktur nach oben. Wen ihr benannt habt, ist näher dran als der nächste Vorstand im Baum.

*Kerstin Ahrens (Leitung Fußball) hat selbst eine Auslage eingereicht. Ihre

1. Vertretung Timo Falk bekommt den Beleg — mit dem Grund direkt in der Karte.*

Vertretungen gelten für Stufen, die über die Vereinsstruktur zuständig sind (Leitung des Bereichs, übergeordnete Leitung, fester Bereich). Bei einer namentlich genannten Person springt die Vertretung ein, wenn diese Person den Beleg selbst eingereicht hat; ist sie nur abwesend, wartet der Beleg auf sie — die Karte sagt das den Beteiligten. Bei Rollen-Stufen braucht es keine Vertretung: Dort sind ohnehin alle mit der Rolle zuständig.

Abwesenheit

Unter Mein Konto, im Reiter Profil in der Karte Abwesenheit, trägt jede Person selbst ein, wann sie nicht da ist (so geht’s). In dieser Zeit gehen neue Vorgänge an die nächste zuständige Person — zuerst an die Vertretung, sonst an eine zweite Leitung des Bereichs, dann an die Ebene darüber, zuletzt an einen Administrator.

Bettina Krause (Vertretung der Turnen-Leitung) ist im Urlaub. Die Karte nennt das Rückkehrdatum — und lässt die Wahl: jetzt entscheiden oder liegen lassen.

An den Rechten der abwesenden Person ändert das nichts: Sie kann weiterhin alles sehen und selbst entscheiden. Deshalb steht in der Karte auch „oder es liegen lassen“ — manche Sache kann eine Woche warten, und dann übernimmt die eigentlich zuständige Person nach der Rückkehr.

Noch nicht eingeladen

Viele Vereine bauen erst die Struktur und die Freigabeprozesse auf und laden die Beteiligten danach nach und nach ein — das ist völlig in Ordnung: Auch eine Person ohne Zugang darf als Prüferin eingeplant werden. Damit nichts liegen bleibt, springt bis zur Einladung automatisch jemand ein — zuerst die Vertretung, sonst ein Administrator; die Freigabe-Karte nennt den Grund. Die Stufe bleibt trotzdem ihre: Sobald die Person die Einladung angenommen hat, entscheidet sie selbst. Der Prozess-Editor und der Prozessbaum weisen auf Personen ohne Zugang hin, mit direktem Link zum Einladen (so geht’s).

Prüfung übertragen

Manchmal soll jemand anderes entscheiden: Die zuständige Person ist befangen, längere Zeit verhindert — oder ein Vorgang hängt fest. Dafür gibt es unter Andere einbeziehen den Eintrag „Prüfung übertragen“: Die zuständige Person selbst gibt die offene Prüfung ab — oder, wenn sie festhängt, wer bei „Vorgänge aller“ die Stufe Bearbeiten hat (standardmäßig der Administrator). Die Entscheidung liegt danach bei der neuen Person; die Begründung ist Pflicht und bleibt am Vorgang sichtbar — auch für die Kassenprüfung. Das Vier-Augen-Prinzip gilt dabei unverändert: nie an die einreichende Person, nie an jemanden, der im selben Vorgang schon entschieden hat, und nur an Personen mit aktivem Zugang.

Euer Freigabeprozess bleibt dabei gültig. Übertragen könnt ihr nur an Personen, die mindestens so viel dürfen wie die bisher zuständige — wer eine Stufe der Finanzverwaltung hält, kann sie nicht an ein einfaches Mitglied abgeben. Nach oben abgeben geht immer. Sonst wäre eure Regel („ab 500 € entscheidet der Vorstand“) mit einem Klick ausgehebelt. Die Auswahlliste zeigt darum nur Personen, die auch wirklich übernehmen dürfen.

Das gilt genauso für die Leitung eines Bereichs: Prüft laut eurem Prozess die Abteilungsleitung, könnt ihr nur an eine andere Leitung oder an die Finanzverwaltung abgeben — nicht an ein einfaches Mitglied. Auch wenn die Leitung selbst gar keine besondere Rolle in Klubklar hat: Ihre Aufgabe im Bereich zählt hier mit.

Dasselbe gilt, wenn so eine Stufe nur ersatzweise beim Administrator liegt — weil am Beleg kein Bereich steht, keine Leitung eingetragen ist oder die Leitung noch keinen Zugang hat. Der Ersatz macht die Stufe nicht strenger: Der Administrator kann sie an eine Leitung oder an die Finanzverwaltung weitergeben, nicht nur an andere Administratoren. Verlangt euer Prozess dagegen ausdrücklich den Administrator, bleibt es dabei.

Nennt eine Stufe eine bestimmte Person, die ausfällt und keine Leitung ist, kann der Administrator an eine Leitung oder an jemanden mit der Rolle Verwalter, Finanzverwalter oder Administrator weitergeben — nicht an ein Mitglied ohne Rolle und nicht an den Kassenprüfer.

Die Übertragung braucht immer eine Begründung — sie bleibt am Vorgang und steht auch auf dem Vorgangs-PDF.

Der Unterschied zur Zweitmeinung: Dort bittest du nur um eine fachliche Einschätzung und entscheidest weiterhin selbst — beim Übertragen wechselt die Entscheidung.

Weitere Gründe

Die Karte erklärt auch die übrigen Fälle: „Die Leitung hat selbst eingereicht“, „Im Bereich ist niemand als Leitung eingetragen“ oder „… hat in diesem Vorgang schon entschieden“. So weiß jede prüfende Person, warum genau sie gefragt ist — und die Kassenprüfung sieht es später am Vorgang.

Denselben Grund lesen auch alle anderen, die den Vorgang sehen: Er steht in der Freigabekette unter der Stufe. Stehen dort zwei Namen mit „oder“, sagt die Zeile darunter, warum — zum Beispiel, dass die zuständige Leitung noch keinen aktiven Zugang hat und ihre Vertretung daneben steht.

Kein Bereich am Beleg

Wartet eine Stufe auf die Leitung des Bereichs und wurde beim Einreichen kein Bereich gewählt, gibt es keine Leitung, die prüfen könnte. Dann entscheidet ein Administrator. Klubklar sagt das schon beim Einreichen unter dem Feld „Bereich“, und am Vorgang steht „Kein Bereich“. Solange noch niemand entschieden hat, kann die einreichende Person den Vorgang zurückziehen, den Bereich nachtragen und neu einreichen.