Vorgangs-PDF, Belege-Download & Exporte

Das Vorgangs-PDF, euer Buchhaltungsbeleg

Zu jedem genehmigten Vorgang erzeugt Klubklar ein PDF mit allen Angaben, den angehängten Belegen und der vollständigen Freigabekette („Genehmigt von … am …“). Dieses PDF ist der Beleg für eure Buchhaltung. Ihr ladet es am Vorgang herunter oder schickt es direkt per Mail an die Buchhaltung.

Genehmigter Vorgang mit „Beleg (PDF)” im Seitenkopf Am genehmigten Vorgang: „Beleg (PDF)” oben rechts liefert den Buchungsbeleg mit allen Belegen und der Freigabekette.

Vor der Genehmigung gibt es bewusst kein PDF: Ein Beleg ohne abgeschlossene Freigabe ist noch kein Buchungsbeleg.

Was auf dem PDF steht

Das PDF muss auch ohne Klubklar vollständig sein, denn die Kassenprüfung liest es vielleicht erst Jahre später. Deshalb steht darauf:

Kopf: Vereinsname, Titel des Vorgangs, eingereicht von wem und wann (mit der Versicherung der Richtigkeit), Bereich, Zahlungsempfänger mit IBAN, Entscheidung. Wurde gekürzt genehmigt, zusätzlich der genehmigte Betrag.
Positionen mit Datum, Beschreibung und Betrag. Unter jeder Beschreibung nennt eine Detailzeile die Fakten hinter dem Betrag: bei Fahrtkosten „Von → Nach · km × Satz”, bei Übungsleiter-Einheiten Gruppe, Ort, Teilnehmerzahl und „Einheiten × Satz” (mit dem Satz, der am Tag der Einheit galt), bei Auslagen der Aussteller des Belegs. Eine Spalte „Kategorie” gibt es bewusst nicht: Sie ist eine Zuordnung für die Buchhaltung, nicht etwas, das ein Prüfer am Beleg braucht.
Freigabekette: jede Stufe mit Person, Rolle, Prüfauftrag, Entscheidung, Datum und Kommentar; Zweitmeinungen im Wortlaut.
Belegregister und Anlagen: jeder hochgeladene Beleg als Seite angehängt, das Original bleibt unverändert im Archiv.
Fußzeile: Erzeugungszeitpunkt und Software-Version. PDFs aus dem Testmodus tragen zusätzlich die diagonale Warnung „Kein Buchungsbeleg”.

Alle Belege einer Auszahlung auf einmal

Zu jeder Auszahlung lädt die Finanzverwaltung ein ZIP-Archiv herunter: die Vorgangs-PDFs und Original-Belege aller enthaltenen Positionen, einheitlich benannt (Nummer, Datum, Person, Zweck), plus eine Übersichtsliste (CSV) zum Abgleich. Damit wandert ein kompletter Zahllauf mit einem Download in eure Ablage oder zum Steuerbüro.

Abgeschlossene Auszahlung mit „Belege (ZIP)“ Eine abgeschlossene Auszahlung unter „Auszahlungen”: SEPA-Datei und das Belege-Paket als ZIP, jederzeit erneut herunterladbar.

Exporte für Buchhaltung & Kassenprüfung

CSV-Export der Vorgänge mit Kategorien, Beträgen und Status, für Excel oder jede Buchhaltungssoftware.
SEPA-Datei (pain.001) je Auszahlung fürs Online-Banking.
Alle Original-Belege bleiben dauerhaft am Vorgang gespeichert und sind auch Jahre später abrufbar, solange euer Verein Klubklar nutzt. Beim Vertragsende bekommt ihr eure kompletten Daten als Export mit.

Klubklar bindet euch nicht an kostenpflichtige Drittanbieter: Alle Exporte sind offene, kostenlose Formate.