Vorgangs-PDF, Belege-Download & Exporte

Das Vorgangs-PDF, euer Buchhaltungsbeleg

Zu jedem genehmigten Vorgang erzeugt Klubklar ein PDF mit allen Angaben, den angehängten Belegen und der vollständigen Freigabekette („Genehmigt von … am …“). Dieses PDF ist der Beleg für eure Buchhaltung. Ihr ladet es am Vorgang herunter oder schickt es direkt per Mail an die Buchhaltung.

Genehmigter Vorgang mit „Beleg (PDF)“ im Seitenkopf Am genehmigten Vorgang: „Beleg (PDF)“ oben rechts liefert den Buchungsbeleg mit allen Belegen und der Freigabekette.

Vor der Genehmigung gibt es bewusst kein PDF: Ein Beleg ohne abgeschlossene Freigabe ist noch kein Buchungsbeleg.

Was auf dem PDF steht

Das PDF muss auch ohne Klubklar vollständig sein, denn die Kassenprüfung liest es vielleicht erst Jahre später. Deshalb steht darauf:

Kopf: Vereinsname, Titel des Vorgangs, eingereicht von wem und wann (mit der Versicherung der Richtigkeit), Bereich, Zahlungsempfänger mit IBAN, Entscheidung. Wurde gekürzt genehmigt, zusätzlich der genehmigte Betrag.
Positionen mit Datum, Beschreibung und Betrag. Unter jeder Beschreibung nennt eine Detailzeile die Fakten hinter dem Betrag: bei Fahrtkosten „Von → Nach · km × Satz“, bei Vergütungen Gruppe, Ort, Teilnehmerzahl und „Einheiten × Satz“ (mit dem Satz, der am Tag der Einheit galt), bei Auslagen der Aussteller des Belegs. Eine Spalte „Kategorie“ gibt es bewusst nicht: Sie ist eine Zuordnung für die Buchhaltung, nicht etwas, das ein Prüfer am Beleg braucht.
Freigabekette: jede Stufe mit Person, Rolle, Prüfauftrag, Entscheidung, Datum und Kommentar; Zweitmeinungen im Wortlaut. Das gilt für das PDF eures Vereins. Der Beleg, den ein Gast über seinen Link herunterlädt, nennt nur, wann genehmigt wurde — ohne Namen, Kommentare und Zweitmeinungen (Gast-Abrechnungen).
Belegregister und Anlagen: jeder hochgeladene Beleg als Seite angehängt, das Original bleibt unverändert im Archiv.
Fußzeile auf jeder Seite: Erzeugungszeitpunkt, Software-Version und „Seite x von y“ — so fällt im Ordner auf, wenn ein Blatt fehlt. PDFs aus dem Testmodus tragen zusätzlich die diagonale Warnung „Kein Buchungsbeleg“.

Wird der Beleg länger als eine Seite — bei einer Vergütung über eine ganze Saison sind das schnell vier —, ist jede Folgeseite für sich lesbar: Oben stehen Verein, Vorgang und einreichende Person, und solange die Positionen weiterlaufen, wiederholen sich ihre Spaltenüberschriften. Zusammengehörendes bleibt zusammen; die Gesamtsumme steht nie ohne ihren Betrag auf einem Blatt.

Alle Belege einer Auszahlung auf einmal

Zu jeder Auszahlung lädt die Finanzverwaltung unter Belege (ZIP) ein Paket herunter — wahlweise nur die Buchungsbelege (je Überweisung das Vorgangs-PDF) oder die Buchungsbelege mit Originalbelegen (zusätzlich jede Datei so, wie sie hochgeladen wurde). Im Paket liegen die Buchungsbelege und die Originalbelege in getrennten Ordnern, kurz benannt nach Nummer der Überweisung, Empfänger und Betrag (01_Wiener_115,52.pdf), dazu eine Übersicht als Excel und CSV und eine LIESMICH.txt, die sagt, was was ist. Mehr dazu: Das Belege-Paket: was ist was.

Abgeschlossene Auszahlung mit „Belege (ZIP)“ Eine abgeschlossene Auszahlung unter „Auszahlungen“: SEPA-Datei und das Belege-Paket als ZIP, jederzeit erneut herunterladbar.

Exporte für Buchhaltung & Kassenprüfung

Übersicht (Excel und CSV) je Auszahlung, im Belege-Paket: je Überweisung Nummer, Empfänger, Betrag, gekürzte IBAN, Verwendungszweck, Art, Titel, wer eingereicht und wer genehmigt hat, und die zugehörigen Dateien.
SEPA-Datei (pain.001) je Auszahlung fürs Online-Banking, benannt nach der Nummer der Auszahlung.
Jahresexport für Kassenprüfung und Steuerbüro: alle Vorgänge und Belege eines Jahres in einer ZIP-Datei — und der Gesamtexport mit allen Daten eures Vereins. Beides unter Daten exportieren.
Listen als Excel oder CSV: „Exportieren“ über der Liste „Alle Vorgänge“ gibt sie so heraus, wie ihr sie gerade gefiltert habt.
Alle Original-Belege bleiben dauerhaft am Vorgang gespeichert und sind auch Jahre später abrufbar, solange euer Verein Klubklar nutzt. Eure Daten holt ihr selbst als Gesamtexport ab.

Klubklar bindet euch nicht an kostenpflichtige Drittanbieter: Alle Exporte sind offene, kostenlose Formate.