Was ist neu?

Unter Einstellungen → Daten exportieren fordert ein Administrator den Gesamtexport an: je Bereich eine Tabelle und dazu alle Belege und Unterlagen; für Kassenprüfung und Steuerbüro gibt es dasselbe für ein einzelnes Jahr. In den Listen „Alle Vorgänge“, „Personen“, „Vergütungen“, „Nachweise“ und „Zugänge & Rollen“ gibt „Exportieren“ die Liste so heraus, wie ihr sie gerade gefiltert habt. Kostenlos, in jedem Tarif — mehr unter Daten exportieren.

Unter Verwaltung → Nachweise seht ihr, was fehlt und was bald abläuft; Klubklar erinnert in der Glocke und per E-Mail — die E-Mail ist von Anfang an eingeschaltet, abschalten unter Mein Konto → Benachrichtigungen. Fehlt ein Nachweis, weist Klubklar beim Einreichen einer Abrechnung darauf hin; sperren könnt ihr das Einreichen in den Einstellungen des Moduls, mit einem Datum als Übergangsfrist. Ohne euer Zutun bleibt es beim Hinweis — auch wenn ihr das Modul schon eingeschaltet hattet. Alles Weitere unter Qualifikationen & Nachweise und auf der Funktionen-Seite.

Solange ein Vorgang noch nicht ausgezahlt ist, findet ihr im Menü ⋯ den Eintrag Stornieren — am Vorgang, in „Alle Vorgänge“ und unter „Auszahlungen“. Ein Grund ist Pflicht. Der Vorgang wird nie ausgezahlt, bleibt aber mit Genehmigung und Belegen sichtbar; von dort geht es mit Korrigieren & neu einreichen weiter wie nach einer Ablehnung. Mehr unter Freigaben verstehen.

Unter Auszahlungen steht am Antrag, wann und von wem die Bankverbindung geändert wurde; der Dialog zeigt das Konto noch einmal, und ihr bestätigt mit Geprüft — Auszahlung erstellen. Ändert jemand anderes eure Bankverbindung, bekommt ihr eine Nachricht in der Glocke und per E-Mail. Mehr unter Auszahlungen per SEPA.

Die Karte nennt Nummer, Tag, Uhrzeit und wer die Auszahlung angelegt hat; dieselbe Nummer steht im Namen der SEPA-Datei und des Belege-Pakets. Belege (ZIP) fragt jetzt, ob ihr nur die Buchungsbelege wollt oder auch die Originalbelege — im Paket liegen sie in getrennten Ordnern, mit kurzen Dateinamen, einer Übersicht als Excel und einer LIESMICH. Mehr unter Auszahlungen per SEPA.

Updates laufen künftig in einem angekündigten Wartungsfenster, in der Regel montags bis freitags am späten Abend. Eine Viertelstunde vorher bittet euch Klubklar zu speichern — was nicht gespeichert ist, geht beim Update verloren. Danach arbeitet ihr in der Regel ohne neue Anmeldung weiter — auch Gäste mit einem Abrechnungs-Link sehen den Hinweis. Einmalig: Nach dem ersten Update mit Wartungsfenster meldet ihr euch bitte einmal neu an. Mehr unter Updates & Wartungsfenster.

Unter Verwaltung → Unterlagen legt der Administrator die Satzung (für alle sichtbar), den Freistellungsbescheid und bis zu 30 Ordnungen und Richtlinien ab — bei jeder stellt er ein, wer sie sehen darf: nur Administrator und Finanzen, alle, die mehr dürfen als ein Mitglied, oder alle, die sich anmelden können. Eine neue Fassung ersetzt die alte, die alte bleibt unter „Frühere Fassungen“. Die Karte Speicher zeigt, wie viel euer Verein belegt — auch dem Finanzverwalter und dem Kassenprüfer. Mehr unter Unterlagen & Speicher.

In eigenen Rollen ist „Einsichtsvermerk zum Führungszeugnis“ jetzt eine eingerückte Zeile unter „Qualifikationen & Nachweise“; bestehende Rollen behalten, was sie hatten, und für Jugendleitung oder Kinderschutzbeauftragte gibt es die Vorlage „Nachweise & Führungszeugnis“. Den Vermerk zum eigenen Führungszeugnis trägt immer eine zweite Person ein, auch bei Administratoren — und das eigene Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ entfernt ebenfalls nur jemand anderes; die Seite nennt jeweils, wer das kann. Erinnerungen zum Führungszeugnis bekommen nur noch die, die den Vermerk eintragen dürfen, und der Kassenprüfer sieht im Aktivitätsprotokoll nicht mehr, bei wem ein Vermerk eingetragen wurde. Mehr unter Qualifikationen & Nachweise und Rollen & Rechte.

Die Abrechnung steht nicht mehr in den Freigaben der Person, die eingeladen hat; dort steht stattdessen, dass jemand anderes freigibt. Hat euer Verein nur einen Administrator, braucht er für Gast-Abrechnungen eine zweite Person. Neu im „⋯“-Menü: Link zurückziehen für schon eingereichte Abrechnungen. Und der Beleg, den der Gast herunterlädt, nennt nur noch, wann genehmigt wurde — ohne Namen und Kommentare. Mehr unter Gast-Abrechnungen.

So kann niemand, der kurz an eurem offenen Gerät sitzt, heimlich eine eigene Authenticator-App verbinden. Die E-Mail „Zwei-Faktor-Anmeldung … eingeschaltet“ bzw. „… ausgeschaltet“ ist also gewollt — wart ihr es nicht selbst, schreibt uns sofort. Mehr unter Mein Konto & Sicherheit.

Unter Mein Konto → Konto & Sicherheit steht in der Karte Angemeldete Geräte, auf wie vielen anderen Geräten ihr angemeldet seid — der Knopf darunter beendet diese Anmeldungen, auf dem eigenen Gerät bleibt ihr drin. Danach bekommt ihr eine E-Mail dazu. Mehr unter Mein Konto & Sicherheit.

Die Karte Testmodus sagt das vor dem Start und vor dem Beenden und nennt danach den Weg: „Support kontaktieren“ — wir können einen Neustart freigeben. Neu ist auch, dass Unterlagen und Nachweise aus dem Testmodus beim Beenden mit gelöscht werden; die Karte zählt sie mit. Mehr unter Testmodus.

• Rollen ändern, wo die Person steht: Die Rollen einer Person ändert ihr jetzt auch in der Personenliste (⋯ → „Rollen ändern“) und auf ihrer Seite in der Karte „Zugang“ — mit demselben Fenster wie unter Zugänge & Rollen. Dort heißt der Menüpunkt jetzt ebenfalls „Rollen ändern“; Grundrolle, weitere Rollen und das Entfernen stehen darin beisammen. Rollen & Rechte
• Rollen vergeben: Wer „Zugänge & Rollen“ über eine eigene Rolle hat, ohne Administrator zu sein, vergibt, entfernt und ändert nur Rollen, deren Rechte er alle selbst hat — auch bei sich selbst, beim Einladen und beim Sperren eines Zugangs. Für Administratoren ändert sich nichts. Wer wem welche Rolle geben kann
• Auszahlungen: Stehen mehrere Anträge derselben Person mit geänderter Bankverbindung in einer Auszahlung, zeigt der Dialog das Konto einmal statt je Antrag — mit Summe und den Anträgen darunter.
• Auszahlungen: Anträge, die ihr abgewählt habt, bleiben abgewählt, auch wenn ihr zwischendurch einen anderen storniert oder das Vereinskonto speichert. Steckt ein Vorgang in einer Auszahlung, lässt er sich nicht daneben einzeln als ausgezahlt markieren, und bestätigen zwei Personen dieselbe Auszahlung gleichzeitig, zählt nur die erste.
• Vereinskonto: Die Bankverbindung des Vereins sieht nur noch, wer die Vereinsdaten ändern darf.
• Aktivitätsprotokoll: Einträge über Nachweise und das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ sieht nur, wer die Nachweise selbst sehen darf.
• Gäste importieren: Wer direkt nach einem Import „Links exportieren“ klickt, macht die Links in den noch ausstehenden E-Mails nicht mehr ungültig.
• Anmeldung: Nach zwanzig falschen Codes hintereinander nimmt ein Konto eine Stunde lang keinen Code aus einer E-Mail an — so lässt sich der Code nicht durch Ausprobieren erraten. Du bekommst dazu eine E-Mail mit der Uhrzeit, ab der es wieder geht. Nimmt die Anmeldeseite einen Code nicht an, sagt sie immer denselben Satz. Der Code wird nicht angenommen
• Registrierung: Wer sich mit einer Adresse registriert, die schon ein Klubklar-Konto hat, bekommt statt eines Codes eine E-Mail mit dem Hinweis darauf und meldet sich auf derselben Seite über „Ich habe schon ein Konto — anmelden“ an — die Eingaben bleiben erhalten. Registrierung & Anmeldung
• Zwei-Faktor-Anmeldung: Nach fünf falschen Codes aus der App beginnt das Einschalten von vorn, mit einem neuen QR-Code. Wer seine E-Mail-Adresse ändert oder die Zwei-Faktor-Anmeldung ein- oder ausschaltet, macht damit auch alle Codes ungültig, die noch unterwegs sind.
• Vergütungen: Die Liste zeigt die Spalte „Ausgezahlt am“ — bei genehmigten Abrechnungen steht dort „noch nicht ausgezahlt“. Vergütungen abrechnen
• Nachweise: In den Einstellungen des Moduls tragt ihr bis zu fünf Fortbildungsportale mit Namen ein statt eines einzelnen Links. Die Links stehen in der Karte „Kinderschutzschulung“ jetzt auch, wenn eine Schulung abgelaufen ist oder bald abläuft — nicht nur, solange noch keine bestätigt ist. Im Testmodus und solange Klubklar für euren Verein gesperrt ist, ruhen die Erinnerungen zu Nachweisen. Qualifikationen & Nachweise
• Ein Wort statt zwei: Die Art „Einsatz“ heißt überall „Gast-Abrechnung“ (Liste, Vorgang, PDF, Auszahlung), und die Statusseite des Gastes sagt „Genehmigt“ wie das PDF.
• Freigeben: Nach „Genehmigen“ und „Ablehnen“ bestätigt eine kurze Meldung „Genehmigt.“ bzw. „Abgelehnt.“.
• Benachrichtigungen: Unter Mein Konto heißt die Spalte jetzt „Glocke“ statt „In-App“, es gibt die Zeile „Nachweise“, die Glocke zeigt bis zu vier Zeilen Text statt einer, und jede Benachrichtigungs-Mail nennt den Verein, aus dem sie kommt.
• Nachweise: Der Reiter „Qualifikationen und Fortbildungen“ auf der Seite Nachweise zeigt in einer Liste, wer welche Lizenz oder Qualifikation hat und bis wann sie gilt. Qualifikationen & Nachweise
• Nachweise: Wer selbst Nachweise pflegt, lädt die eigenen unter „Meine Nachweise“ hoch — sie zählen sofort; dorthin führt jetzt auch eine Karte unter Mein Konto. Das Kennzeichen „Arbeitet mit Minderjährigen“ setzt ihr über einen Knopf mit Rückfrage statt über einen Schalter, und der Bereich für Lizenzen heißt „Qualifikationen und Fortbildungen“. Qualifikationen & Nachweise
• Nachweise: Fehlt euch ein Nachweis, steht derselbe Satz auf der Übersicht, bei den Vergütungen und unter „Meine Nachweise“ — zum Beispiel „Dir fehlt das Führungszeugnis. Einreichen kannst du trotzdem.“ Darf nur eine Person im Verein Einsichtsvermerke eintragen, liest sie dort, wie ihr das löst, statt „Melde dich bei einem Administrator“. Eigene Nachweise ladet ihr überall über „Nachweis hochladen“ hoch. Qualifikationen & Nachweise
• Nachweise: Die Sperre der Abrechnung ändert sich nur noch, wenn ihr sie selbst ändert — eine Einstellungsseite, die noch von früher offen war, konnte sie beim Speichern ausschalten.
• Rollen: Der Verwalter pflegt jetzt auch Nachweise; in eigenen Rollen gibt es die Zeilen „Unterlagen“ und „Qualifikationen & Nachweise“. Rollen & Rechte
• Aktivitätsprotokoll: Neue Einträge für Unterlagen, Nachweise und zurückgezogene Gast-Links. Das Aktivitätsprotokoll
• Auszahlungen: An jeder Auszahlung steht jetzt, wer sie angelegt und wer sie bestätigt hat. Wer Auszahlungen nur lesen darf, bekommt keine Knöpfe mehr angeboten, die er nicht benutzen kann.
• Daten exportieren: Der Jahresexport enthält die SEPA-Dateien der Auszahlungen nicht mehr — darin stehen vollständige IBANs, und diese Datei gebt ihr weiter; im Gesamtexport sind sie weiter dabei. Der Gesamtexport nimmt jetzt auch gespeicherte Vorlagen für Strecken und Einheiten mit. Sehr große Listen gibt es als CSV statt als Excel. Daten exportieren
• Prüfung übertragen: Liegt eine Stufe nur ersatzweise beim Administrator — etwa weil am Beleg kein Bereich steht —, kann er sie an eine Leitung oder die Finanzverwaltung weitergeben, nicht nur an andere Administratoren. Freigaben verstehen
• Vorgänge: Wurde kein Bereich gewählt, steht am Vorgang „Kein Bereich“ — davon hängt ab, wer prüft. Beim Einreichen weist Klubklar darauf hin, wenn deshalb ein Administrator statt der Leitung prüft.
• Freigabekette: Unter einer Stufe steht jetzt für alle, warum sie bei jemand anderem liegt als erwartet — etwa „noch kein aktiver Zugang“ oder „in Vertretung“. Freigaben verstehen
• Freigabeprozesse: „Beispiel durchspielen“ und „Gilt für“ bieten dieselben Bereiche an wie das Einreichen. Freigabeprozesse einrichten
• Zwei-Faktor-Anmeldung: Ein Code aus der Authenticator-App gilt nur noch für eine Verwendung. Braucht ihr gleich darauf noch einen, wartet ihr auf den nächsten Code der App. Mein Konto & Sicherheit
• Personen: Ist das Modul Vergütungen abgeschaltet, zeigt die Personenliste dessen Bezeichnung und die Warnung „ohne Tätigkeit“ nicht mehr.
• Gast-Abrechnungen: Für eine E-Mail-Adresse, die zu einer Person mit eigenem Zugang gehört, gibt es keine Gast-Einladung mehr — sie reicht in der App ein. Gast-Abrechnungen
• Gast-Abrechnungen: Klubklar speichert die Links eurer Gäste nicht mehr. Statt „Link kopieren“ gibt es „Neuen Link erzeugen“; „Erneut senden“ und „Links exportieren“ vergeben neue Links, die bisherigen gelten dann nicht mehr. Schon verschickte Links funktionieren weiter. Gast-Abrechnungen
• Gast-Abrechnungen: Bekommt ein Gast eine Nachricht von euch (Rückfrage, Genehmigung, Auszahlung), gilt der Link, den er gerade benutzt, noch bis zur nächsten Nachricht weiter — die offene Statusseite verschwindet nicht mehr mitten im Lesen. Die Statusseite sagt dem Gast, dass er immer den Link aus der neuesten E-Mail nehmen soll. Gast-Abrechnungen
• Testmodus: Die Karte unter Einstellungen → Verein nennt vor dem Start dieselbe Zahl von Vorgängen wie danach — Entwürfe werden mit eingefroren und deshalb mitgezählt. Testmodus
• Auszahlungen: In der Auswahl steht bei jedem Antrag das Konto in verkürzter Form.
• Fahrtkosten: Klubklar rechnet jede Fahrt selbst aus Kilometern und dem Satz eures Vereins. Hat der Verein den Satz geändert, während ihr die Seite offen hattet, bittet Klubklar euch, neu zu laden.
• Beispieldaten: „Beispieldaten entfernen“ lässt Beispiel-Personen stehen, mit deren Vorgängen schon gearbeitet wurde; das Aktivitätsprotokoll nennt, was entfernt wurde. Testmodus
• Belege auslesen: Ausgelesen werden Fotos (JPG, PNG, WebP, HEIC), PDFs und E-Rechnungen — andere Bildformate lehnt Klubklar gleich ab.
• Belege: Eine Datei, die kein Beleg sein darf (etwa ein GIF), lehnt Klubklar schon am Dateifeld ab und sagt, was geht; der Dateidialog bietet nur noch passende Dateien an. Vorher blieb dabei ein Entwurf ohne Beleg zurück. Belege fotografieren & Eigenbelege
• Personen: Die Notiz des Vereins zu einer Person hat eine eigene Karte auf der Personenseite — nur für die Verwaltung, die Person selbst sieht sie nicht. Personen verwalten
• Anmeldung: Antwortet Klubklar einmal kurz nicht, steht „Klubklar ist gerade nicht erreichbar“ mit „Noch einmal versuchen“ auf dem Bildschirm — nicht mehr die Anmeldeseite. Ihr bleibt angemeldet. Registrierung & Anmeldung
• Dateien, die es nicht mehr gibt: Wurde ein Export oder eine Unterlage gelöscht, während ihr die Seite offen hattet, sagt Klubklar das auf der Seite, statt eine Fehlermeldung in einem leeren Fenster zu zeigen.
• Module: Wer jährlich zahlt und ein Modul aus- und wieder einschaltet, bekommt für die schon bezahlten Monate keine Nachberechnung mehr; der Dialog heißt „wieder einschalten“. Module buchen, testen & kündigen
• Aktivitätsprotokoll: Ein Handgriff steht jetzt als eine Zeile da — Einreichen stand bisher doppelt im Protokoll, die Abrechnung eines Gastes dreifach. Eine erfasste Eingangsrechnung heißt „Eingangsrechnung erfasst“, ein Zurückziehen „Vorgang zurückgezogen“, und bei einer Gast-Abrechnung steht der Name des Gastes statt „System“. Ältere Einträge bleiben, wie sie sind. Das Aktivitätsprotokoll
• Aktivitätsprotokoll: Eine Suche ohne Treffer sagt, wonach gesucht wurde. Einträge zu Nachweis-Dateien nennen Bezeichnung und Person statt des Dateinamens, „Neuen Gast-Link erzeugt“ nennt Gast und Anlass.
• Am Handy: Reiter, das Kreuz zum Schließen der Dialoge und die Symbole oben rechts sind größer und leichter zu treffen. In Dialogen sind auch Auswahlfelder mit einem Fehler rot umrandet.

Neu sind der Kassenprüfer (liest alles Finanzielle, gern mit Enddatum) und eigene Rollen aus einer Vorlage mit einer übersichtlichen Rechte-Tabelle. Bindet ihr eine Rolle an eine Funktion der Vereinsstruktur, etwa „Leitung in Abteilungen“, bekommt jede Leitung sie für ihre Abteilung und alles darunter — mit deren Vorgängen, Personen und Übungsleiter-Abrechnungen. Die Vereinsstruktur ändert ihr dafür jetzt über Bearbeiten → Speichern, und Klubklar sagt vorher, wer welche Rolle bekommt oder verliert. Mehr unter Rollen & Rechte.

Menüpunkt, Modul und Beleg heißen jetzt Vergütungen bzw. „Vergütung …“ oder „Honorar …“, aus der Übungseinheit wird die Einheit. Alte Links und Lesezeichen führen weiter an die richtige Stelle. Der Pauschalen-Wächter nennt unter der Übungsleiterpauschale jetzt ihre Rechtsgrundlage. An euren Daten, Sätzen und Freigaben ändert sich nichts. Neu: Ihr stellt ein, wie ihr eure Leute nennt — Trainer, Dirigenten, Kursleiter oder ein eigenes Wort. Vergütungen einrichten

In der Liste Alle Vorgänge steht bei jedem offenen Vorgang die Spalte „Wartet seit“. Ein Klick auf den Spaltenkopf sortiert danach, ab einer Woche ist die Angabe hervorgehoben, ab zwei Wochen deutlich. Die Uhr beginnt bei jeder entschiedenen Stufe neu — gezählt wird, wie lange die aktuell offene Stufe liegt. Freigaben verstehen

Die Rechnung auf den Übungsleiter privat kostet den Vorsteuerabzug, und der teuerste Betrug gegen Vereine ist die getauschte IBAN auf einer sonst echten Rechnung. Beides sagt Klubklar jetzt — und hält euch nie auf. Eingangsrechnungen

Per Mail, als Blanko-QR oder als Serien-Einladung für den ganzen Wettkampftag; freigegeben und ausgezahlt wird wie immer. Der Gast sieht außerdem, wer für seine Daten verantwortlich ist — euer Verein. Der Weg startet bewusst abgeschaltet. Zur Anleitung

Zweitmeinung, Rückfrage und „Prüfung übertragen“ sitzen an einer Stelle. Abgeben könnt ihr eine Prüfung nur an Personen, die mindestens so viel dürfen wie die bisher zuständige — euer Freigabeprozess lässt sich damit nicht umgehen. Freigaben verstehen

Für „Wofür war das?“ gab es bisher nur die Ablehnung. Ohne Antwort könnt ihr trotzdem entscheiden; Gäste antworten über ihren Status-Link. Freigaben verstehen

Übungsstunden sind für das Finanzamt eine Tätigkeit, die sich nicht in einen ehrenamtlichen und einen Honorar-Teil aufspalten lässt. Frühere Abrechnungen bleiben unverändert. Zur Anleitung

• Neue Fassung des Auftragsverarbeitungsvertrags (September 2026): Er nennt jetzt Vergütungen und Honorare sowie Gäste, die über einen Einladungslink abrechnen. Administratoren bestätigen ihn einmal neu.
• Die Kilometersätze haben einen Verlauf: Dort steht, wer den Satz wann von wie viel auf wie viel geändert hat.
• Bei Fahrtkosten schlägt die Ortssuche eure zuletzt gefahrenen Orte vor.
• Der Finanzverwalter kommt jetzt auf die Seite „Verein“ und kann Anschrift und Bankverbindung ändern; Logo, Registerauszug und Testmodus bleiben bei der Einrichtung.
• Freigabeprozesse können eine eigene Rolle nennen, etwa „Abteilungsleitung“: Jeder Beleg landet dann bei der Leitung seiner Abteilung.
• Wer Finanzverwalter oder Administrator als weitere Rolle hat, entscheidet Freigaben genauso wie mit der Grundrolle. „Freigaben“ steht jetzt bei allen im Menü, die in einer Freigabe landen können — auch bei Vertretungen und namentlich Genannten.
• Läuft eine befristete Rolle aus, bekommen die Person und die Administratoren sieben Tage vorher einen Hinweis.
• Rückfragen und Zweitmeinungen kommen nur noch von der Person, die den Beleg gerade freigeben soll — nicht mehr von jedem, der ihn sehen darf.
• Die Personen-Seiten zeigen nur noch Knöpfe, die ihr auch nutzen dürft.
• Das Aktivitätsprotokoll sagt jetzt, was genau passiert ist — etwa welche Rolle wer bis wann bekommen hat, wer in der Vereinsstruktur wohin eingetragen wurde, welcher Vorgang genehmigt oder gekürzt wurde und wie viele Überweisungen eine Auszahlung hatte.
• Ein Vergütungssatz ohne Bereich weist darauf hin, dass eine Abteilungsleitung dessen Übungsleiter-Abrechnungen dann nicht sieht.
• Der Pauschalen-Wächter zählt Entwürfe nicht mehr mit; eingereichte Abrechnungen stehen extra als „noch nicht freigegeben“ darunter.
• Übungsleiter ohne Tätigkeit können nicht mehr abrechnen und sehen statt des Formulars einen Hinweis, an wen sie sich wenden.
• Die Karte „Übungsleiter“ an einer Person sieht nur noch, wer sie pflegen darf. Die Vergütungssätze haben einen eigenen Menüpunkt für alle, die keine Module verwalten.
• Freigabeprozesse lassen sich schon bauen, bevor alle eingeladen sind — bis dahin springt die Vertretung oder ein Administrator ein.
• Wer in einem Vorgang schon entschieden hat, wird für spätere Stufen nicht mehr gefragt.
• „Prüfung übertragen“ beachtet jetzt auch die Leitung eines Bereichs: Eine Stufe der Abteilungsleitung geht nicht mehr an ein einfaches Mitglied.
• Die Übersicht sagt unter „Das könnt ihr schon“, was bei euch schon läuft und was ihr zusätzlich einrichten könnt.
• Die Beispieldaten bringen einen kleinen Beispiel-Verein mit zweistufiger Freigabe mit.
• Beim Dazubuchen eines Moduls steht der anteilige Betrag bis zum Periodenende schon im Buchungsdialog.
• Das Vorgangs-PDF aus der Genehmigungs-Mail trug Umlaute als Unterstrich im Dateinamen.
• Belege über mehrere Seiten sind jetzt als Beleg brauchbar: Jede Folgeseite nennt oben Verein, Vorgang und Person, wiederholt die Spaltenüberschriften und trägt unten „Seite 2 von 4“. Die Gesamtsumme steht immer vollständig auf einer Seite — bei sehr vielen Übungseinheiten konnte der Betrag vorher auf einem eigenen Blatt landen.

• Spesen & Auslagen: Belegfoto mit automatischer Erkennung, Fahrt- und Reisekosten mit Pauschalen, Eigenbeleg wenn der Bon fehlt.
• Freigabeprozesse: konfigurierbar nach Betrag, Kategorie und Abteilung, mit Vier-Augen-Prinzip, Zweitmeinung und Eskalation entlang eurer Vereinsstruktur.
• Übungsleiterabrechnung: Stundenerfassung, Sätze je Abteilung, Honorarkräfte und der Wächter für die Übungsleiterpauschale.
• Auszahlungen: genehmigte Anträge gesammelt als SEPA-Datei oder „ich überweise selbst“, mit Belege-ZIP fürs Steuerbüro.
• Eingangsrechnungen: Lieferantenrechnungen erfassen, freigeben, bezahlen; eigene Rolle für die Geschäftsstelle.
• Vereinsstruktur: Gremien, Ämter und Abteilungen als Organigramm; Freigaben folgen der Struktur automatisch.
• Sicher von Grund auf: passwortlose Anmeldung mit 2FA, Mandantentrennung auf Datenbank-Ebene, Vereinsdaten in Deutschland, GoBD-feste Belege. Mehr auf Sicherheit & Datenschutz.
• 30 Tage kostenlos testen: danach entsteht nie automatisch eine Rechnung. Erst eure verbindliche Buchung startet die Berechnung.

Alle Funktionen im Überblick

Neue Vereine starten auf Wunsch im Testmodus (unter Einstellungen → Verein jederzeit einschaltbar): Belege hochladen, einreichen, freigeben, auszahlen — alles gefahrlos, mit Hinweisstreifen, Wasserzeichen auf Test-PDFs und „[Test]“ in Mails. Mit „Testmodus beenden und richtig starten“ werden alle Testdaten verworfen; Verein, Personen, Struktur, Module und Freigabeprozesse bleiben.

Mehr zum Testmodus

Für jede Person, die freigibt, kann ein Administrator bis zu zwei Vertretungen in fester Reihenfolge eintragen; unter Mein Konto → Abwesenheit tragt ihr euren Urlaub ein. Die Personenliste zeigt mit dem Badge „prüft“, wer in Freigabeketten landen kann — und wem noch die Vertretung fehlt. Jeder Vorgang erklärt der prüfenden Person, warum genau sie gefragt ist.

Mehr dazu

Jede Prüfstufe fragt zuerst Wer prüft? (Rolle, Leitung aus der Struktur, bestimmte Person), die neue Betragsstaffel macht sichtbar, welche Kette ab welchem Betrag gilt. Die Ansicht Baum verzweigt Belegart → Bereich → Betrag → Prozess — Lücken und Überschneidungen sieht man auf einen Blick.

Zur Anleitung

„Sachliche Prüfung“, „Rechnerische Prüfung“, „Freigabe“ oder eure eigenen Worte, plus ein Satz „Worauf achten?“. Beides steht direkt über dem Genehmigen-Knopf, die Benachrichtigung heißt entsprechend, und das Beleg-PDF dokumentiert, welche Prüfung stattgefunden hat.

Hat niemand im Verein die genannte Rolle, springt weiterhin ein Administrator ein, damit kein Beleg liegenbleibt. Neu ist außerdem: Neben Rollen und der Leitung eines Bereichs könnt ihr eine namentlich genannte Person als Freigeber wählen.

Der abgelehnte Vorgang bleibt mit Begründung als Nachweis stehen, und spätere Stufen stehen nach einer Ablehnung als „entfällt“ statt ewig „ausstehend“.

An der Einheit steht jetzt z. B. „kein Satz für dieses Datum“ mit dem Hinweis, ab wann euer Vergütungssatz gilt. Startet euer Verein mitten im Jahr, lässt sich der Beginn des ersten Satzes in den Übungsleiter-Einstellungen zurückdatieren (neue Sätze sind mit dem Jahresbeginn vorbelegt) — so sind auch Einheiten aus der Zeit vor Klubklar abrechenbar.

Zur Anleitung

Fahrtkosten stehen als „Friedberg → Frankfurt · 57,7 km × 0,30 €/km“, Übungsleiter-Einheiten mit Gruppe, Ort, Teilnehmerzahl und „Einheiten × Satz“, Auslagen mit dem Aussteller des Belegs. Die Spalte „Kategorie“ ist weg: Sie ist eine Zuordnung für die Buchhaltung und sagt der Kassenprüfung nichts.

Mehr zum Vorgangs-PDF

Im letzten Schritt schickt Klubklar einen 6-stelligen Code an die angegebene Adresse; erst mit dem Code werden Verein und Zugang angelegt. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, meldest du dich im selben Schritt an und legst den Verein damit an.

Zur Anleitung

Ändern sich Nutzungsbedingungen oder AVV, sehen Administratoren einen Hinweisstreifen mit beiden Fassungen und bestätigen die neue verbindlich. Welche Fassung wann galt, steht im Protokoll.

Die Felder formatieren in Viererblöcke, hören bei der Länge des Landes auf und prüfen die Prüfziffer sofort statt erst beim Speichern. Eine fehlerhafte IBAN hält nur ihre eigene Position zurück statt den gesamten Sammelauftrag, und die SEPA-Datei wird vor dem Download gegen das offizielle Bankenschema geprüft.

Mehr dazu

Der aktualisierte Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt genau, was bei einer Ortssuche das Haus verlässt: nur der Suchbegriff — kein Name, keine Mitgliedsnummer, keine IP-Adresse.

• Das Glocken-Menü listet nur noch ungelesene Benachrichtigungen; alte räumen sich selbst auf (gelesene nach 90, ungelesene nach 180 Tagen), die Vorgänge dahinter bleiben.
• Mein Konto zeigt die eigenen Daten in zwei Karten wie auf der Personen-Seite; der Kontoinhaber ist mit deinem Namen vorbelegt.
• Mit gekürztem Betrag genehmigte Vorgänge zeigen „gekürzt auf …“; die Benachrichtigung heißt „Genehmigt mit Kürzung“ und nennt beide Beträge.
• Handy-Browser zeigen bei PDF-Belegen jetzt Dateiname und einen Link „PDF öffnen“ statt eines leeren Kastens.
• Die „Erste Schritte“-Checkliste fragt zusätzlich nach Vereinsstruktur und Vertretungen.
• Hat ein Bereich zwei Leitungen, bekommen beide den Beleg und die erste Entscheidung zählt; reicht eine selbst ein, entscheidet die andere.
• Könnte nach dem Einreichen niemand entscheiden, warnt die Vorschau schon vor dem Einreichen — einreichen geht trotzdem.
• Fehler zeigen statt „Internal server error“ einen kurzen Referenzcode, mit dem der Support die Ursache sofort findet.
• Bereiche mit gebuchten Belegen werden stillgelegt statt gelöscht: raus aus den Auswahllisten, an alten Vorgängen weiter lesbar.
• Gescannte Rechnungen (PDFs ohne Textebene, Fotos) laufen durch die Texterkennung; Aussteller, Betrag, IBAN und Fälligkeit kommen auch aus Briefköpfen sauber heraus.
• Freigabe-Regeln, die nie greifen können, sind ausgegraut und nennen den Prozess, der ihnen zuvorkommt; der Auffang-Prozess steht fest am Ende.
• Die Freigabe-Vorschau beim Einreichen nennt dieselbe Person, die den Beleg wirklich bekommt (Ebene darüber statt fälschlich „Administrator“).
• Beim Erfassen erscheint jeder für Abrechnungen freigeschaltete Bereich — auch für Personen, die nur in einer Gruppe oder Sparte eingetragen sind.
• Wo bisher „Abteilung“ stand, steht jetzt Bereich — auch Ämter und Gruppen können abrechnen; inhaltlich ändert sich nichts (mehr zur Vereinsstruktur).
• Der letzte Gültigkeitstag eines Vergütungssatzes zählt jetzt zum alten Satz, wie es die Einstellungen schon immer angezeigt haben.
• Adresse und IBAN des Vereins lassen sich wieder leeren; der Registernachweis öffnet sich unter Verein tatsächlich als PDF; die Frage nach ungespeicherten Änderungen ist auf allen Seiten gleich.