Klubklar
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Was ist neu? (Änderungsprotokoll)

Klubklar wird laufend weiterentwickelt. Updates sind für alle Vereine automatisch aktiv, ihr müsst nichts installieren. Hier steht, was sich wann getan hat.

August 2026: Klubklar ist da

Die Übungsleiter-Abrechnung sagt, was wirklich fehlt. Statt einem pauschalen „unvollständig” steht an der Einheit jetzt der konkrete Grund — etwa „kein Satz für dieses Datum” mit dem Hinweis, ab wann euer Vergütungssatz gilt. Und wenn euer Verein erst mitten im Jahr mit Klubklar startet: Der Beginn des ersten Satzes lässt sich in den Übungsleiter-Einstellungen jetzt einfach zurückdatieren, neue Sätze sind gleich mit dem Jahresbeginn vorbelegt. So lassen sich auch die Einheiten aus der Zeit vor Klubklar abrechnen. Nebenbei behoben: Der letzte Gültigkeitstag eines Satzes (der Tag vor einer Satzänderung) wurde bisher nicht bepreist — jetzt zählt er zum alten Satz, wie es die Einstellungen schon immer angezeigt haben.

Die Glocke zeigt nur noch Neues. Das Glocken-Menü im Kopf listet nur ungelesene Benachrichtigungen (höchstens zehn, darunter „+ n weitere ungelesene”); nach Alle gelesen ist es leer statt voll mit Altem. Die Seite Benachrichtigungen öffnet sich auf dem Reiter Ungelesen, sobald etwas wartet, sonst auf Alle. Und Benachrichtigungen räumen sich selbst auf: Gelesene verschwinden nach 90 Tagen, ungelesene nach 180 — der Vorgang dahinter bleibt natürlich erhalten.

Der Beleg-PDF nennt die Fakten hinter jedem Betrag. Fahrtkosten stehen als „Friedberg → Frankfurt · 57,7 km × 0,30 €/km”, Übungsleiter-Einheiten mit Gruppe, Ort, Teilnehmerzahl und „Einheiten × Satz”, Auslagen mit dem Aussteller des Belegs. Die Spalte „Kategorie” ist weg: Sie ist eine Zuordnung für die Buchhaltung und sagt der Kassenprüfung nichts. Mehr zum Vorgangs-PDF.

Mein Konto aufgeräumt. Die eigenen Daten stehen jetzt in zwei Karten, Kontakt & Adresse und Bankverbindung, genau wie auf der Personen-Seite. Der Kontoinhaber ist grau mit deinem Namen vorbelegt; du trägst nur etwas ein, wenn er abweicht. In der Übungsleiter-Karte an der Person greifen die Schalter sofort, ein zweites „Speichern” gibt es dort nicht mehr.

IBAN-Felder denken mit. Überall, wo eine IBAN eingegeben wird (Profil, Rechnungserfassung, Übungsleiter-Abrechnung, Vereinskonto), formatiert das Feld beim Tippen in Viererblöcke, hört bei der Länge des Landes auf (für Deutschland nach 22 Zeichen) und sagt sofort, ob noch etwas fehlt oder die Prüfziffer nicht stimmt — statt erst beim Speichern.

Testmodus: erst wild ausprobieren, dann richtig starten. Neue Vereine starten auf Wunsch im Testmodus (unter Einstellungen → Verein jederzeit einschaltbar): Belege hochladen, einreichen, freigeben, auszahlen — alles gefahrlos, ein Streifen unter dem Kopf erinnert daran, Test-PDFs tragen ein Wasserzeichen, Test-Mails ein „[Test]“. Mit „Testmodus beenden und richtig starten” werden alle Testdaten verworfen; Verein, Personen, Struktur, Module und Freigabeprozesse bleiben. Vorgänge aus der Zeit vor dem Testmodus sind solange eingefroren und bleiben erhalten. Dazu: „Testdaten leeren, weiter testen” und drei Beispiel-Belege (Kassenbon, Rechnung, E-Rechnung) zum Hochladen, falls gerade keiner zur Hand ist. Personen, die ihr im Test angelegt habt, bleiben — beim Beenden könnt ihr die Testpersonen ohne Login aber per Haken ins Archiv schicken.

Wer prüft, braucht eine Vertretung — jetzt sichtbar. In der Personenliste tragen alle, die in Freigabeketten landen können, das Badge „prüft”; wer noch keine Vertretung hat, „prüft · ohne Vertretung” — mit Filter dazu. Die Personen-Seite erklärt, warum jemand prüft (Rolle, Leitung eines Bereichs, namentlich im Prozess), direkt über der Vertretungs-Einstellung. Die Einrichtungs-Checkliste springt genau zu den Personen, denen die Vertretung fehlt, und der Prozess-Baum warnt am Ast, wenn die Kette auf jemandem ohne Vertretung ruht.

Prüfstufen mit Auftrag. Jede Stufe eines Freigabeprozesses kann jetzt einen Prüfauftrag tragen — „Sachliche Prüfung”, „Rechnerische Prüfung”, „Freigabe” oder eure eigenen Worte — plus einen Satz „Worauf achten?“. Die prüfende Person sieht beides direkt über dem Genehmigen-Knopf, die Benachrichtigung heißt entsprechend, und das Beleg-PDF dokumentiert, welche Prüfung stattgefunden hat.

Freigabeprozesse als Baum. Unter Freigabeprozesse gibt es neben der Liste jetzt die Ansicht Baum: Belegart → Bereich → Betrag → Prozess, mit der Prüfkette an jedem Ende. Der Baum wird aus euren Regeln berechnet und zeigt genau das, was Klubklar bei jedem Beleg entscheidet — Lücken und Überschneidungen sieht man auf einen Blick.

Abgelehnt? Korrigieren statt neu anfangen. Ein abgelehnter Vorgang zeigt jetzt den Knopf Korrigieren & neu einreichen: Klubklar legt eine Kopie mit allen Positionen und Belegen als neuen Entwurf an — nichts muss neu fotografiert werden. Der abgelehnte Vorgang bleibt mit Begründung als Nachweis stehen. In der Freigabekette stehen spätere Stufen nach einer Ablehnung als „entfällt” statt ewig „ausstehend”.

Kürzungen sind nicht mehr zu übersehen. Wird ein Vorgang mit gekürztem Betrag genehmigt, steht neben dem Status „gekürzt auf …“, und die Benachrichtigung heißt „Genehmigt mit Kürzung“ und nennt beide Beträge.

PDF-Belege auch auf dem Handy sichtbar. Handy-Browser zeigen PDFs nicht in der eingebetteten Vorschau an — bisher blieb dort ein leerer Kasten. Jetzt seht ihr beim Erfassen und in der Belegansicht den Dateinamen und einen Link „PDF öffnen”, der den Beleg im PDF-Viewer eures Handys aufmacht. Am Laptop bleibt die Vorschau wie gewohnt eingebettet.

Vertretung bei Freigaben. Für jede Person, die freigibt, kann ein Administrator unter Personen bis zu zwei Vertretungen in fester Reihenfolge eintragen. Kann die zuständige Person nicht — eigener Beleg, Urlaub, schon in der Kette entschieden — bekommt die Vertretung den Beleg, bevor die Freigabe zum Vorstand darüber wandert. Mehr dazu.

„Ich bin abwesend”. Unter Mein Konto → Abwesenheit tragt ihr euren Urlaub ein; in dieser Zeit gehen neue Vorgänge an die nächste zuständige Person, ohne dass ihr Rechte verliert. Wer den Beleg bekommt, sieht bis wann ihr weg seid — und darf ihn auch liegen lassen.

Die Freigabe-Karte sagt, warum du dran bist. „Du bist als Vertretung von … eingetragen”, „… hat selbst eingereicht”, „… ist abwesend bis …“, „Im Bereich ist niemand als Leitung eingetragen”: Jeder Vorgang erklärt der prüfenden Person, weshalb genau sie gefragt ist.

Registrierung: erst die E-Mail-Adresse, dann der Verein. Im letzten Schritt schickt Klubklar einen 6-stelligen Code an die angegebene Adresse; erst mit dem Code werden Verein und Zugang angelegt. Ein Tippfehler in der Adresse kann so keinen Verein mehr erzeugen, in den niemand hineinkommt. Gibt es zu der Adresse schon ein Konto, meldest du dich im selben Schritt an und legst den Verein damit an, ohne etwas neu einzugeben. Zur Anleitung.

Geänderte Vertragstexte bestätigt ihr in der App. Ändern sich Nutzungsbedingungen oder AVV, sehen Administratoren einen Hinweisstreifen mit beiden Fassungen und bestätigen die neue verbindlich. Bis dahin gilt der bisherige Text weiter, niemand wird ausgesperrt. Welche Fassung wann galt, steht im Protokoll.

Checkliste fragt nach Struktur und Vertretungen. Die „Erste Schritte”-Checkliste hat zwei neue Punkte: Vereinsstruktur anlegen (die Basis für Kostenstellen und Freigaben) und Vertretungen hinterlegen. Die Haken setzen sich wie gewohnt von selbst.

Zwei Leitungen, beide zuständig. Hat ein Bereich zwei Leitungen, bekommen beide den Beleg, und die erste Entscheidung zählt. Reicht eine von ihnen selbst etwas ein, entscheidet die andere, statt dass der Beleg gleich zum Vorstand darüber wandert.

Warnung, wenn niemand entscheiden könnte. Reicht eine alleinige Leitung ohne Ebene darüber und ohne zweiten Administrator etwas ein, sagt die Vorschau unter dem Bereichsfeld das jetzt vor dem Einreichen, statt dass der Vorgang still liegen bleibt. Einreichen geht trotzdem.

Fehler mit Referenzcode. Geht doch einmal etwas schief, zeigt Klubklar statt „Internal server error” einen kurzen Referenzcode. Mit dem findet der Support die Ursache sofort, ein Screenshot reicht.

Prozess-Editor neu aufgebaut. Jede Prüfstufe fragt zuerst Wer prüft? (Rolle, Leitung aus der Struktur, bestimmte Person) und dann Welche Leitung? — mit einem Kasten „Wer ist das konkret?“, der für den Beispiel-Beleg den Namen nennt. Belegarten sind nach Modulen gruppiert, Bereiche werden als eingerückter Baum mit ihrer Leitung angezeigt, und die neue Betragsstaffel zeigt auf einen Blick, welche Kette ab welchem Betrag gilt. Zur Anleitung.

Bereiche stilllegen statt löschen. Ein Bereich, auf den schon Belege gebucht wurden, lässt sich nicht mehr löschen, sondern stilllegen: Er verschwindet aus allen Auswahllisten, bleibt an alten Vorgängen aber lesbar. Nie verwendete Bereiche lassen sich weiterhin einfach löschen.

IBAN-Prüfung vor der Auszahlung. Klubklar prüft jede IBAN rechnerisch — beim Eintragen und noch einmal vor jedem Zahllauf. Eine fehlerhafte IBAN hält nur ihre eigene Position zurück statt den gesamten Sammelauftrag platzen zu lassen. Die SEPA-Datei selbst wird vor dem Download gegen das offizielle Bankenschema geprüft.

Gescannte Rechnungen werden gelesen. PDFs ohne Textebene (Scanner, Kopierer) und Fotos laufen jetzt durch die Texterkennung; Aussteller, Betrag, IBAN und Fälligkeit kommen auch aus Briefköpfen mit „IBAN … BIC …” in einer Zeile sauber heraus.

Kleine Dinge, die genervt haben. Adresse und IBAN des Vereins lassen sich wieder leeren; der hochgeladene Registernachweis öffnet sich unter Verein tatsächlich als PDF; wer einen Freigabeprozess oder ein Formular mit ungespeicherten Änderungen verlässt, wird auf jeder Seite gleich gefragt.

Rollen in Freigabeprozessen gelten jetzt genau. Steht in einer Prüfstufe “Finanzverwalter”, entscheidet auch die Finanzverwaltung — bisher durfte ein Administrator jede solche Stufe mitfreigeben und bekam auch jede Benachrichtigung dazu. Hat niemand im Verein die genannte Rolle, springt weiterhin ein Administrator ein, damit kein Beleg liegenbleibt.

Eine bestimmte Person als Prüfstufe. Neben Rollen und der Leitung eines Bereichs könnt ihr jetzt eine namentlich genannte Person als Freigeber wählen — praktisch für Regelungen, die an einem Menschen hängen.

Regeln, die nie greifen, werden angezeigt. Steht in eurer Liste eine Regel unter einer breiteren, hätte sie nie eine Chance. Solche Regeln sind jetzt ausgegraut und nennen den Prozess, der ihnen zuvorkommt. Der Auffang-Prozess steht fest am Ende der Liste, wo er hingehört.

„Bereich“ statt „Abteilung“. Wo Klubklar bisher nach der Abteilung gefragt hat, steht jetzt Bereich. Der Grund: ihr könnt auch ein Amt oder eine Gruppe für Abrechnungen freischalten, und dann war die alte Beschriftung schlicht falsch. Inhaltlich ändert sich nichts — nur die Bezeichnung passt jetzt zu dem, was tatsächlich zur Auswahl steht. Mehr dazu unter Vereinsstruktur.

Freigabe-Vorschau zeigt jetzt die echte Kette. Ist in einem Bereich niemand als Leitung eingetragen, übernimmt die Ebene darüber. Die Vorschau beim Einreichen hat in diesem Fall fälschlich „Administrator“ angezeigt und nennt nun dieselbe Person, die den Beleg auch wirklich bekommt.

Beleg erfassen zeigt allen den Bereich. Wer nur in einer Gruppe oder Sparte eingetragen war, bekam beim Erfassen kein Auswahlfeld zu sehen. Jetzt erscheint jeder Bereich, der für Abrechnungen freigeschaltet ist.

Klubklar ist offiziell gestartet. Was ihr ab dem ersten Tag bekommt:

Ortssuche und Fahrtkosten ohne Umweg über die USA. Die Zuordnung von Postleitzahl zu Ort lief über einen US-Dienst. Sie kommt jetzt vom selben europäischen Kartendienst wie die Ortssuche — für euch ändert sich nichts außer der Antwortzeit. Der aktualisierte Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt jetzt genau, was bei einer Ortssuche das Haus verlässt: nur der Suchbegriff, kein Name, keine Mitgliedsnummer, keine IP-Adresse.