Vergütungen

Vergütungen abrechnen

Mit dem Modul Vergütungen (bis September 2026 „Übungsleiterabrechnung“) rechnen Trainerinnen und Trainer ihre Einheiten selbst ab, statt Zettel mit Strichlisten beim Kassenwart abzugeben. Den Menüpunkt Vergütungen sieht, bei wem an der Person „Kann Vergütungen abrechnen“ eingeschaltet ist (so richtet der Verein das ein).

Für Übungsleiter: so rechnest du ab

1. Vergütungen → Neue Abrechnung.
2. Tätigkeit wählen, falls du mehrere hast (etwa „Kinderturnen“ und „Präventionskurs Rücken“). Je Tätigkeit entsteht eine eigene Abrechnung.
3. Zeitraum von und bis prüfen. Vorgeschlagen ist der laufende Monat, du kannst ihn frei ändern.
4. Vergütungssatz prüfen. Er ist über deine Tätigkeit meist schon ausgewählt. Darunter steht, wie lang eine Einheit dauert und zu welchem Bereich der Satz gehört. Direkt darunter siehst du, wer die Abrechnung freigeben wird.
5. Einheiten erfassen: je Training Datum, Gruppe, Trainingsort, Sportler und Einheiten. Bei Einheiten trägst du die Anzahl der Einheiten ein, keine Stunden. Den Betrag rechnet Klubklar aus dem Satz, der am jeweiligen Datum gilt.
6. Weitere Trainings fügst du mit Einheit hinzufügen an. Hast du unter Mein Konto → Trainingsvorlagen Vorlagen gespeichert, heißt der Knopf Einheit aus Vorlage: Gruppe und Trainingsort sind dann schon ausgefüllt, du trägst nur noch Datum und Anzahl ein.
7. Einreichen. Du bestätigst die Richtigkeit deiner Angaben (das ersetzt die Unterschrift) und siehst, auf welches Konto ausgezahlt wird. Noch nicht fertig? Als Entwurf speichern und später weitermachen.

Nach der Freigabe wird der Betrag mit der nächsten SEPA-Auszahlung überwiesen.

Nächsten Monat wieder dieselben Gruppen? In der Liste unter Vergütungen legt Duplizieren (im Menü ⋯ einer Abrechnung) eine Kopie als neuen Entwurf an.

Wo steht meine Abrechnung, und wann kam das Geld?

Die Liste unter Vergütungen zeigt je Abrechnung den Zeitraum, wann du sie eingereicht hast, den Status und die Spalte Ausgezahlt am:

• Steht dort ein Datum, hat der Verein die Überweisung an diesem Tag bestätigt.
• Steht dort „noch nicht ausgezahlt“, ist die Abrechnung genehmigt, aber noch nicht überwiesen — sie ist bei der nächsten Auszahlung des Vereins dabei.
• Bei Entwürfen und eingereichten Abrechnungen steht dort ein Strich.

Am Handy steht dasselbe als eigene Zeile in der Karte der Abrechnung.

Dir fehlt ein Nachweis: Einreichen geht trotzdem

Steht auf der Übersicht, auf der Seite Vergütungen oder oben im Formular ein Hinweis wie „Dir fehlt das Führungszeugnis. Einreichen kannst du trotzdem.“, fehlt dem Verein ein Nachweis von dir — das Führungszeugnis oder die Kinderschutzschulung — oder er ist abgelaufen. Das betrifft nur Personen, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, und nur Vereine, die das Modul Qualifikationen & Nachweise nutzen.

Einreichen kannst du trotzdem. Wer deine Abrechnung freigibt, sieht den Hinweis auch. Er nennt, was fehlt und bei wem du dich meldest; mit Meine Nachweise öffnen siehst du den Stand und lädst eine Schulungsbescheinigung gleich selbst hoch.

Steht im Hinweis ein Datum („Ab dem 01.01.2027 kannst du ohne vollständige Nachweise keine Abrechnung mehr einreichen“), hat dein Verein eine Frist gesetzt: Ab diesem Tag ist das Einreichen gesperrt, bis die Nachweise vollständig sind.

„Du kannst gerade keine Abrechnung einreichen“

Beginnt der Hinweis auf der Seite Vergütungen oder oben im Formular so, ist das Einreichen für dich gesperrt: Dein Verein hat eingestellt, dass ohne vollständige Nachweise niemand abrechnet, und dir fehlt das Führungszeugnis oder die Kinderschutzschulung — oder ein Nachweis ist abgelaufen.

Der Hinweis nennt, was fehlt und bei wem du dich meldest. Mit Meine Nachweise öffnen siehst du den Stand und lädst eine Schulungsbescheinigung gleich selbst hoch. Bis dahin geht Als Entwurf speichern weiter; sobald die Nachweise vollständig sind, reichst du sofort ein. Mehr unter Qualifikationen & Nachweise.

Auf Honorarbasis abrechnen

Hat der Verein an deiner Person die Grundlage Honorarvertrag eingetragen, heißt das Formular Neue Honorarabrechnung. Dann ist deine eigene Rechnung an den Verein der Beleg:

1. Unter Deine Rechnung die Rechnung anhängen (PDF oder Foto). Ohne sie lässt sich die Abrechnung nicht einreichen.
2. Klubklar liest IBAN, Betrag und Rechnungsnummer als Vorschlag aus. Prüfe unter Zahlung laut Rechnung die Felder IBAN laut Rechnung, Kontoinhaber (falls abweichend) und Rechnungsnummer. Der Verein überweist auf das Konto, das auf deiner Rechnung steht, nicht auf die IBAN aus deinem Profil.
3. Unter Rechnungsbetrag den Betrag laut Rechnung (€) eintragen. Einheiten musst du nicht erfassen. Willst du sie trotzdem dokumentieren, wähle Einheiten stattdessen erfassen.

Verlangt euer Verein den Stundennachweis (für alle Honorarkräfte oder nur für dich), erfasst du statt des Betrags die Einheiten wie oben, und der Betrag ergibt sich daraus.

Honorare zählt der Pauschalen-Wächter nie mit, denn Selbständige versteuern ihr Einkommen selbst.

Warum nicht einfach weiter mit Zetteln?

Weil bei Übungsleiter-Vergütungen zwei Dinge zusammenkommen müssen: lückenlose Nachweise (für die Kassen- und ggf. Betriebsprüfung) und der Blick auf die Übungsleiterpauschale. Beides erledigt Klubklar nebenbei. Den Pauschalen-Stand zeigt dir der Pauschalen-Wächter oben auf der Seite Vergütungen.