Fahrt- & Reisekosten abrechnen
Für Fahrten zu Auswärtsspielen, Lehrgängen oder Turnieren gibt es unter Spesen → Spesen einreichen zwei eigene Wege: Fahrtkosten für die reine Kilometerabrechnung und Reise mit Übernachtung für alles, was länger dauert.
Fahrtkosten: nur Strecke und Kilometer
Eingabe: Bereich Fußball, Anlass „Auswärtsspiel D-Jugend in Weilerbach”,
38 km, 2 Mitfahrer, Hin- und Rückfahrt — die Summe rechnet Klubklar mit
eurem Kilometersatz.
- Bereich wählen (optional). Darunter steht sofort, wer die Abrechnung freigeben wird.
- Je Fahrt: Datum, Anlass, Von und Nach (Ortssuche), Verkehrsmittel (PKW oder Motorrad, mit dem jeweiligen Kilometersatz), Anzahl Mitfahrer und ob es eine Hin- und Rückfahrt war. Dann die Kilometer — mehr braucht es nicht, ein Beleg ist für die Kilometerpauschale nicht nötig.
- Weitere Fahrt hinzufügen, so oft ihr wollt: Alle Fahrten eines Monats gehen als eine Abrechnung mit einer Gesamtsumme in die Freigabe.
- Einreichen — oder Als Entwurf speichern, wenn noch Fahrten dazukommen.
Die Sätze (PKW 0,30 €/km, Motorrad 0,20 €/km, je Mitfahrer +0,02 €/km) stehen unter der Summe. Euer Verein kann sie unter Einstellungen → Abrechnung anpassen; was ihr dort abschaltet, taucht im Formular gar nicht erst auf.
Reise mit Übernachtung
Für Lehrgänge oder Turnierwochenenden legt ihr erst die Reise an (Anlass, Zeitraum, Bereich) und ergänzt dann in Ruhe:
- Verpflegungspauschalen kommen automatisch aus dem Zeitraum — die gesetzlichen Sätze für An-/Abreisetag und volle Tage rechnet Klubklar.
- Fahrten wie oben, per Kilometer.
- Kosten mit Beleg — Übernachtung, Bahnticket, Tagungsgebühr — als eigene Positionen mit Foto oder PDF des Belegs.
Die gesamte Reise durchläuft die Freigabe als EIN Vorgang mit einer Gesamtsumme, und das Vorgangs-PDF dokumentiert jede Position samt Berechnung.
Gut zu wissen
- Zwischenspeichern: Eine Reise über mehrere Tage lässt sich als Entwurf anlegen und wachsen, bis alles beisammen ist (Entwürfe verstehen).
- Kilometerpauschale braucht keinen Beleg. Strecke und Anlass genügen, Klubklar dokumentiert die Berechnung auf dem Vorgangs-PDF.
- Mitfahrer: Wer selbst fährt, rechnet ab und trägt die Mitfahrer ein. Sammelt euch pro Auto eine Abrechnung, nicht pro Person.