Entwürfe, Einreichen & Zurückziehen

Entwürfe: erfassen, wenn es gerade passt

Jede Spesenerfassung lässt sich als Entwurf speichern, statt sie sofort einzureichen. Das ist praktisch, wenn die Reise noch läuft oder ein Beleg fehlt. Entwürfe siehst nur du; sie stehen in deiner Spesen-Liste mit dem Status „Entwurf“.

Zum Weiterarbeiten öffnest du den Entwurf einfach wieder. Er landet exakt in der Erfassungsansicht, in der du aufgehört hast (Auslage im Beleg-Editor, Reise im Fahrten-Editor). Löschen kannst du eigene Entwürfe jederzeit.

Einreichen ist wie unterschreiben

Beim Einreichen bestätigst du die Richtigkeit deiner Angaben. Das ersetzt die Unterschrift auf dem Papier-Auslagenformular und wird revisionssicher protokolliert. Danach ist der Vorgang bei den Freigebenden und für dich nicht mehr änderbar.

Falsch eingereicht? Zurückziehen.

Solange noch niemand entschieden hat, findest du am Vorgang den Knopf Zurückziehen & bearbeiten. Er macht den Vorgang wieder zum Entwurf, den du korrigieren und erneut einreichen kannst.

Eigener eingereichter Vorgang mit „Zurückziehen & bearbeiten” Kerstin Ahrens hat gerade eingereicht, entschieden hat noch niemand — der Knopf bleibt, bis die erste Entscheidung fällt.

Wurde bereits entschieden, geht das nicht mehr. Dann gilt:

Abgelehnt? Die Begründung steht am Vorgang. Mit Korrigieren & neu einreichen legt Klubklar eine Kopie mit allen Belegen als neuen Entwurf an — nichts muss neu fotografiert werden. Der abgelehnte Vorgang bleibt unverändert stehen.

Daniel Roths Auslage wurde abgelehnt, weil der Kassenbon fehlt. Der Knopf legt die Kopie an, er hängt nur noch das Foto dazu und reicht neu ein.
Schon genehmigt, aber falsch? Sprich die Finanzverwaltung an. Sie kann den Vorgang vor der Auszahlung noch ablehnen und damit zur Korrektur zurückgeben.

Wann kommt das Geld?

Nach der letzten Freigabe steht dein Betrag für die nächste SEPA-Auszahlung bereit. Wie oft ausgezahlt wird, entscheidet euer Verein. Üblich ist ein fester Rhythmus, etwa monatlich. Über jeden Schritt wirst du benachrichtigt (Glocke in der App und optional per E-Mail).