Eingangsrechnungen erfassen

Nicht nur Auslagen laufen durch Klubklar, sondern auch Rechnungen an den Verein (Sportgeräte, Platzpflege, Druckerei …): erfassen, freigeben, bezahlen, ablegen.

Eingangsrechnungen mit Status und Beträgen Die Rechnungsliste der Geschäftsstelle: Status, Fälligkeit und Betrag auf einen Blick — überfällige Rechnungen fallen sofort auf.

Wer erfasst?

Personen mit der Rolle Verwalter (typisch: die Geschäftsstelle), Finanzverwalter oder Administratoren, und zwar unter Eingangsrechnungen → Rechnung erfassen. Ein Verwalter erfasst und sieht alle Rechnungen, gibt aber selbst nichts frei: Erfassen und Entscheiden bleiben getrennt.

So geht es

1. Rechnung anhängen

PDF, Foto, E-Mail (.eml) oder E-Rechnung (.xml) — einfach in das Feld ziehen oder auswählen. Klubklar liest die Rechnung und schlägt vor, was es gefunden hat: Aussteller, Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Fälligkeit und die IBAN des Ausstellers.

Vorschläge „Aus der Rechnung erkannt” mit Aussteller, Betrag, IBAN und Fälligkeit Eingabe: Die Rechnung „Sportbedarf Ahorn GmbH” als PDF angehängt. Klubklar schlägt Aussteller, Betrag, Rechnungsdatum, IBAN, Fälligkeit und Rechnungsnummer als Chips vor — jeder ein Klick.

Jeder Vorschlag ist ein Knopf: einzeln antippen übernimmt genau diesen Wert, Alles übernehmen füllt das ganze Formular. Passt etwas nicht, tippt ihr es einfach im Feld darunter um. Mit Auf dem Beleg markieren seht ihr, wo auf der Rechnung Klubklar den Wert gefunden hat — praktisch bei mehreren Beträgen (netto, brutto, Skonto).

Auch gescannte PDFs ohne Textebene und Handyfotos werden gelesen (Texterkennung). Das dauert ein paar Sekunden länger; der Hinweis „Rechnung wird gelesen” zeigt es an. Bei E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) kommen die Werte direkt aus den strukturierten Daten und sind entsprechend verlässlich.

2. Angaben ergänzen

Rechnungsdaten: Aussteller, Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum, Fälligkeit und eine kurze Beschreibung („Trainingsbälle Jugend”).
Zahlung an den Aussteller: IBAN und, falls abweichend, der Kontoinhaber. Der Verwendungszweck wird aus der Rechnungsnummer gebildet („Rechnung 2026-0417”); nur anpassen, wenn der Aussteller z. B. eine Kundennummer verlangt. Ist die Rechnung schon bezahlt (Lastschrift, Karte, bar), hakt ihr das an — dann wird sie nur noch freigegeben und abgelegt, nicht ausgezahlt.
Kategorisierung: Kategorie, Betrag und optional der Bereich, der die Kosten verantwortet. Unter dem Feld steht sofort, wer laut eurem Prozess freigeben wird.

3. Einreichen

Mit Einreichen geht die Rechnung in die Freigabe. Es gilt euer Freigabeprozess für Eingangsrechnungen — bei der SG Ahornstetten die Finanzverwaltung, ab 1.000 € zusätzlich die

Vorsitzende.

4. Bezahlen

Nach der Freigabe steht die Rechnung in der nächsten SEPA-Auszahlung, mit der IBAN des Lieferanten und der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.

Warum nicht einfach überweisen?

Ohne Prozess bezahlt „irgendwer mit Bankzugang“, und der Ordner mit den Originalen wandert durch drei Hände. Mit Klubklar hat jede Rechnung ihre dokumentierte Freigabe, ihre Datei und ihren Zahlstatus an einem Ort; nichts wird doppelt bezahlt und nichts bleibt liegen: Offene und überfällige Rechnungen sind in der Liste auf einen Blick zu erkennen.