Eingangsrechnungen erfassen

Nicht nur Auslagen laufen durch Klubklar, sondern auch Rechnungen an den Verein (Sportgeräte, Platzpflege, Druckerei …): erfassen, freigeben, bezahlen, ablegen.

Eingangsrechnungen mit Status und Beträgen Die Rechnungsliste der Geschäftsstelle: Status, Fälligkeit und Betrag auf einen Blick — überfällige Rechnungen fallen sofort auf.

Wer erfasst?

Wer das Recht „Eingangsrechnungen“ hat, und zwar unter Eingangsrechnungen → Rechnung erfassen. Standardmäßig sind das der Verwalter (typisch: die Geschäftsstelle) und der Administrator; ihr könnt das Recht auch in eine eigene Rolle packen. Der Finanzverwalter hat es standardmäßig nicht.

Ein Verwalter erfasst und sieht alle Rechnungen, entscheidet aber nur, wenn euer Freigabeprozess ihn als Prüfer vorsieht — und nie die Rechnung, die er selbst eingereicht hat (Vier-Augen-Prinzip). So bleiben Erfassen und Entscheiden getrennt.

So geht es

1. Rechnung anhängen

PDF, Foto, E-Mail (.eml) oder E-Rechnung (.xml) — einfach in das Feld ziehen oder auswählen. Klubklar liest die Rechnung und schlägt vor, was es gefunden hat: Aussteller, Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Fälligkeit und die IBAN des Ausstellers.

Vorschläge „Aus der Rechnung erkannt“ mit Aussteller, Betrag, IBAN und Fälligkeit Eingabe: Die Rechnung „Sportbedarf Ahorn GmbH“ als PDF angehängt. Klubklar schlägt Aussteller, Betrag, Rechnungsdatum, IBAN, Fälligkeit und Rechnungsnummer als Chips vor — jeder ein Klick.

Jeder Vorschlag ist ein Knopf: einzeln antippen übernimmt genau diesen Wert, Alles übernehmen füllt das ganze Formular. Passt etwas nicht, tippt ihr es einfach im Feld darunter um. Mit Auf dem Beleg markieren seht ihr, wo auf der Rechnung Klubklar den Wert gefunden hat — praktisch bei mehreren Beträgen (netto, brutto, Skonto).

Auch gescannte PDFs ohne Textebene und Handyfotos werden gelesen (Texterkennung). Das dauert ein paar Sekunden länger; der Hinweis „Rechnung wird gelesen“ zeigt es an. Bei E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) kommen die Werte direkt aus den strukturierten Daten und sind entsprechend verlässlich.

2. Angaben ergänzen

Rechnungsdaten: Aussteller, Rechnungs-Nr., Rechnungsdatum, Fälligkeit und eine kurze Beschreibung („Trainingsbälle Jugend“).
Zahlung an den Aussteller: IBAN und, falls abweichend, der Kontoinhaber. Der Verwendungszweck wird aus der Rechnungsnummer gebildet („Rechnung 2026-0417“); nur anpassen, wenn der Aussteller z. B. eine Kundennummer verlangt. Ist die Rechnung schon bezahlt (Lastschrift, Karte, bar), hakt ihr das an — dann wird sie nur noch freigegeben und abgelegt, nicht ausgezahlt.
Kategorisierung: Kategorie, Betrag und optional der Bereich, der die Kosten verantwortet. Unter dem Feld steht sofort, wer laut eurem Prozess freigeben wird.

3. Einreichen

Mit Einreichen geht die Rechnung in die Freigabe. Es gilt euer Freigabeprozess für Eingangsrechnungen — bei der SG Ahornstetten die Finanzverwaltung, ab 1.000 € zusätzlich die

Vorsitzende.

4. Bezahlen

Nach der Freigabe steht die Rechnung in der nächsten SEPA-Auszahlung, mit der IBAN des Lieferanten und der Rechnungsnummer als Verwendungszweck.

Ist die Rechnung an den Verein adressiert?

Ab 250 € muss der Verein mit Namen und Anschrift als Empfänger auf der Rechnung stehen (§ 14 UStG). Der Klassiker ist die Rechnung auf den Übungsleiter privat — beim Vorsteuerabzug und in der Kassenprüfung gibt das Ärger. Klubklar schaut deshalb nach, an wen die Rechnung geht:

Bei einer E-Rechnung steht der Empfänger in den strukturierten Daten. Passt er nicht zu eurem Verein, sagt der Hinweis, an wen sie adressiert ist: „Die Rechnung ist an ‚Max Müller‘ adressiert, nicht an ‚SG Ahornstetten‘.“
Bei PDF und Foto kann Klubklar nur den erkannten Text durchsuchen. Findet es weder Vereinsname noch Postleitzahl noch Ort, kommt der vorsichtigere Hinweis „Im gelesenen Text ist die Vereinsanschrift nicht zu erkennen“.
Bei einem Kassenbon prüft Klubklar das nicht — auf einen Bon gehört kein Empfänger.

Der gelbe Hinweis „Rechnungsadresse prüfen“ mit dem gelesenen Empfänger Eine E-Rechnung, die auf den Übungsleiter privat lautet: Klubklar nennt den Empfänger beim Namen, statt nur zu sagen, dass etwas nicht stimmt.

Der Hinweis hält euch nie auf: Einreichen geht immer. Er ist der Anstoß, beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung zu erbitten, solange das noch einfach ist. Damit das funktioniert, gehören Name, PLZ und Ort des Vereins unter Einstellungen → Verein gepflegt.

Wenn die Bankverbindung plötzlich eine andere ist

Der teuerste Betrugsfall gegen Vereine ist einfach gebaut: Jemand fängt eine echte Lieferantenrechnung ab, tauscht die IBAN und schickt sie noch einmal. Aussteller, Betrag und Rechnungsnummer stimmen — auffallen kann nur, dass dieser Händler sonst immer auf ein anderes Konto bezahlt wurde.

Deshalb schaut Klubklar beim Freigeben nach: Wurde derselbe Aussteller früher schon bezahlt, und lautet die IBAN diesmal anders, steht direkt über den Knöpfen

Andere Bankverbindung als sonst. „Sportbedarf Ahorn GmbH“ wurde bisher 3-mal auf DE02…2051 bezahlt, zuletzt zur Rechnung vom 18.07.2026.

Die Freigabe-Karte mit der Warnung „Andere Bankverbindung als sonst“ Die Warnung steht direkt über „Ablehnen“ und „Genehmigen“ — dort, wo entschieden wird. Die frühere Bankverbindung steht nur verkürzt da.

Was ihr dann tun solltet: beim Aussteller anrufen und die Bankverbindung bestätigen lassen — unter der Nummer, die ihr schon habt, nicht unter der auf der neuen Rechnung. Vor allem nicht per Antwort auf die Rechnungs-Mail: Wer die Rechnung gefälscht hat, liest die Antwort mit.

Ist alles in Ordnung — der Händler hat wirklich die Bank gewechselt — genehmigt ihr ganz normal. Ab der nächsten Rechnung ist das neue Konto bekannt und der Hinweis bleibt weg.

Zwei Dinge, die Klubklar nicht tut: Es hält euch nie auf, ihr könnt immer genehmigen. Und es meldet sich nicht bei einem Aussteller, den der Verein zum ersten Mal bezahlt — jeder Lieferant ist einmal neu. Ein Hinweis, der im Normalfall kommt, wird nur weggeklickt.

Warum nicht einfach überweisen?

Ohne Prozess bezahlt „irgendwer mit Bankzugang“, und der Ordner mit den Originalen wandert durch drei Hände. Mit Klubklar hat jede Rechnung ihre dokumentierte Freigabe, ihre Datei und ihren Zahlstatus an einem Ort; nichts wird doppelt bezahlt und nichts bleibt liegen: Offene und überfällige Rechnungen sind in der Liste auf einen Blick zu erkennen.