Belege fotografieren & Eigenbelege

Beleg fotografieren oder hochladen

Beim Erfassen einer Auslage hängst du den Beleg direkt an, am Handy per Kamera und am Rechner als Datei. Unterstützt werden Fotos (JPG/PNG) und PDFs, auch mehrere Dateien pro Auslage (z. B. Bon + Zahlungsbestätigung).

Klubklar liest aus dem Beleg Datum und Betrag als Vorschlag aus, oft auch das Geschäft. Das ist eine Tipp-Hilfe, keine Entscheidung: Du prüfst und bestätigst die Werte. Gezählt wird, was du einreichst.

Auslage mit angehängtem Kassenbon und erkannten Werten Eingabe: ein Kassenbon vom Sporthaus als Foto angehängt und „Alles übernehmen” geklickt — Datum, Geschäft und Betrag stehen im Formular. Die Vorschläge erscheinen vorher als Chips über dem Formular; einzeln antippen übernimmt nur diesen Wert.

Tipps für gute Scans: Bon flach auf einen einfarbigen Untergrund legen, von direkt oben fotografieren, Blitz aus. Lange Bons lieber in zwei Fotos als unscharf in einem.

Der Eigenbeleg, wenn der Bon fehlt

Kein Beleg vom Parkautomaten, Bon verloren gegangen? Steuerlich ist dafür der Eigenbeleg vorgesehen: eine selbst erstellte Bestätigung mit Datum, Zahlungsempfänger, Zweck, Betrag und dem Grund, warum der Originalbeleg fehlt.

In Klubklar musst du den nicht selbst aufsetzen: Wähle beim Erfassen „Ich habe keinen Beleg“ und begründe kurz das Fehlen. Klubklar erzeugt den Eigenbeleg beim Einreichen automatisch mit allen Pflichtangaben und legt ihn zum Vorgang.

Auslage ohne Beleg mit Begründungsfeld Nach „Ich habe keinen Beleg”: Statt der Datei fragt Klubklar nach dem Grund — daraus wird beim Einreichen der Eigenbeleg.

Zwei Dinge sollte euer Verein dazu wissen:

Der Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht die Regel. Häufen sich Eigenbelege, fragt die Kassenprüfung nach. Die Freigebenden sehen deutlich, dass ein Vorgang ohne Originalbeleg eingereicht wurde.
Bei Ausgaben mit Vorsteuerabzug ersetzt ein Eigenbeleg den Originalbeleg nicht. Für gemeinnützige Vereine ohne Vorsteuerabzug spielt das meist keine Rolle.

Wo landen die Dateien?

Alle Belege liegen verschlüsselt in Deutschland und bleiben dauerhaft am Vorgang, auch nach der Auszahlung. Für die Buchhaltung erzeugt Klubklar zusätzlich ein Vorgangs-PDF mit allen Angaben und der kompletten Freigabekette.